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檔案庫房建設是任何組織或機構都必須重視的重要工作之一,有效的檔案管理不僅關乎信息安全和保密性,也直接影響到工作效率和服務質量。因此,建設一個合理、安全、高效的檔案庫房至關重要。
檢察院檔案庫房建設
二、庫房建設(第一點)
檔案庫房是檔案保存的主要場所,首先要為檔案提供安全存放的足夠空間,那么在初期選擇庫房建設時,就要結合實際的要求,選定庫房建設的面積。
而在《檔案館建設設計規范》與《檔案館建設標準》中,也有檔案庫房建設的相關依據與標準,如果在初期沒有建設方向時,可以進行參考。
但是,庫房的建設還是要根據本地的檔案實際情況來進行部署的,確定了場所的面積,才會為檔案提供足夠的安全存放空間。
三、庫房內外環境(第二點)
確定了庫房的面積后,就需要考慮庫房的內外部環境了,因為長期下,這兩方面是能決定檔案的保管好壞的。
外部上,檔案館的選址在一定程度上決定了存放條件,所以應該選擇工程地質條件與水文地質條件好,空氣清新的地區。
還要遠離易燃易爆場所,不選擇污染腐蝕氣體的下風向,而且內部的各設備與房屋間也需要有間隔。
內部上,庫房的墻體、屋頂、地面等構造和材料都應該有利于檔案保存。盡量減少水、暖、電等基礎設施帶來的隱患。
在建設過程中加強防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密等“十防”措施,為檔案保管創造良好的環境。
檔案庫房建設的標準
01
檔案室建設指導原則:安全、實用、方便。
02
檔案室位置:檔案室要遠離易燃、易爆、空氣污染區。
(一)平房作檔案室的,位置應在辦公室附近,要高于周圍地勢。
(二)樓房作檔案室的,一般不要安排在頂樓或樓兩側。檔案室要遠離衛生間、洗涮間、熱水房等。
03
檔案室用房一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。
04
檔案室庫房承重:樓房作檔案室的,樓板承重必須達到檔案庫樓面均布活荷載應為5KN/m2;采用密集架式,不應小于12KN/m2。
05
檔案室庫房櫥俱布置:建議使用鐵質檔案櫥(架)。
檔案庫房在布置櫥俱時,應考慮到工作人員管理和放置檔案保護、檢測設備的空間。
主通道凈寬不小于1m。
兩行裝具間凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。
裝具背面與墻的間隔不小于0.1m,裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。
06
檔案室的防護設施:檔案室應具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。
檔案庫房建設需要配置的設備
一、溫濕度調節與檢測設備
在檔案的日常存放中,環境的溫濕度直接影響著檔案的壽命,而環境的溫濕度會隨著地域、氣候、季節的不同而不同。每一種檔案的保管,都有固定的溫濕度要求,用。溫度過高,載體原有水分蒸發,檔案會干燥發脆、變色發黃,耐折程度降低。濕度過大,檔案載體會生霉和繁殖其他有害生物。因此,就需要溫濕度調節設備來保證檔案庫房中達到適宜的溫度,并通過檢測設備來進行檢測。
常見的設備有空調裝置、增濕機、去濕機、溫度計等。
二、防火防盜等安全設備
人們常說,水火無情,火是威脅檔案安全保管的重要因素之一。在消防設施中,火災自動報警系統和自動滅火系統是保障檔案庫房消防安全最有效的設施,無論是探測火災還是撲救火災,都能起到關鍵作用。要對這些設施設備定期進行維護保養,確保完好有效,能在關鍵時刻發揮其功效。并且根據所使用的滅火劑不同,所設置的自動化程度也不同。
而且防火設備也是有很多種類型的,檔案庫房也要根據檔案的特點來選擇相對應的設備。防盜設備也是一樣。
三、照明設備
檔案庫房中的照明與其他場所的照明要求不同,為了減少對檔案的損壞,檔案庫房中的照明亮度不需要太高,且光線要控制在對檔案沒有損害或損害很少。
根據《檔案館建筑設計規范》(JGJ25-2010)要求,檔案庫房內應防止日光直接攝入,避免紫外線對檔案的危害。比如白熾燈或燈管表面經過防紫外線處理的日光燈,人進燈開,人出燈關的自動控制不僅節能而且有助于檔案的安全保管。
四、檔案保護與修復設備
檔案保護與修復設備設備分為兩種,一是為了保護檔案原件,而將其遷移到其他載體過程中所需的設備,比如高速掃描儀,縮微拍照設備等;二是對破損檔案進行修復的必需設備,比如字跡顯示儀、檔案修裱機等。
檔案保管設備是否健全是檔案庫房建設的重要環境,直接影響檔案資源建設、檔案保管和檔案利用工作。隨著科學技術的發展,檔案保管設備的種類更加豐富多樣,更具現代化與專業化,為檔案的安全保管提供強有力的支持。
檔案庫房建設的要求
1.建筑設計和裝修:企業檔案室應選擇符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求的場所,并進行專門的建筑設計和裝修。其中,尤其需要注意地下室的防潮措施。
2.環境控制:需要根據不同檔案資料的儲存需要,對檔案室內的溫度、濕度、光線、空氣通風等因素進行調控。同時,需要選擇合適的材料和設備進行隔音、降噪等處理,以確保檔案資料得到良好的保存。
企業檔案室建設
3.安全措施:企業檔案室需要安裝符合標準的防火、防盜、防水系統,并建立完善的安全管理體系,確保檔案資料的安全性。
4.檔案管理系統:需要建立健全的如專久智能檔案管理系統,包括檔案編目、存儲、借閱、銷毀等環節的規范化管理,以便于檔案資料的管理和維護。
5.培訓和教育:需要對檔案管理人員進行培訓和教育,提高其檔案管理和維護能力,確保檔案資料得到有效管理和保護。
綜上所述,檔案庫房建設需要綜合考慮空間規劃、環境控制、安全防范、設備設施等方面的要點,確保檔案能夠長期保存、便捷查閱,并且做到信息安全可靠。只有通過科學規劃和嚴格執行相關標準,才能有效保障檔案管理工作的順利進行,為組織的發展提供有力支持。