靈武數字化檔案整理機構

　　在當今數字化時代，檔案整理與管理變得至關重要。隨著信息技術的飛速發展，傳統的紙質檔案逐漸被數字化檔案所取代。數字化檔案不僅節省了空間，提高了信息檢索效率，還能有效保護和長期保存重要的歷史文化遺產。下面將為您介紹檔案整理的流程：

　　靈武數字化檔案整理機構

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。

　　1、目錄數據準備

　　按照《檔案著錄規則》(DA/T 18)等的要求，規范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

　　（二）檔案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準備一臺專業的平板掃描儀）

　　根據檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規格的掃描儀或專業擔描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通A4紙質文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規格紙張酌情處理）

　　掃描的線數、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據所掃描文件材料的清晰度進行適當的調整；

　　需要時可根據原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數。核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　（三）圖像處理

　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭區、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內半個文字）；

　　旋轉：按方字方向將圖片旋轉至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉、旋轉等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，去除數字圖像中影響可懂度的雜質，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　（四）圖像處理質檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環節重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應重掃，處理不當的應重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調整，保持與原文一致。

　　（五）圖像存儲

　　紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再將所有文檔批量轉換為可以復制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確保刻錄好的光盤能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　（七）數據掛接

　　1、掛接前的數據關聯檢查

　　以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為"合格"后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

　　（八）數據驗收

　　一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。

　　驗收"通過"的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質檔案數字化交接登記表。

　　（九）數據備份

　　經驗收合格的完整數據應及時進行備份。著錄條目和全文數據進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質量，主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數據備份后應在備份介質上標注好盤內文件內容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　　（十）裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數的檢查對較。

　　（十一）掃描注意事項

　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產生卡紙、損壞掃描儀，務必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質量的原件應先壓平再進行掃描；

　　對紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關閉電源；

　　紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

　　總之，檔案的數字化不僅僅是一項技術革新，更是組織和社會管理進步的體現。通過科學規范的數字化流程，我們能夠更好地保護和利用歷史文化資源，推動信息化建設，實現檔案工作的高效管理。

　　檔案整理數字化注意事項

　　檔案整理和數字化是許多機構和組織的重要任務之一，傳統的紙質檔案不僅占據空間，而且管理起來不夠高效，數字化檔案的出現顯著提升了信息的存儲、檢索和共享效率。然而，要確保數字化檔案的質量和長期可持續性，需要遵循一些重要的注意事項。

　　第一，采用科學的技術指標。熟悉掌握檔案數字化相關的規范文件。例如，紙質檔案掃描加工的主要技術參數要求涉及色彩模式、分辨率、存儲格式和壓縮率等。其中掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建議掃描分辨率不小于300dpi。

　　第二，采用規范的加工流程。檔案數字化加工的流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。不可遺漏任何一個工作環節，否則可能導致數字化成果不合格、不可用。

　　第三，采用嚴謹的過程管理。在數字化加工過程中，建立問題反饋機制，階段性對數字化成果進行檢驗和修正，加強對質量的檢測和過程的監控。

　　總之，檔案整理與數字化是信息管理領域的一項重要工作，它不僅僅是技術的應用，更是對歷史文化遺產的珍視和保護。只有通過科學的方法和嚴格的管理，才能確保數字化檔案的完整性、可訪問性和長期保存。

　　為什么要做檔案整理

　　檔案整理是一項重要的活動，它不僅僅是整理舊文件或存儲紙質記錄的簡單工作。在個人生活和組織管理中，有效的檔案整理能夠帶來諸多好處和長遠的影響。無論是對個人還是對組織來說，合理、有序地管理檔案，有助于提高工作效率，保護重要信息，促進歷史記憶的傳承。

　　（1）防治檔案的損壞要了解和掌握檔案損壞的原因和規律，通過經常性的具體工作，采取專門的有的放矢技術措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內。

　　（2）延長檔案的壽命檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。

　　（3）維護檔案的安全維護檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質存在的形態必須最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會現象，要在整個政治斗爭范圍內，不致因為保管的不當或條件的低劣使檔案丟失而發生泄密，造成政治上的不安全。

　　總之，檔案整理不僅僅是一種行政管理的要求，更是對于個人和組織責任心和效率的體現。通過精心整理和有效管理檔案，我們能夠更好地保護重要信息，提高工作效率，同時也促進歷史資料的保存和傳承。無論是在個人生活中還是在組織管理中，都應當重視檔案整理工作的重要性，以確保信息的安全和有效的資源利用。

　　檔案整理數字化的意義

　　檔案整理數字化是將傳統的紙質檔案轉變為電子形式的過程，通過數字化技術將大量文件、資料和記錄存儲在計算機或云端服務器上。這一過程不僅僅是簡單的技術轉變，而是對信息管理方式的革新和現代化。在信息時代，數字化檔案管理已經成為企業和機構管理信息的重要手段。

　　1、提高經濟效益，節約庫房和成本，查閱起來更加方便迅速，避免反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　2、提高辦公效率，傳輸檔案數據資料便捷快速。實現檔案管理無紙化，網絡化。檔案數字化管理可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。

　　3、檔案的使用更加安全，尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　4、提高經濟效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　5、提高辦公效率數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。

　　6、增強檔案原件保護將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　綜上所述，檔案整理數字化不僅提升了信息管理的效率和可靠性，還為長期保存和便捷使用提供了可靠的技術支持。隨著技術的進步和應用范圍的擴展，數字化檔案管理將繼續發揮重要作用，推動信息資源的合理利用和保護，促進社會發展和文化傳承的持續進步。