荊州區檔案整理服務中心

　　檔案整理是對紙質檔案進行分類、歸檔和整理的過程。一個有效的檔案整理流程可以幫助提高檔案的可訪問性和管理效率。下面將從幾個角度詳細說明檔案整理的流程。

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　　1.制定整理計劃：

　　在開始檔案整理之前，需要制定整理計劃。整理計劃應包括整理的范圍、時間安排、人員安排和資源需求等內容。明確整理的目標和任務，可以提高整理工作的效率和質量。

　　2.檔案調查和篩選：

　　在整理檔案之前，需要進行檔案調查和篩選。檔案調查是了解檔案情況和特點的過程，包括了解檔案種類、數量、狀態和存放位置等。篩選是根據一定的標準對檔案進行初步評估和篩選，確定哪些檔案需要保留、歸檔或銷毀。

　　3.分類和編目：

　　分類是將檔案按照一定的標準進行歸類的過程，常用的分類方式有按主題、按時間、按部門等。編目是為檔案建立清晰的索引和標識，以便后續的檢索和利用。分類和編目的目的是使檔案易于管理和查找。

　　4.文件整理：

　　文件整理是對檔案內部進行整理和排序的過程。它包括文件的拆分與合并、文件夾的整理和標注、文件的調整和排列等。通過文件整理，可以提高文件的可讀性和整體的組織性。

　　5.歸檔和存儲：

　　歸檔是將整理好的檔案按照一定的規則和方式存放到指定的位置或設備中的過程。歸檔時需要注意檔案的安全性和保密性，可采用加鎖柜、密碼訪問等措施。同時，還需要建立檔案存儲的清單和檔案調取的記錄，以方便后續的管理和使用。

　　總之，檔案整理是一個系統性的過程，包括制定整理計劃、檔案調查和篩選、分類和編目、文件整理以及歸檔和存儲等環節。通過合理的整理流程，可以提高檔案的可訪問性、管理效率和保密性。檔案整理的目標是建立一個有序、規范和易于管理的檔案系統，為機構或企業的決策和運營提供支持和參考。

　　檔案整理方法

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規律，根據科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動。《機關檔案管理規定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內在聯系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

　　組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構成以及件（卷）內的排序。

　　在件的構成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構成要復雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發文一般包括文件正本、發文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內文件一般應文字材料在前、圖樣在后，案卷內管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。

　　分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別，揭示檔案內在聯系，使檔案形成一套有機體系。

　　文書檔案一般采用年度、機構（問題）、保管期限分類項進行復式分類，如：年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）、年度—保管期限等。規模較大或公文辦理程序適于機構（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）三級分類；規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內，根據一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內，按時間結合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列，設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內按照時間排列即可。

　　編號

　　檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機構（問題）—保管期限進行分類的，其檔號結構為：全宗號—檔案門類代碼·年度—機構（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進行分類的，其檔號結構為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機構（問題）分類要求，按照本規則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結構為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規則確定的檔號為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結果，依據檔號順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現為一個條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現為紙質目錄，同時也體現為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的，項目內容應直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數據完整性，給數據檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統一起來，實現檔案資源的融合管理。

　　檔案整理注意事項

　　在進行檔案整理之前，確保理清整理的目的和范圍。明確整理的目標是保留歷史記錄、提高工作效率還是滿足法律法規的要求。在進行檔案整理工作時，我們需要注意以下事項：

　　1.分類與組織：

　　按主題分類：根據文件內容和用途進行分類，如財務文件、人事檔案、項目文件等。

　　采用統一命名規范：確保文件命名具有描述性，易于理解和檢索。

　　建立索引或目錄：為文件建立索引或目錄，以便快速定位需要的信息。

　　2.保護與保存：

　　物理檔案的保存：選擇適當的儲存設施，如防火、防水的文件柜或存檔盒。

　　電子檔案的備份：定期備份電子文件，并考慮存儲在安全的云服務或外部硬盤上，以防止數據丟失。

　　3.處理敏感信息：

　　遵守隱私法規：確保對涉及個人信息的文件進行合法和安全的處理，避免泄露或濫用信息。

　　4.文件銷毀：

　　合規的銷毀策略：根據法律要求和公司政策，制定和執行文件銷毀計劃，包括合適的銷毀方法和記錄保留期限。

　　5.跟蹤和更新：

　　定期檢查與更新：建立定期檢查檔案的程序，確保文件的完整性和準確性，同時進行必要的更新和補充。

　　總之，檔案整理不僅有助于保持組織的高效性，還是保護重要信息和遵守法規的關鍵步驟。通過正確的分類、妥善的保存和合規的處理，可以確保檔案的長期可訪問性和安全性。

　　檔案整理的作用

　　檔案整理是一項重要的管理活動，它不僅僅是整理文件和資料的過程，更是確保信息的有效利用和長期保存的關鍵環節。無論是個人檔案還是機構檔案，都需要經常進行整理和管理，以確保信息的完整性、準確性和可訪問性。

　　1.保證信息的秩序和整潔

　　檔案整理幫助建立起文件和資料的秩序結構，使得查找和使用信息更加高效快捷。

　　通過分類、編號、歸檔等措施，確保每份文件都能被準確地定位和找到，避免信息的混亂和丟失。

　　2.促進工作效率和組織管理

　　整理好的檔案可以提升工作效率，減少重復勞動，節省時間和成本。

　　組織能夠更好地利用檔案信息進行決策和規劃，支持各項業務的順利進行。

　　3.保障法律合規和風險管理

　　檔案整理需要遵循法律法規的要求，確保文件的合法性和合規性。

　　合理的檔案管理可以減少信息泄露和丟失的風險，保護個人隱私和機構重要數據的安全。

　　4.歷史信息的保存和研究價值

　　檔案不僅是當前工作的基礎，也是歷史信息的珍貴載體，對于研究歷史、評估政策影響等具有重要意義。

　　定期整理和數字化檔案，有助于長期保存和利用歷史信息，促進社會文化的傳承和發展。

　　綜上所述，檔案整理不僅是一種管理工作，更是信息管理和文化傳承的重要手段。它通過確保信息的秩序和整潔、提升工作效率、保障合規性和保存歷史價值，為個人和機構的可持續發展提供了堅實的基礎。