文書檔案整理機構問題

　　文書檔案整理是組織管理和信息存儲的重要環節，良好的文書檔案整理標準規范不僅能夠提高工作效率，保障信息的完整性和準確性，還有助于提升組織形象，確保法律合規。下面中博奧小編將為您介紹文書檔案整理的一些標準規范：

　　文書檔案整理機構問題

　　1、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）

　　《歸檔文件整理規則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發布，國家檔案局對其進行了修改完善后，2015年10月25日再次發布，新標準于2016年6月1日開始實施。新發布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有標準主要有以下變化：

　　（1）標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2009進行了修改；

　　（2）將標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料；

　　（3）調整歸檔文件分類方法；

　　（4）增加歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；

　　（5）增加歸檔文件檔號結構和編制要求；

　　（6）將室編件號、館編件號統一為件號；

　　（7）在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

　　《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環節規范檔案工作。它是目前整理機關、事業單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。

　　歸檔文件整理規則DA/T 22-2015

　　2、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發布，2008年11月13日修改完善后再次發布，新標準于2009年5月1日開始實施。新發布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有標準主要有以下變化：

　　（1）標準的總體編排和結構按GB/T 1.1-2000進行了修改；

　　（2）增加了前言；

　　（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內目錄用紙尺寸；

　　（4）增加“歸檔號”為硬卷脊項目；

　　（5）調整檔號章項目，并增加檔號章的填寫要求。

　　《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要規定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內備考表的規格尺寸及相關類項的填寫要求，并規范了案卷各部分的排列格式。《文書檔案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規范要求，目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館（室）和文書處理部門應按此標準開展檔案工作。

　　3、《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）

　　《檔案著錄規則》是檔案整理的最重要的標準之一，它是建立統一的檔案檢索體系的基礎。無論是文書檔案，還是科技檔案，還是其他形式的檔案，在編制檔案目錄時都應遵循《檔案著錄規則》。《檔案著錄規則》于1985年5月10日以國家標準的形式發布，標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后，改為行業標準，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31號批準，1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化：

　　（1）本標準為行業標準。

　　（2）明確本標準適用于單份或一組文件，一卷或一組案卷為單元的著錄。

　　（3）刪除了叢編項、標準編號及有關記載項；將文本項改為稿本與文種項；將檔案館（室）代號項改為檔案館代號項；將載體類型標識項與載體形態項合并，改稱載體形態項；將附注項與提要項合并，改稱附注與提要項；將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調整；將第一責任者項與其他責任者項合并為責任說明項；變主題詞項為主題詞或關鍵詞項；增加文種項、電子文檔號項。

　　（4）調整了標識符“：”和“；”的使用范圍，增加了標識符號“，”和“???”，將起止連接符“~”并入“-”號。

　　（5）將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統一的格式，并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。

　　（6）對各項目著錄細則也做了一些修改和補充，列舉了引用標準的名稱，增加了例子，并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。

　　《檔案著錄規則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規范檔案著錄格式。檔案著錄時應以此標準為主要參考編制檔案目錄，為建立統一檔案檢索體系創造良好的條件。

　　綜上所述，良好的文書檔案整理標準規范是現代組織管理不可或缺的一環。通過遵循以上標準規范，可以確保文書檔案的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，降低管理風險，進而推動組織的持續發展。