漳州檔案數字化加工掃描

　　檔案數字化加工掃描流程旨在將紙質檔案轉化為數字格式，以便更高效地管理和檢索。這一流程通常包括檔案準備、掃描、數據校驗和文件存儲等步驟。通過數字化，檔案不僅能節省物理存儲空間，還能提升信息的可訪問性和安全性。

　　漳州檔案數字化加工掃描

　　1、數字化前期準備

　　前期準備包括選定數字化處理場所，篩選需要掃描的紙質檔案。其中處理場所應確保空間布局合理，掃描設備完善，數字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統。準備紙質檔案，需要按類型、日期或其他相關標準對文件進行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質檔案轉化數字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準進行，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。

　　3、圖像處理

　　（1）圖像數據質量檢驗：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見

　　（2）糾偏：對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　（3）去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　（5）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　　（1）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　（2）圖像文件的命名：紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　5、目錄建庫

　　（1）數據格式選擇：目錄建庫選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　（2）檔案著錄：按照《檔案著錄規則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。

　　（3）目錄數據質量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　6、數據掛接

　　數據掛接又稱數據匹配，是數字歸檔中為保證數字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數據庫中的目錄數據與對應的數字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與數字檔案對應的準確性、已掛接數字檔案與實際掃描數量的一致性、數字檔案是否能正常打開等，以實現準確關聯。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現折斷檔案現象。

　　8、數據驗收

　　項目驗收是檔案數字化加工中，用于確保數字化后的檔案符合所需質量標準和規范的過程。這通常涉及對數字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數據匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。

　　9、數據移交

　　可以通過各種不同的存儲技術來實現，例如：硬盤驅動器、網絡連接的存儲設備或云服務器等。所使用的具體技術將取決于傳輸圖像的數量，以及相關檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數字檔案被妥善存儲和保護，并可供將來訪問和使用。

　　總之，檔案數字化加工掃描流程是實現檔案現代化管理的關鍵步驟。通過精確的掃描和嚴謹的數據處理，可以確保檔案的數字版本具有高度的準確性和可用性。這不僅提升了檔案管理的效率，也為未來的信息檢索和利用奠定了堅實的基礎。

　　檔案數字化掃描加工原則

　　檔案數字化掃描加工不僅能夠有效保護和延續紙質檔案的價值，還能大大提高檔案的檢索效率和利用價值。為了確保數字化檔案的質量和安全性，必須遵循一系列原則。

　　一、科學性原則

　　檔案數字化的科學性原則指在進行數字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律，使檔案信息數字化工程真正服務于社會，發揮其信息資源的作用。

　　檔案數字化的科學性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確、可靠,數字化的方法和手段也需要注意科學性。

　　二、實用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應優先進行數字化，堅持“現用現掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務方式。社會需求是制定和調整檔案數字化工作策略的“風向標”。檔案業務部門應注重多年檔案利用的情況統計，把利用頻繁的檔案進行綜合分析，科學地確定優先進行檔案數字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低，甚至喪失，因此在進行檔案數字化時要用發展的眼光看待，爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數字化加工與數字化檔案利用同步實現，是充分利用計算機網絡技術，更好、更快地實現檔案數字化的最佳途徑。

　　三、規范性原則

　　檔案數字化的規范性原則指檔案數字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網絡檢索提供給利用者。數字化后的檔案信息內容要與原紙質檔案信息完全一致。

　　如果解決了數字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計算機網絡上利用的數字化檔案信息相當于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統載體檔案數字化。館(室)藏傳統載體檔案數字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統的檔案信息相比,這些數字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術、網絡技術，所以具有明顯的不穩定性，數字化信息的內容和位置易發生變化。

　　因此,在檔案數字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權者瀏覽；

　　(4)利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備等，保證已經數字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

　　總之，檔案數字化掃描加工的原則是實現高質量數字化檔案的基石。通過嚴格遵循準確性、完整性、安全性和可訪問性等原則，可以有效提升數字檔案的保存和管理水平。這不僅有助于保護歷史信息的完整性，還能提升檔案的使用效率和訪問便捷性。

　　檔案數字化掃描加工標準

　　檔案數字化掃描加工是現代檔案管理的重要環節，旨在將傳統紙質檔案轉換為數字格式，以提高檔案的保存、檢索和利用效率。為了確保數字化掃描加工的質量和標準，必須遵循一套嚴格的規范和操作流程。

　　1、檔案整理標準

　　將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關，按類編號，頁碼進行編注，編碼不能出現重復，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號，并在右下角寫上頁碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　2、打印訂裝標準

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細則》的規定，裝訂時一定要做到底側整齊，左側整齊。

　　3、目錄錄入標準

　　文件目錄的錄入要嚴格準確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內容與檔案內容完全一致，不得有差錯。

　　4、掃描圖像標準

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質文件的排序要求一致；圖像清晰無雜質，亮度不易太強，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。

　　5、圖像處理標準

　　基于原始圖像質量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊，肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡，字跡清晰。

　　6、存儲處理標準

　　存儲是對檔案信息的完整評估；檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗收標準。原則上，存儲需要單獨存儲在服務器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨的計算機代替。

　　總之，檔案數字化掃描加工標準為檔案管理提供了系統化的指導和保障。通過遵循這些標準，可以有效地提高數字化檔案的質量，確保檔案信息的長期保存和便捷訪問。標準化的操作流程不僅有助于提高工作效率，還有助于降低誤差和數據丟失的風險，從而增強檔案管理的可靠性和安全性。

　　檔案數字化掃描加工的意義

　　檔案數字化掃描加工是將紙質檔案轉換為電子格式的重要過程。它不僅提高了檔案的可訪問性和管理效率，還能有效保護珍貴歷史資料免受物理損壞。通過數字化處理，檔案可以更方便地存儲、檢索和共享，從而提高工作效率并減少物理存儲空間的需求。

　　第一點，檔案數字化意義在于可以更好的保存歷史資料。以前的保存手段和技術是有限的，這使歷史檔案可能出現不同程度的破壞，非常可惜。但現在科技發展，檔案數字化手段就避免了類似的情況發生。通過掃描、攝影等技術可以對檔案進行更好的保護。

　　第二點檔案數字化意義是提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案記載著不同時期不同種類的知識，所以整理工作是很繁瑣重復的，而數字化管理有事半功倍的效果，足不出戶，在電腦面前就可以完成檔案的察借閱工作。

　　最后檔案數字化還為檔案的編研工作提供了數據支持，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，進一步開發檔案資源，文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作。

　　綜上所述，檔案數字化掃描加工具有重要的實際意義和長期價值。它不僅優化了檔案管理流程，還為信息的長期保存和利用奠定了基礎，從而提升了組織的運營效率和決策能力。