蘭州檔案整理外包服務

　　具備專業知識和技能、遵守相關規定和標準：工作人員應具備檔案整理及數字化技術的基本知識，熟悉數字化設備的操作和維護，掌握相關軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業的相關標準規范，如參照《紙質檔案數字化規范》等文件，確保數字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　檔案整理及數字化

　　圖像處理、質量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數字化過程中的圖像質量、文件完整性、數據準確性等進行嚴格把關，確保數字化成果的質量。

　　數據存儲和管理、數據保密和權限控制：確保數字化后的檔案數據安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數據的安全性和可持續性；在檔案數字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權限控制，確保檔案數據的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監督，確保外包服務的質量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。

　　新手檔案員如何做好檔案整理工作

　　檔案工作的基礎是具備豐富的檔案資源，檔案資源來源于各部門形成的文件材料，收集好這些文件材料并經過規范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴格意義上來說，“整理檔案”的說法并不準確，檔案是具有保存價值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運轉完畢的文件材料經過規范化、系統化的整理，形成歸檔文件，移交入庫后才是檔案。

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認真學習《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機關文件材料歸檔范圍：

　　（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　　（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

　　（3）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

　　（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料（行政執法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　　（1）上級機關的文件材料中,普發性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　　（2）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　　（3）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　　（4）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　　（1）一般以文件形成日期為準；

　　（2）計劃、總結、預決算、統計報表、表彰等統一以文件的簽發日期判定所屬年度；

　　（3）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　　（1）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）應根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）的要求,結合各自的工作實際,制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　　（1）件內文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。

　　（2）歸檔文件的先后順序

　　①歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。

　　②歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

　　③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　　④會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁碼

　　（1）紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

　　（2）頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　（3）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、機構（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數為必填項。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　檔案整理工作內容

　　檔案整理是一個很寬泛的問題，必須縮小到具體的檔案種類上來敘述才具有實質性的意義。今天就以人事檔案為例為大家介紹一下檔案整理工作內容，請大家一起看過來吧。

　　首先對于人事檔案來說需要先按照國家頒布的相關條例對現有雜亂無章的檔案進行分類處理，我們一般是參照《干部人事檔案工作條例》來進行整理。按照標準分為十個大的類別，具體分類細則、檔案整理工作內容，大家可以查看上述提到的條例。

　　在進行分類之后需要對存在鐵釘、回形針等容易腐蝕紙張的雜物進行去除，同時對不符合規格的紙質材料進行裝裱為后續的裝訂打好基礎。

　　再有就是對分好類的材料進行排序和編寫類號、件號和頁號，注意不能出現問題，否則修改起來是非常麻煩的。

　　下一步是根據檔案的分類編寫目錄，這步可以通過專業軟件來實現或者用Excel表格編寫即可。最后將目錄打印出來后對整本檔案進行裝訂，放入專門的無酸檔案盒內就行了。

　　檔案整理的細節

　　眾所周知，檔案材料經過收集、鑒別之后需要進行整理。而檔案整理流程是對檔案材料循序漸進進行分類、排序、編目、技術加工、裝訂成卷，以及在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的。

　　看似簡單的檔案整理流程，實際操作中處處充滿著細節。首先將檔案材料分為十大類，每份材料分類都得仔細認真，稍微疏忽則可能分類錯誤。如新進員工鑒定類材料，如果僅僅只是一份對其工作表現的鑒定材料歸入3類，但如果涉及“同意轉正”這方面則歸入9-2類。其次是排序，分為時間順序和邏輯順序，其中5類、6類和8類是邏輯，其余是時間順序。一般8類遇到較少，因為少不常用，如果不留意可能就也錯誤按照時間排序了。

　　再是編號編目。編號記住有圖文及編號，正面右下角、反面左下角；編目則要準確無誤，避免錯別字，完成后進行校對。最后是裝訂，標準是A4紙型，大于需要折疊，過小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內容、以左下角對齊為準。