武漢檔案掃描數字化加工

　　數字化掃描加工是將紙質檔案、文書資料等轉換為電子文件的過程，通過這一過程可以實現信息的長期保存、便捷檢索和安全傳輸。隨著信息技術的發展，數字化檔案管理已經成為許多組織和機構提高效率、減少空間占用的重要手段。下面將為您介紹檔案數字化掃描加工的流程：

　　武漢檔案掃描數字化加工

　　01檔案調卷

　　檔案調卷這個過程是指定一個專門的負責人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運到加工現場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，確定無誤后方可進行拆卷環節的工作。

　　02整理及著錄

　　檔案目錄的整理是數字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　　（一）使用數字化加工軟件的數據錄入功能，進行目錄制作。

　　（二）使用Excel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質目錄或電子目錄，要認真核對有無錯漏現象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細則如下：

　　1、如果用戶提供的目錄和紙質檔案不對照的，應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。

　　2、著錄項相關內容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少，且與紙質檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數、題名等。

　　3、如果目錄內容有錯（如主題內容，文號等），以紙質檔案信息為準。

　　4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。

　　5、如遇到無題名的檔案，應根據文件內容提煉總結出準確的題名錄入。

　　6、頁碼標注。整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質檔案分多卷，需核對卷內順序號，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄（不能兩個分卷對應一個目錄）。

　　8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現正反斜杠（,/），如果發現要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統一采用8位數字，如20120206，不足8位時補0。

　　03檔案掃描

　　檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序：

　　1、導入檔案目錄到檔案數字化加工軟件；

　　2、通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結構；

　　3、開始掃描檔案；

　　掃描中的操作細節及要求如下：

　　1、掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。

　　2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）

　　04影像處理

　　影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質進行校正和處理。

　　影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。

　　影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發現影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應遵循在不影響可視度的前提下展現檔案原貌的原則。影像處理前的數據要保留。

　　具體操作細節如下：

　　1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理，初掃要保留。

　　2、發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像，發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

　　3、大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內容。

　　4、處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并進行登記。

　　05數據質檢

　　1、逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

　　06數據掛接

　　1、將掃描數據通過數字化加工軟件生成掛接數據。

　　2、將數據復制到檔案服務器上，運行服務器上的掛接軟件進行操作。

　　3、打開檔案信息化管理系統，檢查掛接的文檔。

　　07數據備份

　　1、將全部數據刻錄成檔案級藍光光盤備份或移動硬盤。

　　2、將全部數據在計算機硬盤上備份。

　　3、將全部數據復制到客戶的檔案服務器上備份。直至全部合格完成整體檔案數字化流程。

　　總之，數字化掃描加工不僅提升了檔案管理的效率和可靠性，也為信息資源的更好利用提供了基礎。隨著技術的不斷進步和成本的逐步降低，數字化檔案管理將會在更廣泛的領域得到應用和推廣。因此，對于保護和利用重要歷史文化遺產，以及提高行政管理效能，數字化掃描加工的重要性和必要性將愈加突顯。

　　檔案數字化掃描加工標準

　　在當今數字化時代，檔案數字化掃描加工已成為信息管理和保護的關鍵步驟。隨著技術的進步和需求的增加，制定有效的掃描加工標準變得尤為重要。

　　1、檔案整理標準

　　將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關，按類編號，頁碼進行編注，編碼不能出現重復，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號，并在右下角寫上頁碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　2、打印訂裝標準

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細則》的規定，裝訂時一定要做到底側整齊，左側整齊。

　　3、目錄錄入標準

　　文件目錄的錄入要嚴格準確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內容與檔案內容完全一致，不得有差錯。

　　4、掃描圖像標準

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質文件的排序要求一致；圖像清晰無雜質，亮度不易太強，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。

　　5、圖像處理標準

　　基于原始圖像質量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊，肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡，字跡清晰。

　　6、存儲處理標準

　　存儲是對檔案信息的完整評估；檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗收標準。原則上，存儲需要單獨存儲在服務器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨的計算機代替。

　　總之，檔案數字化掃描加工標準的制定和實施對于保護和管理寶貴的文化遺產、優化信息存儲與檢索效率具有重要意義。通過遵循嚴格的標準和最佳實踐，我們可以確保數字化檔案的長期保存和可持續利用。

　　檔案數字化掃描加工常見設備

　　檔案數字化是現代信息管理的關鍵環節，通過先進的掃描技術將傳統紙質檔案轉換為電子文檔，不僅有助于檔案資料的長期保存，還能提高信息檢索和數據共享的效率。在這一過程中，選擇合適的掃描設備至關重要。以下是檔案數字化掃描加工中常用的一些設備。

　　1.檔案紙張不太好，比較薄、易破損，或者掃描量較少，選擇平板掃描儀。

　　平板掃描儀（flatbed scanner），又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀，是指由CCD或CIS等光學器件來完成掃描工作的掃描設備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子，檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子，鏡頭在透光玻璃下左右移動，達到掃描成像目的。

　　普通企業日常辦公用的較多的掃描儀就是平板掃描儀，它能夠對A4、A3紙張進行掃描，是常用的辦公小助手。

　　平板掃描儀知名品牌有愛普生、佳能，國產的中晶也是掃描儀的老品牌，掃描質量不輸日本品牌，另外，精益的平板掃描儀性價比也是極高的。

　　2.如果檔案紙張可以拆訂，質量相對較好，沒有太多褶皺，沒有粘貼票據，且掃描量相對較大的項目，可以選擇饋紙式掃描儀。

　　饋紙式掃描儀（sheetfed scanner）俗稱高速掃描儀，將單張的整齊的紙張放到饋紙處，掃描儀會自動一頁一頁的將紙張進行掃描。市面上應用較廣的有愛普生、佳能、惠普等進口品牌，國產有方正、紫光、中晶等。

　　相對來說，高速掃描儀，效率高，速度快，掃描的圖片質量好，但成本相對較高。

　　3.在掃描的檔案中，有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況，這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

　　零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠對檔案進行掃描，在掃描裝訂成冊的對象時，紙張不必緊貼玻璃面板，并且掃描后的圖像能夠做到不變形，不失真。主要品牌有富士通、漢王、紫光、中晶等。

　　4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進行加工，可以選擇大幅面掃描儀。

　　大幅面掃描儀能夠對A0、A1這類的大型圖紙進行掃描，保持圖像的完整性。

　　市面上大幅面掃描儀主要有卡萊泰克（ColorTrac）、金翔（kinghum）、卡萊奇（ColorGiant）、康泰克斯（Contex）和日圖（Graphtec）五種品牌。

　　5.如果檔案紙張粘貼有票據，或者項目有一些特殊要求，可以選擇高拍儀。

　　高拍儀（high-speed photographic apparatus）可以通過拍照的方式，對圖像畫面進行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能，可以將掃描的圖片識別轉換成可編輯的word文檔。市場口碑較高的品牌有紫光、楓林、良田、方正等。

　　6.對于已經裝訂成冊，不方便拆訂的書籍、卷宗等，可以選擇非接觸式掃描儀。

　　非接觸式掃描儀也稱為書刊掃描儀，它通常指掃描元件與被掃描物品不進行直接接觸，被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上，線性CCD的掃描方式對圖像進行采集。主要品牌有亞博通、賽數、i2s、bookeye。

　　非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能，是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種已經裝訂成冊，不方便拆訂的紙張而設計的一種特殊結構的掃描儀。

　　總之，檔案數字化掃描加工需要根據具體需求選擇合適的設備，從平板掃描儀到專業的大幅面掃描儀，每種設備都有其獨特的優勢和應用場景。隨著科技的發展，掃描設備的性能和智能化程度也在不斷提升，為檔案數字化提供了強有力的支持。通過合理選擇和配置這些設備，可以大幅提高檔案管理的效率，確保數據的安全和可持續利用，為信息化時代的檔案管理奠定堅實基礎。

　　檔案數字化掃描加工格式類型

　　在進行紙質檔案數字化掃描時，需要選擇適當的文件格式來存儲掃描后的圖像或文檔。紙質檔案數字化掃描格式是為了方便存儲、管理和利用數字化檔案而選擇的一種將紙質文件轉換為數字形式時所使用的特定文件格式。

　　紙質檔案數字化掃描格式有不同的特點和用途，可以根據需求選擇最合適的格式。紙質檔案數字化掃描格式包括以下這些類型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一種通用的文檔格式，可以存儲文本、圖像、表格和其他多媒體內容。PDF文件可以在各種設備和操作系統上保持一致的呈現效果，并且支持文本搜索和可編輯性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：這是一種廣泛使用的圖像格式，適合存儲彩色照片和復雜圖像。它采用有損壓縮，可以在文件大小和圖像質量之間取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一種支持透明背景和壓縮的圖像格式。它適合存儲圖標、簡單圖形和帶有透明度的圖像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：這是一種無損的圖像格式，適合保存高質量的圖像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的細節和顏色信息。

　　5、OCR（光學字符識別）：OCR不是一種文件格式，而是一種技術，可以將掃描的紙質文檔轉換為可編輯的文本文檔。OCR技術可以將掃描后的圖像中的文字識別出來，并生成可編輯的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文檔）：DOC格式是Microsoft Word的原始文檔格式，可以存儲文本、表格、圖像和其他格式的內容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中進行編輯和處理。

　　7、TXT（純文本文檔）：TXT格式是一種純文本格式，只能存儲文本內容，不支持文本格式和圖像。TXT文件可以在各種文本編輯器中打開和編輯。

　　綜上所述，選擇中博奧檔案管理系統進行檔案數字化加工時，需要依據具體的需求和應用場景，來選擇不同特點和用途的紙質檔案數字化掃描格式，具體來說，需要考慮文件類型、可編輯性、文件大小、存儲需求以及兼容性和可訪問性等因素來確定最合適的格式。