鄭州數字化檔案服務中心

　　檔案數字化是許多組織和機構不可或缺的一部分，隨著信息技術的迅猛發展，傳統的紙質檔案管理面臨著很多挑戰和限制。因此，采用現代化的檔案數字化方案，不僅可以提高信息管理效率，還能夠確保數據的安全性和長期可訪問性。下面將為您介紹檔案數字化的方案：

　　鄭州數字化檔案服務中心

　　1.應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。

　　2.紙質檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。

　　3.宜對紙質檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其科學、規范、合理。

　　4.紙質檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執行。工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

　　綜上所述，檔案數字化方案不僅是信息管理現代化的必然選擇，也是機構發展和運營效率提升的關鍵舉措。通過數字化，可以極大地提升檔案管理的效率和準確性，降低管理成本，同時確保數據的安全性和長期可訪問性。

　　檔案數字化如何防止泄密

　　在當前數字化時代，檔案數字化為信息管理帶來了巨大便利，然而，隨之而來的安全威脅也日益嚴重。檔案數字化的泄密風險不容忽視，因此必須采取有效措施來確保檔案的安全性和保密性。

　　1.開展檔案數字化專項保密教育。檔案數字化工作中暴露出來的保密問題本質上是人的問題，只有使有關人員主觀上認識到檔案數字化涉及保密工作的重要性、掌握并踐行保密工作的知識和技能，才能為檔案數字化工作中扎緊保密的籠子、確保國家秘密安全奠定堅實基礎。要加強對檔案數字化工作人員的安全保密教育和技能培訓，重點從檔案數字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面，結合生動的案例開展教育培訓，確保相關工作人員樹立強烈的保密意識，掌握基本的保密常識。

　　2.強化檔案數字化全過程保密監管。一是要按照國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》要求，慎重選擇外包公司開展數字化工作，涉及涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，加工場所要安裝監控設備，并派專人全程監管。對于掃描儀、打印機等設備也要做好技術防范工作。二是對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。三是對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，參與涉密檔案數字化工作的人員還須具備涉密背景。對相關人員承擔檔案數字化工作的具體安排要嚴格記錄在案，確保監管的可追蹤性。

　　3.規范檔案數字化成果管理。一是檔案數字化工作中要做好交接手續，嚴格清點相關文件資料，確保不丟件、不錯件。加工完成的數字化檔案資料要認真整理、登記后及時存入專用存儲設備中。二是存儲數字化檔案的信息存儲設備、系統要建立完善的后臺管理機制，相關數字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到“有據可查”。尤其是對于存儲涉密數字化檔案資料的存儲設備要專機專用，禁止移動存儲介質隨意插入，定期檢查，數據的調取使用要嚴格履行審批流程，確保數據安全。三是要加強對數字檔案的安全防護，嚴格區分數字檔案涉密與非密，并定期進行檢查。同時，按照《電子文件歸檔與管理規范》等有關制度，做好相關數字檔案的備份工作。

　　總之，檔案數字化的泄密問題是一個需要高度重視和全面解決的復雜挑戰。通過制定嚴格的安全政策和技術措施，加強員工的安全意識培訓，并持續關注和更新安全措施，我們可以在數字化檔案的管理中取得平衡，既提高效率，又保障安全，確保敏感信息不被泄露。

　　檔案數字化原則

　　在當今信息化快速發展的時代，檔案數字化已經成為許多機構和組織不可或缺的一部分。隨著科技的進步，傳統的紙質檔案管理逐漸被數字化管理取代，這不僅提高了信息存儲和檢索的效率，還能夠有效保護和傳承重要歷史文化遺產。然而，要確保檔案數字化的有效性和長期可持續性，需要遵循一些關鍵的原則和標準，以確保數據的完整性、可訪問性和安全性。

　　一、科學性原則

　　檔案數字化的科學性原則指在進行數字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律，使檔案信息數字化工程真正服務于社會，發揮其信息資源的作用。

　　檔案數字化的科學性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確、可靠,數字化的方法和手段也需要注意科學性。

　　二、實用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應優先進行數字化，堅持“現用現掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務方式。社會需求是制定和調整檔案數字化工作策略的“風向標”。檔案業務部門應注重多年檔案利用的情況統計，把利用頻繁的檔案進行綜合分析，科學地確定優先進行檔案數字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低，甚至喪失，因此在進行檔案數字化時要用發展的眼光看待，爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數字化加工與數字化檔案利用同步實現，是充分利用計算機網絡技術，更好、更快地實現檔案數字化的最佳途徑。

　　三、規范性原則

　　檔案數字化的規范性原則指檔案數字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網絡檢索提供給利用者。數字化后的檔案信息內容要與原紙質檔案信息完全一致。

　　如果解決了數字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計算機網絡上利用的數字化檔案信息相當于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統載體檔案數字化。館(室)藏傳統載體檔案數字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統的檔案信息相比,這些數字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術、網絡技術，所以具有明顯的不穩定性，數字化信息的內容和位置易發生變化。

　　因此,在檔案數字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數字化檔案信息時，要確保數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權者瀏覽；

　　(4)利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備等，保證已經數字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

　　總之，檔案數字化是信息管理領域的重要進展，它不僅推動了檔案工作的現代化，還為文化遺產的保護和傳承提供了強大支持。然而，要實現檔案數字化的長期價值，需要在技術、法律、倫理等多方面進行全面考量，并制定相應的策略和措施來確保其可持續性和安全性。

　　檔案數字化優勢

　　檔案數字化是將傳統的紙質檔案或其它形式的檔案轉化為電子格式的過程，具有很多優勢和好處。隨著科技進步和信息化的需求增加，許多企業和機構開始重視檔案的數字化管理。這不僅能夠提升檔案管理的效率和安全性，還能為信息的共享和利用提供便利。

　　一、數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護，將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　綜上所述，檔案的數字化不僅是一種必然的趨勢，也是提升管理效率、提高服務水平、保障信息安全的重要舉措。隨著技術的不斷進步和應用的擴展，數字化檔案管理將在各個領域持續發揮其重要作用，為社會發展和信息化進程貢獻更多的力量。