甘肅省檔案數字化服務中心

　　檔案數字化是指將傳統紙質檔案轉化為數字形式，以便更便捷地管理、檢索和共享信息。數字化檔案不僅可以提高檔案管理效率和準確性，還可以加強信息共享和協作。下面將為您介紹檔案數字化的一些好處：

　　甘肅省檔案數字化服務中心

　　第一點，檔案數字化意義在于可以更好的保存歷史資料。以前的保存手段和技術是有限的，這使歷史檔案可能出現不同程度的破壞，非常可惜。但現在科技發展，檔案數字化手段就避免了類似的情況發生。通過掃描、攝影等技術可以對檔案進行更好的保護。

　　第二點檔案數字化意義是提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案記載著不同時期不同種類的知識，所以整理工作是很繁瑣重復的，而數字化管理有事半功倍的效果，足不出戶，在電腦面前就可以完成檔案的察借閱工作。

　　最后檔案數字化還為檔案的編研工作提供了數據支持，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，進一步開發檔案資源，文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作。

　　檔案數字化不僅可以提高檔案管理效率，還可以促進信息共享和協作，同時也為信息分析和決策提供了更多便利。在當今信息化時代，檔案數字化已成為一項必然的發展趨勢，對于各行各業都具有重要的意義。

　　檔案數字化的優勢

　　檔案數字化是各類機構和企業管理文獻資料的主要方式之一，這一趨勢不僅提升了信息的可訪問性和管理效率，還在許多領域帶來了顯著的優勢和益處。

　　一、數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護，將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　檔案數字化的優勢顯而易見，不僅有助于提升工作效率和減少空間成本，還能確保信息的安全性和長期保存。隨著技術的進步和應用范圍的擴展，檔案數字化將繼續在各個行業中發揮越來越重要的作用，成為未來信息管理的重要方向之一。

　　檔案數字化的建設內容

　　檔案數字化建設是利用現代信息技術手段，對傳統紙質檔案進行數字化處理，以實現檔案信息的電子化、網絡化、智能化管理的過程。檔案數字化建設不僅提升了檔案管理效率，還為社會各界提供了便利的信息資源共享平臺。

　　1、提高檔案標準化、規范化水平

　　目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

　　2、提高系統的整體水平

　　檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。

　　當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

　　3、致力數據庫建設

　　開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。

　　檔案數字化建設不僅是信息技術發展的必然產物，更是提升管理效率和服務質量的重要手段。通過數字化，傳統的紙質檔案得以重生，成為推動社會進步和文化傳承的重要力量。

　　檔案數字化基本原則

　　檔案數字化是將傳統紙質檔案轉化為數字形式，以便更好地管理、保護和利用信息資源的過程。在進行檔案數字化時，需要遵循一些基本原則，以確保數字化工作的準確性、可靠性和持久性。

　　1.價值性原則

　　檔案在見證歷史和傳承文化方面具有普遍和長期的使用價值，越是久遠的檔案越有價值，尤其是歷史檔案，對于國家而言都是珍貴的記憶，其價值不可估量。對于這類檔案在數字化加工時應特殊注意，不要造成損壞。

　　2.實用性原則

　　檔案數字化加工要考慮到檔案利用的需求和頻率。主要考慮滿足大眾常用的需求，對研究有重要參考價值，原始檔案使用頻繁，盡量選用優質的紙質，要充分考慮到方便查閱的情況。

　　3.完整性原則

　　檔案數字化加工應以保持數字圖像文件內容的連續性和完整性為參考依據。主要考慮保持數字圖像加工文件的完整性、來源、時間、形式的連續性和完整性，在加工的過程不能出現檔案缺失情況。

　　4.現實性原則

　　基于當前數字化圖像加工條件和檔案現狀，要充分考慮檔案數字化圖像加工所需的人力資源、數字化加工設備能力和檔案實際狀況，包括館藏文件的數字化基礎、整理基礎、檔案形態、數量和殘損程度。

　　5.安全性原則

　　在檔案加工的過程中要保證檔案的安全性，既要保證加工場所的防火、防泄密等，有些檔案涉及到國家機密，必須要妥善的保管，這類檔案加工人員必須經過保密培訓，并簽署保密協議，人員也不能隨意更換。

　　總之，檔案數字化的基本原則包括價值性原則、實用性原則、完整性原則、現實性原則和安全性原則等，同時也需要考慮到合理的成本效益和技術可行性。遵循這些原則，可以更好地保護和管理檔案信息，促進檔案資源的共享和利用，推動數字化檔案工作的健康發展。