干部人事檔案數字化操作規程

干部檔案數字化管理包括：

人員基本信息采集、檔案整理編碼、檔案目錄建立、檔案圖像數據采集、圖像數據存儲、審核、檔案裝訂、圖像數據掛接、圖像數據備份。

(一)人員基本信息采集

即干部人事檔案數字管理信息系統的基礎信息采集工作。

根據干部人事檔案數字管理信息系統所需的信息類型、項目，對所有在庫干部檔案對應人員的基本信息進行收集、整理，準確錄入干部人事檔案數字管理信息系統。

同時，應根據在庫檔案變化情況，及時完成人員添加或更改存放狀態等工作。

(二)檔案整理編碼

按照《國家電網有限公司干部人事檔案管理辦法》文件要求，對在存干部檔案進行再次收集、鑒別、分類、排序、編目、加工。

1.拆除裝訂。對以縫紉線裝訂、遞進式裱糊的多頁材料，如影響掃描結果，需在不影響材料的情況下進行拆分。

2.折疊材料如延展后折痕影響掃描質量，需壓平折皺再進行掃描。

3.編目時注意完全清除原鉛筆字跡，以統一的字體、字號進行標注。

此外，對整理過程中發現的檔案材料的特殊情況應詳細記錄。

(三)檔案目錄建立

根據干部人事檔案數字管理信息系統要求的目錄格式，進行檔案目錄整理、錄入，與紙質檔案一一對應， 并準確記錄檔案材料的類號、序號、名稱、形成時間、頁數等重要信息。

(四)檔案圖像數據采集

1.圖像采集標準：應采用真彩色24位RGB模式、300dpi 分辨率掃描。

2.掃描方式：根據紙質檔案材料的具體情況，對檔案圖像數據采集可使用合理的掃描方式進行，掃描過程中應保證呈現檔案材料的原貌。

(1)檔案材料須逐頁單獨掃描，并根據實際情況加墊白色襯紙，避免出現字跡疊印、背頁字跡透印造成圖像內容不明晰等情況。

(2)大幅面檔案材料應盡量采用大幅面掃描設備進行掃描，如不具備大幅面掃描條件，可采用分區域掃描后拼接的方式進行圖像處理。

(3)紙張狀態不佳的檔案材料應采用平板掃描方式，避免造成材料毀損。

3.圖像處理：圖像處理應確保圖像完整、端正、無扭曲、無陰影，獲得最佳圖像質量。圖像可采用JPEG或PDF格式保存，禁用word格式保存。掃描或拍照所得原始圖像盡量不進行壓縮，確保圖像優化后的清晰度。

(1)偏斜度：應保證所有圖像方向正確，且圖像偏斜度應確保在1°以內。

(2)裁邊：完成偏斜度校準后，對圖像進行裁邊處理，去除掃描過程中形成的黑邊等。

(3)圖像拼接：對于分區域掃描的大幅面材料，應將各區域圖像進行拼接合并為一張圖像，拼接時不能重疊或留有空隙，應確保展現材料原貌。

(4)圖像優化：使用計算機軟件或人工方式對原始圖像數據進行處理，得到優化圖像。對于檔案材料上原有的污跡等，如不影響字跡辨認，不得人為去除，如因掃描等原因造成影響字跡辨認，應進行優化。原始圖像中帶有照片、印章等特殊內容的，應與紙質材料對比，盡量做到視覺效果相符。

(五)圖像數據存儲

1. 原始圖像與優化圖像分別存儲于不同目錄下，便于再次利用。

2.干部檔案圖像數據應按個人為單位單獨建立文件夾保存，文件以干部姓名+身份證號碼命名，圖像數據文件以干部姓名+身份證號碼+“-”+類號+“-”+序號命名。

(六)審核

1.所有優化圖像需與原始紙質檔案材料進行視覺對比，對于展現效果不理想或失真的，應重新進行圖像采集及優化等步驟，確保內容的真實準確。

2.核對優化圖像數量，與檔案材料、檔案目錄一一對應， 無錯漏。

(七)檔案裝訂

掃描工作完成后，應對檔案材料重新裝訂，裝訂時應注意對拆分的材料恢復原貌，并認真做好內容、頁數的檢查校核，確保排列順序正確無錯漏。

(八)圖像數據掛接

1.通過每個圖像文件的文件夾、文件名與干部人事檔案數字管理信息系統中檔案目錄數據庫中該文件檔號的唯一性， 實現圖像文件與目錄數據庫的一一對應。

2.實現目錄與關聯的數字圖像自動搜索、鏈接相應地址，快速完成批量掛接。

(九)圖像數據備份

1.備份方式：備份方式可以采用在線、離線結合的方式進行，離線備份時，個人數字檔案形成單獨數據包，采用光盤、硬盤等不同存儲介質備份，且應異地保存，保證在特殊情況下數據安全、不缺失。

2.備份周期：應結合檔案材料補充情況或干部檔案專項工作情況及時進行備份，一般一年應備份一次。