甘肅檔案數字化外包公司

　　檔案數字化是將傳統的紙質檔案、照片、錄音、錄像等各種形式的檔案，通過掃描、拍攝、錄音錄像轉換等手段，轉化為數字形式，并進行存儲、管理和利用的過程。以下是檔案數字化的一般流程：

　　甘肅檔案數字化外包公司

　　1、數字化前期準備

　　前期準備包括選定數字化處理場所，篩選需要掃描的紙質檔案。其中處理場所應確保空間布局合理，掃描設備完善，數字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統。準備紙質檔案，需要按類型、日期或其他相關標準對文件進行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質檔案轉化數字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準進行，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。

　　3、圖像處理

　　（1）圖像數據質量檢驗：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見

　　（2）糾偏：對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　（3）去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　（4）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　（5）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　　（1）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　（2）圖像文件的命名：紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　5、目錄建庫

　　（1）數據格式選擇：目錄建庫選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　　（2）檔案著錄：按照《檔案著錄規則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。

　　（3）目錄數據質量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　6、數據掛接

　　數據掛接又稱數據匹配，是數字歸檔中為保證數字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數據庫中的目錄數據與對應的數字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與數字檔案對應的準確性、已掛接數字檔案與實際掃描數量的一致性、數字檔案是否能正常打開等，以實現準確關聯。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現折斷檔案現象。

　　8、數據驗收

　　項目驗收是檔案數字化加工中，用于確保數字化后的檔案符合所需質量標準和規范的過程。這通常涉及對數字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數據匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。

　　9、數據移交

　　可以通過各種不同的存儲技術來實現，例如：硬盤驅動器、網絡連接的存儲設備或云服務器等。所使用的具體技術將取決于傳輸圖像的數量，以及相關檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數字檔案被妥善存儲和保護，并可供將來訪問和使用。

　　總之，檔案數字化是一個復雜而系統的工程，需要嚴格遵循相關標準和規范，確保數字化質量和數據安全。通過檔案數字化，可以提高檔案管理效率，實現檔案資源的共享和長期保存。

　　檔案數字化標準

　　檔案數字化在當今信息時代具有至關重要的意義，它不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，還能更好地保護和利用珍貴的檔案資源。為了確保檔案數字化工作的規范性、準確性和一致性，制定一套科學合理的數字化標準是必不可少的。

　　1、檔案整理標準

　　將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關，按類編號，頁碼進行編注，編碼不能出現重復，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號，并在右下角寫上頁碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　2、打印訂裝標準

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細則》的規定，裝訂時一定要做到底側整齊，左側整齊。

　　3、目錄錄入標準

　　文件目錄的錄入要嚴格準確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內容與檔案內容完全一致，不得有差錯。

　　4、掃描圖像標準

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質文件的排序要求一致；圖像清晰無雜質，亮度不易太強，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。

　　5、圖像處理標準

　　基于原始圖像質量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊，肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡，字跡清晰。

　　6、存儲處理標準

　　存儲是對檔案信息的完整評估；檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗收標準。原則上，存儲需要單獨存儲在服務器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨的計算機代替。

　　總之，檔案數字化標準的建立和執行是檔案管理現代化的關鍵環節。嚴格遵循這些標準，能夠提升檔案數字化工作的質量和水平，為檔案的長期保存、高效利用和信息共享奠定堅實基礎。

　　檔案數字化注意事項

　　檔案數字化是將傳統的紙質檔案轉換為電子形式的重要過程，它為檔案的管理、利用和保存帶來了諸多便利。然而，在進行檔案數字化的工作中，有一系列的注意事項需要嚴格遵循，以確保數字化工作的質量和效果。

　　1.數據安全與保密

　　采用嚴格的訪問控制和加密技術，保護數字化檔案中的敏感信息不被未授權訪問。

　　對參與數字化工作的人員進行背景審查和保密培訓。

　　2.設備與技術選擇

　　選用高質量的掃描設備，以保證圖像的清晰度和準確性。

　　確保所采用的數字化技術與現有檔案管理系統兼容。

　　3.質量控制

　　設定明確的質量標準，對數字化后的檔案進行定期抽檢。

　　及時糾正發現的質量問題，確保數據的完整性和準確性。

　　4.元數據管理

　　準確記錄檔案的來源、日期、格式等元數據信息，方便檢索和利用。

　　建立元數據的規范和標準，保證其一致性和可用性。

　　5.檔案整理與分類

　　在數字化之前，對檔案進行合理的整理和分類，便于后續的數字化操作和管理。

　　遵循統一的分類體系和編碼規則。

　　6.法律合規

　　確保數字化工作符合相關法律法規，特別是涉及版權和隱私保護的方面。

　　保留相關的法律合規證明和文件。

　　綜上所述，檔案數字化工作需要在各個環節中謹慎對待，關注以上注意事項。只有這樣，才能充分發揮檔案數字化的優勢，提高檔案管理的效率和服務水平，同時保障檔案的真實性、完整性和可用性。

　　檔案數字化外包的意義

　　在當今數字化飛速發展的時代，檔案數字化外包成為許多組織管理歷史文獻和重要資料的重要方式。隨著信息技術的進步，許多機構和企業開始意識到將紙質檔案轉換為數字格式的重要性和益處。檔案數字化外包不僅僅是簡單的技術轉換，更是管理和保護信息資產的一種策略性選擇。

　　1.提高信息可訪問性和可用性：

　　將紙質檔案數字化可以使得信息更易于訪問和利用。

　　數字檔案可以通過網絡或者內部系統遠程訪問，提高了信息的可用性和共享性。

　　2.增強信息安全和保護：

　　數字化可以通過權限管理系統提供更加精細的訪問控制，保護機密性更高的信息。

　　數字檔案備份和災難恢復更加方便，大大降低了信息丟失的風險。

　　3.提升工作效率和成本效益：

　　減少了物理檔案檢索的時間和成本，提高了工作效率。

　　減少了存儲空間的需求，節約了長期管理和維護的成本。

　　4.支持歷史文化遺產的保護與傳承：

　　數字化可以保護和保存古老或者易腐檔案，延長其保存壽命。

　　通過數字化外包，可以提高文化遺產的傳承效率，使得歷史文化更廣泛地被人們了解和研究。

　　綜上所述，檔案數字化外包不僅僅是技術的應用，更是一種對信息資產管理和保護的重視。通過提高信息的可訪問性、增強安全性、提升效率和支持文化遺產的傳承，檔案數字化外包為組織和社會帶來了全新的管理和保護方式。