檔案數字化加工服務專業

　　數字化檔案加工是將傳統紙質檔案轉換為電子文檔的過程，其目的是提高檔案管理效率、保護檔案安全、方便信息檢索和利用。下面將為您介紹檔案數字化加工的步驟，以確保數字化結果的質量和可持續性。

　　檔案數字化加工服務專業

　　1、數字化前期準備

　　前期準備包括選定數字化處理場所，篩選需要掃描的紙質檔案。其中處理場所應確保空間布局合理，掃描設備完善，數字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統。準備紙質檔案，需要按類型、日期或其他相關標準對文件進行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質檔案轉化數字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準進行，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。

　　3、圖像處理

　　（1）圖像數據質量檢驗：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見

　　（2）糾偏：對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　（3）去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　（5）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　　（1）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　（2）圖像文件的命名：紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　5、目錄建庫

　　（1）數據格式選擇：目錄建庫選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　（2）檔案著錄：按照《檔案著錄規則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。

　　（3）目錄數據質量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　6、數據掛接

　　數據掛接又稱數據匹配，是數字歸檔中為保證數字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數據庫中的目錄數據與對應的數字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與數字檔案對應的準確性、已掛接數字檔案與實際掃描數量的一致性、數字檔案是否能正常打開等，以實現準確關聯。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現折斷檔案現象。

　　8、數據驗收

　　項目驗收是檔案數字化加工中，用于確保數字化后的檔案符合所需質量標準和規范的過程。這通常涉及對數字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數據匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。

　　9、數據移交

　　可以通過各種不同的存儲技術來實現，例如：硬盤驅動器、網絡連接的存儲設備或云服務器等。所使用的具體技術將取決于傳輸圖像的數量，以及相關檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數字檔案被妥善存儲和保護，并可供將來訪問和使用。

　　總之，數字化檔案加工是一個復雜而系統的過程，需要綜合利用先進的技術和合理的管理策略。通過精確的文件選擇、高效的掃描和數據錄入、可靠的質量控制以及完善的元數據管理，可以確保數字化檔案的長期保存和有效利用。

　　檔案數字化加工需要哪些設備

　　檔案數字化加工是將傳統紙質檔案轉換為數字化形式的過程，通常需要使用一系列專業設備和工具。這些設備不僅能夠保證數字化過程的高效性和準確性，還能確保數字化檔案的質量和長期保存性。

　　檔案數字化加工一般分為兩項工作。一是跟據國家檔案局的檔案整理要求，把檔案整理成冊(卷/件)，劃分年度和保管期限，按一定的順序排列后加蓋歸檔章，最后裝盒上架。二是將己歸檔檔案掃描成電子卷宗，經過處理后，上傳至檔案管理系統。那么在裝盒上架這個過程中，檔案線式裝訂機，檔案盒打印機等設備就是我們加工必不可少的工具，檔案線式裝訂機通過對資料的整理，實現對檔案、文件等的規范化整理，并且保持檔案外觀的一致性，裝訂后的文件，按一定的年份，重要程度等因素加蓋歸檔章，最后裝盒上架

　　歸檔文件的電子化常用到的設備及軟件有服務器、計算機、非接觸式掃描儀、平板掃描儀、高速掃描儀、數字化加工管理系統、掃描軟件、圖像處理軟件、文字識別軟件等。

　　服務器和計算機就不講了，相信大家都知道其作用。

　　大型的非接觸式掃描儀，幅面最大可達A0,一般用于大幅面檔案、字畫、地圖、圖紙等材料的高精度數字化。小型的一般幅面為A3或更小，通常操作簡便，用于小幅面書刊、檔案、文件等材料的數字化。

　　掃描軟件是能夠實現批量掃描，圖像處理軟件是負責對圖像數字化處理，圖像處理軟件和文字識別軟件等能夠快捷的實現數字化加工，同時也為加工人員減少了重復操作。

　　總之，檔案數字化加工需要綜合利用這些先進設備和工具，以便有效地管理和保護重要的歷史和文化遺產。通過數字化，不僅可以節省存儲空間和減少紙張浪費，還可以提高檔案信息的可訪問性和長期保存性，促進文化資產的廣泛利用和傳承。

　　檔案數字化加工原則

　　數字化加工檔案是當今信息化時代中至關重要的一環。隨著科技的進步，傳統的紙質檔案漸漸被數字化替代，這不僅提高了信息存儲和管理的效率，還確保了信息的長期保存和便捷獲取。然而，數字化加工檔案并非簡單的掃描和存儲過程，而是需要遵循一系列原則和標準，以保證數字化文檔的質量和可用性。

　　1.價值性原則

　　檔案在見證歷史和傳承文化方面具有普遍和長期的使用價值，越是久遠的檔案越有價值，尤其是歷史檔案，對于國家而言都是珍貴的記憶，其價值不可估量。對于這類檔案在數字化加工時應特殊注意，不要造成損壞。

　　2.實用性原則

　　檔案數字化加工要考慮到檔案利用的需求和頻率。主要考慮滿足大眾常用的需求，對研究有重要參考價值，原始檔案使用頻繁，盡量選用優質的紙質，要充分考慮到方便查閱的情況。

　　3.完整性原則

　　檔案數字化加工應以保持數字圖像文件內容的連續性和完整性為參考依據。主要考慮保持數字圖像加工文件的完整性、來源、時間、形式的連續性和完整性，在加工的過程不能出現檔案缺失情況。

　　4.現實性原則

　　基于當前數字化圖像加工條件和檔案現狀，要充分考慮檔案數字化圖像加工所需的人力資源、數字化加工設備能力和檔案實際狀況，包括館藏文件的數字化基礎、整理基礎、檔案形態、數量和殘損程度。

　　5.安全性原則

　　在檔案加工的過程中要保證檔案的安全性，既要保證加工場所的防火、防泄密等，有些檔案涉及到國家機密，必須要妥善的保管，這類檔案加工人員必須經過保密培訓，并簽署保密協議，人員也不能隨意更換。

　　總之，數字化加工檔案的原則不僅僅是技術層面的操作，更是一種對信息質量和文化遺產的尊重和保護。只有遵循科學規范和道德準則，才能有效地實現數字化檔案的長期保存和有效利用，從而在信息化時代為社會發展和歷史研究提供更加可靠和便捷的資源支持。

　　檔案數字化加工的重要性

　　在當今數字化快速發展的時代，檔案數字化加工正日益成為保護和利用歷史遺產的重要手段。隨著科技的進步和社會的需求變化，傳統檔案管理面臨著新的挑戰和機遇。檔案數字化加工的重要性主要包括以下幾個方面：

　　1.長期保存與保護：

　　數字化檔案可以避免物理檔案因老化、自然災害或人為破壞而遭受損失。

　　通過備份和云存儲，可以實現檔案內容的長期保存和保護。

　　2.便于檢索和利用：

　　數字化檔案可以通過關鍵詞搜索和索引快速定位信息，提高檢索效率。

　　提供了便捷的遠程訪問和共享平臺，促進了檔案信息的廣泛利用和交流。

　　3.促進學術研究和教育傳播：

　　數字化檔案為學者和研究人員提供了更廣泛的研究資源，加速了學術研究的進程。

　　在教育領域，數字化檔案可以作為教學資源，幫助學生更好地了解歷史和文化。

　　4.節約空間和成本：

　　減少了傳統紙質檔案的存儲空間需求，節約了管理和維護成本。

　　提高了工作效率，使檔案管理更加便捷和經濟高效。

　　總之，檔案數字化加工不僅僅是一種技術手段，更是信息時代下檔案保護與利用的必然選擇。通過數字化加工，可以實現檔案信息的長期保存、快速檢索和廣泛共享，有效提升了社會各界對歷史資料、文化遺產和行政文件的管理和利用效率。