南漳縣檔案整理服務

　　檔案整理是一項重要的工作，不僅在個人生活中有著積極的影響，也在組織和機構管理中扮演著關鍵角色。隨著時間的推移，文件和文檔的積累常常會變得混亂不堪，這不僅影響了信息的獲取和利用效率，還可能導致重要信息的丟失或泄漏。因此，進行系統化和有序的檔案整理顯得尤為重要。以下是檔案整理的流程：

　　南漳縣檔案整理服務

　　第一步：剔除不歸檔文件

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機關文件材料歸檔范圍：

　　（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　　（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

　　（3）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

　　（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料（行政執法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　　（1）上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　　（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　　（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　　（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　第二步：不同“年度”文件分類存放

　　文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　　（1）一般以文件形成日期為準；

　　（2）計劃、總結、預決算、統計報表、表彰等統一以文件的簽發日期判定所屬年度；

　　（3）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。

　　第三步：根據保管期限分類存放

　　（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）應根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）的要求,結合各自的工作實際,制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　第四步：排列歸檔文件順序

　　（1）件內文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。

　　（2）歸檔文件的先后順序

　　①歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。

　　②歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

　　③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　　④會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　第五步：編寫頁碼

　　（1）紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

　　（2）頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　（3）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　第六步：加蓋歸檔章填寫檔號項

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、機構（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數為必填項。

　　第七步：裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　總之，通過有效的檔案整理，我們能夠實現信息的長期保存、快速檢索和有效利用。這不僅有助于提高工作效率和組織管理水平，還能有效減少因信息丟失或混亂而帶來的風險和成本。

　　檔案整理標準

　　當進行檔案整理時，確立明確的標準和方法是至關重要的。一個良好的檔案整理標準不僅可以提高工作效率，還能確保信息的準確性和持久保存。

　　1.文書檔案

　　（1）：歸檔文件按“卷”整理的（傳統組卷），應符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）要求。

　　（2）：歸檔文件按“件”整理的（簡化整理），應符合《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）要求。

　　2.會計檔案

　　會計檔案收集整理應符合《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》（DA/T 39-2008）和《電子會計檔案管理規范》（DA/T 94-2022）要求。

　　3.科技檔案

　　（1）：科技檔案包括建設項目檔案、設備檔案、科研檔案等等，其整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）。

　　（2）：重大建設項目（工程）檔案整理應符合《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）及項目所屬行業標準要求。

　　4.聲像檔案

　　聲像檔案包括照片檔案和錄音錄像檔案，其整理應符合《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014)、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）和《錄音錄像檔案管理規范》（DA78-2019）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-95）等要求。

　　5.電子檔案

　　電子文件整理與移交，應符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2016）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第14號令）和《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7號）等要求。

　　6.業務檔案

　　業務檔案的整理應符合各行業部門與檔案部門聯合發布的專業檔案管理辦法或規定要求。如行業未制定標準，可在檔案館指導下制定整檔標準。

　　總之，通過明確的標準，我們能夠有效管理和保護檔案，確保信息的完整性和可用性。這不僅是對歷史記憶的尊重，也是對組織運作效率的提升。因此，建立和遵循科學的檔案整理標準，是一個組織管理和信息管理中不可或缺的重要環節。

　　檔案整理方法

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規律，根據科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動。《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內在聯系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構成以及件（卷）內的排序。

　　在件的構成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構成要復雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發文一般包括文件正本、發文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內文件一般應文字材料在前、圖樣在后，案卷內管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別，揭示檔案內在聯系，使檔案形成一套有機體系。

　　文書檔案一般采用年度、機構（問題）、保管期限分類項進行復式分類，如：年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）、年度—保管期限等。規模較大或公文辦理程序適于機構（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）三級分類；規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內，根據一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內，按時間結合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列，設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內按照時間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機構（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進行分類的，其檔號結構為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機構（問題）分類要求，按照本規則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結構為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規則確定的檔號為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結果，依據檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現為一個條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現為紙質目錄，同時也體現為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的，項目內容應直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數據完整性，給數據檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統一起來，實現檔案資源的融合管理。

　　檔案整理的意義

　　檔案整理作為一項重要的活動，不僅僅是管理文件和記錄的過程，更是確保信息的持久性、可靠性和可訪問性的關鍵環節。它涵蓋了從個人到組織、從歷史到文化的廣泛范圍，對于維護記憶、支持決策、促進學術研究和社會發展具有不可估量的意義。

　　1.保護歷史記憶：

　　檔案整理通過記錄和保存文件，保護了個人、組織甚至國家的歷史記憶。

　　防止歷史事件被遺忘或篡改，促進對歷史的客觀理解和記憶。

　　2.支持決策制定：

　　提供了可靠的信息基礎，幫助政府、企業和組織做出基于事實的決策。

　　檔案的整理和歸檔能夠提供過去經驗的參考，避免重復錯誤，推動發展進程。

　　3.促進學術研究：

　　學者和研究人員依賴檔案來開展各種學術研究和歷史分析。

　　可以為學術界提供珍貴的原始資料和文獻證據，推動學科的進步和深化。

　　4.保障法律權利：

　　檔案作為法律證據的一部分，保障了個人和組織的法律權利。

　　在法庭上，檔案可以作為證據被引用，起到事實證明的作用。

　　5.提升信息管理效率：

　　良好的檔案管理可以提高信息檢索和利用的效率。

　　減少信息丟失和混亂，保證工作和活動的順利進行。

　　綜上所述，檔案整理不僅僅是一項技術活動，更是社會發展和文化傳承的重要保障。通過有效的檔案管理，我們能夠更好地保護歷史記憶，支持決策制定，促進學術研究，保障法律權利，提升信息管理效率。因此，無論在個人生活中還是在組織管理中，高效、科學地進行檔案整理都顯得尤為重要和必要。