西安檔案整理外包服務

　　隨著社會的發展和進步，檔案管理對于各個行業都顯得尤為重要。然而，由于各種原因，很多企業和機構的檔案管理工作存在不完善和混亂的情況，因此很多人開始考慮將檔案整理外包給專業公司。那么檔案整理外包服務中有注意哪些事項？

　　1、選擇合適的檔案整理外包服務公司至關重要。檔案整理外包服務公司很多，選擇一家信譽良好、經驗豐富的公司非常重要。可以通過查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、與其進行面對面的溝通等方式來準確評估其專業水平和能力。

　　2、要明確自己的需求和目標。在將檔案整理外包給公司之前，需要明確自己的需求和目標，以及對整理后檔案的要求。例如，需要整理什么類型的檔案，是否需要數字化處理，是否需要建立檔案管理系統，通過明確需求和目標，可以更好地和外包服務公司進行溝通和合作，確保能夠滿足自己的需求。

　　3、確保與外包服務公司有良好的溝通和合作。在整個檔案整理外包的過程中，與服務公司的溝通和合作至關重要。要保持雙方的信息暢通，及時溝通和解決問題，確保整個項目能夠順利進行。

　　4、保護檔案的安全和隱私。檔案整理外包服務涉及大量的機密和敏感信息，因此要確保檔案的安全和隱私。在選擇合適的服務公司時，還要了解其相關的安全措施和隱私保護政策。可以和公司簽署保密協議，明確保護檔案安全和隱私的責任和義務。

　　5、進行監管和評估。在整個項目完成后，需要對外包服務進行監管和評估。可以評估其整理的效果和質量，了解整體的滿意度，以及與預期目標的差距。這樣可以為今后的檔案管理工作提供參考和借鑒，進一步提高檔案管理的效率和質量。

　　綜上所述，只有做到這些，才能確保檔案整理外包服務工作能夠順利進行，并達到預期的效果和目標。

　　檔案整理工作的重要性以及意義

　　剛剛開頭提到過，檔案管理工作的三大工作類型，檔案整理工作排在了中間，要知道，按現在的說法，中間的可是“C”位，也就是突出的那個，后續我會將他為什么那么突出？慢慢看。

　　（一）檔案整理可以保持檔案之間的聯系，實現檔案價值

　　不管是現在，還是將來，保存檔案的目的始終都是以及時地、系統地為社會各項事業提供有價值的信息，大到國家，小到企業，都離不開堅實的數據累計。

　　所以為了達到這一目的，提供的檔案就需要經過科學的整理，以此來明顯地反映出檔案的歷史特點以及價值，如果失去了科學的整理，那么下一步的研究也會充滿困難。

　　檔案整理工作的基本目的，也是把檔案變成體系，使其固定下來，為檔案的利用工作提供方便的條件。

　　（二）檔案整理工作是紐帶

　　檔案整理工作，不僅是為檔案的利用帶來方便的條件，而且也為整個檔案工作奠定了良好的基礎。在整個檔案管理的工作流程中，收集是起點，利用是目的，而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。

　　所以才說，檔案整理工作是突出的那一份工作，它還可以促進檔案收集工作，讓收集工作的質量進一步提升。

　　（三）檔案整理是實現現代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、現代化、智能化，而對于檔案工作來說，實現檔案管理工作的現代化就需要使用“檔案管理系統”，在使用這些系統之前，還需要對檔案進行數字化、信息化等等的操作。

　　而這一切一切的前提，就是需要檔案有一定的有機聯系，具有有序、集中等特性。這些特性也是檔案整理工作賦予的。所以檔案管理的現代化，需要以檔案整理為基礎。

　　檔案整理工作包括哪一些內容呢？

　　在正規條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業務部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對所接收的檔案在更大的范圍內進一步的系統整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對整理不善的檔案進行局部的調整，檔案館和檔案室對已整理入館，如實保存的檔案，經過管理、實踐的檢驗或專門的質量檢查，要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工，以提高整理的質量。

　　某些檔案材料由于保存的時間較長，其自身和檔案整理體系都會發生某些變化，也要對其進行相應的調整。對零散文件的整理，對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規范》的要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　　（1）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質底片、硬質底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產生的照片來分類；按內容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產品類型來分類。對于底片數量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　　（2）照片的分類

　　應在全宗內按保管期限——年度——問題進行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內容和表現形式，劃分為記錄性照片和藝術性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內容一卷，內容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號組成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張號、全宗號——保管期限代碼——張號。

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據需要增加項目。基本目錄的條目應按照片號排序