拉薩市檔案整理服務

　　檔案整理是一項重要的工作，它不僅僅是將文件整理有序，更是保留和傳承信息的重要手段。在進行檔案整理時，遵循一定的原則可以確保文件的準確性、完整性和可訪問性，從而有效地維護和管理信息資源。

　　拉薩市檔案整理服務

　　1、遵循檔案的形成規律

　　檔案整理工作的對象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過程具有特定的規律。整理檔案時，必須了解文件材料的產生過程，認知其內在的規律，并盡可能地遵循固有規律。

　　把握文件材料原來的歷史聯系以及檔案形成的規律，你就會發現，為什么說分類的時候不能按照文種分？因為文件內容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎

　　（1）充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。

　　（2）在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機的歷史聯系

　　文件之間的歷史聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容等幾個方面。

　　在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯系。

　　來源是指文件是以一定的機關及其內部組織機構為單位，有機地形成的。

　　時間是說每個文件形成者所開展的具體活動，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時間聯系。

　　內容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中，為了開展某項工作或解決某一問題而產生的。

　　4、區分不同價值

　　整理檔案時，還要區分文件材料的不同價值，組成不同的保管單位，就是對檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當地保持文件之間的聯系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　因此，檔案整理的原則不僅僅是一種技術性要求，更是對歷史記憶和信息遺產的尊重和保護。只有遵循科學、規范的檔案整理原則，我們才能有效地利用檔案資源，為學術研究、歷史追溯和社會發展提供可靠的支持和參考。

　　檔案整理標準規范

　　檔案整理是一項重要的工作，它涉及對各種文書、文件和記錄的分類、組織和管理。通過規范的檔案整理標準，可以確保檔案的安全性、可訪問性和可持續性。

　　1、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）

　　《歸檔文件整理規則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發布，國家檔案局對其進行了修改完善后，2015年10月25日再次發布，新標準于2016年6月1日開始實施。新發布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有標準主要有以下變化：

　　（1）標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2009進行了修改；

　　（2）將標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料；

　　（3）調整歸檔文件分類方法；

　　（4）增加歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；

　　（5）增加歸檔文件檔號結構和編制要求；

　　（6）將室編件號、館編件號統一為件號；

　　（7）在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

　　《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環節規范檔案工作。它是目前整理機關、事業單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。

　　歸檔文件整理規則DA/T 22-2015

　　2、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發布，2008年11月13日修改完善后再次發布，新標準于2009年5月1日開始實施。新發布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有標準主要有以下變化：

　　（1）標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2000進行了修改；

　　（2）增加了前言；

　　（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內目錄用紙尺寸；

　　（4）增加“歸檔號”為硬卷脊項目；

　　（5）調整檔號章項目，并增加檔號章的填寫要求。

　　《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要規定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內備考表的規格尺寸及相關類項的填寫要求，并規范了案卷各部分的排列格式。《文書檔案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規范要求，目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館（室）和文書處理部門應按此標準開展檔案工作。

　　文書檔案案卷格式GB/T9705-2008

　　3、《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）

　　《檔案著錄規則》是檔案整理的最重要的標準之一，它是建立統一的檔案檢索體系的基礎。無論是文書檔案，還是科技檔案，還是其他形式的檔案，在編制檔案目錄時都應遵循《檔案著錄規則》。《檔案著錄規則》于1985年5月10日以國家標準的形式發布，標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后，改為行業標準，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31號批準，1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化：

　　（1）本標準為行業標準。

　　（2）明確本標準適用于單份或一組文件，一卷或一組案卷為單元的著錄。

　　（3）刪除了叢編項、標準編號及有關記載項；將文本項改為稿本與文種項；將檔案館（室）代號項改為檔案館代號項；將載體類型標識項與載體形態項合并，改稱載體形態項；將附注項與提要項合并，改稱附注與提要項；將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調整；將第一責任者項與其他責任者項合并為責任說明項；變主題詞項為主題詞或關鍵詞項；增加文種項、電子文檔號項。

　　（4）調整了標識符“：”和“；”的使用范圍，增加了標識符號“，”和“???”，將起止連接符“~”并入“-”號。

　　（5）將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統一的格式，并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。

　　（6）對各項目著錄細則也做了一些修改和補充，列舉了引用標準的名稱，增加了例子，并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。

　　《檔案著錄規則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規范檔案著錄格式。檔案著錄時應以此標準為主要參考編制檔案目錄，為建立統一檔案檢索體系創造良好的條件。

　　總之，檔案整理標準規范對于實現高效的檔案管理具有重要的意義。通過遵循規范的方法和步驟，可以確保檔案的完整性、可用性和可追溯性。同時，規范的檔案整理也為機構和組織提供了更好的信息管理和決策支持的基礎。

　　檔案整理注意事項

　　當進行檔案整理時，準確性和組織性是至關重要的。檔案不僅記錄了重要的信息和事件，也反映了組織或個人的歷史和發展。因此，有效的檔案整理需要遵循一些關鍵的注意事項，以確保信息的完整性和易訪問性。

　　1、在進行人事檔案整理時，要審核材料是否完整齊全，檔案內容是否真實客觀、手續是否完備等，并且要按照相關要求進行記載與詳細分類。

　　2、檔案材料收集要齊全完整，檔案材料鑒別要準確真實。人事檔案是記載個人學習工作經歷、成長軌跡的重要材料，因此材料收集、檔案審核和信息反饋工作一定要同時開展，并且及時提醒當事人補充材料與相關證明，確保檔案材料的齊全完整。

　　3、人事檔案整理要分類準確、編目無誤。嚴格從檔案材料的分類要求出發，合理進行分類排列，且根據格式編寫好類號頁，仔細認真對檔案進行技術加工，符合規定要求，這樣才能入庫保存。

　　4、對于人事檔案整理，其審核一定要細致嚴格。尤其是干部人事檔案，如果存在審核確認“三齡兩歷”時，必須要堅持實事求是的原則，逐項進行，根據相關規定進行認定，保證認定結果的真實性和準確性。

　　綜上所述，檔案整理不僅僅是記錄歷史和事件的過程，更是管理信息和促進組織發展的重要工具。通過合理的規劃、清晰的分類、保密性和定期的審查更新，可以確保檔案的質量和可用性。因此，有效的檔案管理不僅是組織管理的一部分，也是保護和傳承信息遺產的關鍵步驟。