電子檔案與紙質檔案

　　電子檔案與紙質檔案發展的過程中具有重要的作用，可以推動城市經濟的發展。在電子信息網絡技術推動的過程中，對呈現檔案的紙質檔案及電子檔案進行并行管理能夠提高綜合管理效用，促使工作質量得以提升。

　　電子檔案與紙質檔案

　　1、紙質檔案和電子檔案并行管理的必然性

　　對于城建檔案管理來說，紙質檔案及電子檔案各有優勢，能夠對信息進行有效傳遞。紙質檔案在我國發展的過程中已經有較長的歷史，在造紙術發明之后，就可以將信息用文字的形式在紙上表達出來，因此其作為重要的信息載體具有重要的作用。

　　在現代化社會發展的過程中，電子信息技術的應用范圍越來越廣泛，在開展檔案管理工作的過程中，就逐漸開始利用電子檔案管理形式，不過其沒有完全取代紙質檔案。紙質檔案的依附性較強，而電子檔案的時效性較強，這兩種城建檔案管理形式都是比較常見的社會現象。

　　人們在對城建檔案信息進行了解的過程中，就可以對兩種檔案形式進行利用。雖然電子檔案管理具有較多優點，更加符合當代社會的發展需求。但是紙質檔案能夠記載相關的歷史信息，相對電子檔案來說，在這個方面具有更強的信服力，形成了非常重要的信息資源。因此，在開展檔案管理工作的過程中，需要結合兩種檔案管理形式凸顯不同的特點，根據城建檔案管理的實際情況進行分析，這也是現代化社會發展的必然趨勢。

　　2、城建紙質檔案與電子檔案并行管理舉措

　　2.1創新檔案管理模式

　　在利用紙質檔案及電子檔案并行管理的方式對城建檔案進行管理時，首先需要對管理模式進行創新。城建檔案管理工作的開展需要緊跟時代的發展步伐，在對不同的檔案管理形式進行利用時，都需要凸顯其特點，根據新的管理體系規范管理行為。

　　在對城建檔案進行管理時，可以利用紙質檔案作為基本載體，結合全新的電子檔案管理體系將兩者融合在一起，使得管理模式長期有效。在并行管理的過程中，需要對紙質檔案進行整理，然后利用計算機對電子檔案進行分檔，不需要對文件載體進行轉移就可以直接搜尋需要的城建檔案內容。

　　電子檔案具有較好的管理規律，在利用并行管理方式的過程中，要適當融合紙質檔案，使得電子檔案管理中的不足可以得到彌補。在創新檔案管理模式的過程中，需要根據現有的城建檔案管理形式進行完善及優化，對同一內容的紙質檔案及電子檔案進行同步歸檔，提高檔案的真實性，使其可以完整保存。

　　2.2轉變檔案管理觀念

　　在開展檔案管理工作的過程中，城建檔案管理人員大多數還是過去的檔案管理者，其對于紙質檔案的管理形式比較熟悉，能夠掌握管理要點。而新上任的管理人員大多對電子檔案管理方法比較熟悉，能夠熟練應用信息技術開展管理工作。

　　因此，在并行管理的過程中，需要轉變檔案管理觀念，讓不同的工作人員都可以逐漸適應兩種存在差異的管理模式，并且可以相互融合。城建檔案管理單位需要對工作人員進行專業培訓，使其在工作當中可以轉變檔案管理理念，融合傳統及現代的管理方式及技能，提高人員綜合職業素養。

　　檔案管理人員需要對傳統的紙質檔案管理方式進行學習，了解其優勢及不可替代的關鍵點。在工作的過程中，要不斷學習新的管理知識及專業能力，對其中涉及的各個方面的內容進行深入了解。檔案管理人員需要在空閑時間學習新的管理知識，提高自身的工作能力，扎實工作基礎。

　　最重要的是，管理人員要了解城建檔案管理的要點，掌握計算機基礎知識，使得電子檔案管理能夠深入其中發揮作用。對于部分紙質檔案，可以在對其進行使用及存儲的過程中將其轉化為電子檔案，利用數字化技術對其進行完善。城建檔案管理單位在接收外來檔案之后，首先就需要做好數字化管理工作。對于部分已經歸檔的紙質檔案，可以利用紙質檔案及電子檔案并行管理的方式提高其完整性。

　　2.3完善檔案管理制度

　　任何管理工作的開展都需要以管理制度作為基礎，讓工作人員在執行管理職能的過程中更加規范。電子檔案及紙質檔案并不能相互替代，為了避免兩者在管理的過程中存在沖突，管理單位需要針對并行管理對其進行規范。因此，需要通過完善檔案管理制度對各個管理環節進行優化，讓管理人員在審批、規劃等過程中可以凸顯并行管理的優勢。

　　城建檔案管理單位還需要結合實際的發展情況及城建檔案內容確定新型的檔案管理模式，不斷對其進行創新。紙質檔案與電子檔案是相互依存的關系，在并行管理的過程中，需要規范考核機制提高其正面作用，避免產生檔案管理問題。

　　在完善檔案管理制度的過程中，需要對管理人員的素養進行提升，讓其可以按照制度規范完成工作內容。對于檔案并行管理中的存儲、檢索及傳輸等都需要根據制度要求對工作人員進行專業培訓。還需要將管理人員的綜合考核要求列入到制度當中，對管理人員的素養提出一檔的要求，使其能夠掌握紙質檔案的工作要求及電子檔案的技術知識。單位可以建立獎懲制度對管理人員的行為進行規范，讓其在并行管理的過程中有更高的積極性，取得更高的管理效果。

　　2.4以人才建設為支撐，強化城建檔案管理的保障力度

　　人才是任何企業以及管理部門的基礎，更是其不可或缺資源。當前，既懂得工程知識，又懂檔案知識，還能熟練使用互聯網的復合型人才，是檔案管理部門迫切需要的人才。培養復合型人才需要較長的時間，因此，檔案管理部門要制定培養計劃。互聯網的興起為復合型人才的培養提供了一定的便捷。

　　第一，利用大數據對內部人員進行培養，設計單位內部檔案管理系統。可以利用舊人帶新人的模式，培養復合型人才。

　　第二，利用大數據資源共享，學習先進的檔案管理模式，借鑒其他管理部門的先進技術，如將內部人員派遣出去學習交流、鼓勵員工能夠積極進行繼續教育等。通過多種方式培養復合型人才，為檔案管理人員業務能力提升奠定基礎。

　　第三，實施引進來策略，招納新鮮血液，為人才提供良好的展示平臺。第四，注重工作意識的培養，提升檔案管理人員的責任感和使命感。

　　2.5構建完善的信息化系統

　　隨著經濟的高速發展和互聯網技術的不斷進步，城建檔案管理部門也需要與時俱進，建立健全信息化管理系統。首先，針對硬件設施，檔案館應投入資金建設錄入、管理、查詢等一體化的硬件設施，為建立數字城建檔案館奠定基礎。

　　其次，在軟件方面，設計開發數據庫或APP軟件，達到檔案管理信息化的目的。

　　此外，規范內部電子文檔，將傳統紙質文件進行數字化轉換，提高檔案管理工作的便捷性。

　　最后，可以針對高頻使用檔案搭建數據庫，以便為社會提供便捷、高效、優質的服務。

　　3、結語

　　城建檔案中的紙質檔案與電子檔案并行管理能夠綜合兩種管理模式的優點，使其重復跟發揮作用。在開展管理工作的過程中，需要注重管理創新，單位要完善相關的管理制度，讓工作人員可以按照制度要求完成工作任務。對于并行管理工作的開展來說，需要明確紙質檔案管理及電子檔案管理各自的優勢，對其進行體現，為城建檔案管理質量提供保障。