新余檔案整理數字化服務

　　紙質檔案的存放可能會因為年限過程而產生長霉發黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題，我們就需要把進行檔案數字化，讓材料以網絡化的形式有限延長原件的保存時間，實現檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數字化呢？檔案數字化就是指把檔案通過計算機掃描的方法把檔案紙質原件進行數字網絡化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類要求進行整理分類、排序、編目、著錄，然后再進行數字化。

　　在進行數字化時我們需要先對原紙質材料進行掃描，上傳到相應的系統；然后對已經上傳數字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；接著會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，我們才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目；

　　掛接完成之后我們還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對；接下來進行對紙質檔案進行分類和裝訂。最后在光盤或者硬盤中進行數字化的備份。數字化完成之后我們還需要對光盤進行檢查、數字化數據進行整體驗收，由技術人員將加工完并審核無誤的數據進行數據倒入相應的庫中。

　　檔案數字化能夠有效地延長我們紙質檔案的保存時間，檔案的數字化是一項嚴謹的工作，關注中博奧技術有限公司，了解更多檔案數字化信息。

　　新余檔案整理數字化加工方案

　　對于每個公司的人事部門來說都會涉及到檔案問題，目前國家大力倡導檔案數字化，方便信息化建設，所以對于公司來說就必須把檔案數字化提上日程。對于從事檔案工作的人來說，一份完整的檔案數字化方案是我們必須具備的，下面我們就一起來了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數字化數量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時間來完成此項工作。這樣在我們把目標確定之后才好倒推整個檔案數字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進行數字化，時間上有一個月的時間給我們。首先我們確定了這兩點信息，接下來我們還需要知道的是我們準備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規定的任務量，那總體的任務就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時間來進行復核檢查，這是因為每個人做事的細節多多少少都會存在差異，即使我們事前進行過統一的培訓也會存在，不可避免。同時復核也是我們發現問題解決問題的最好途徑，復核可以通過人工和系統來進行，避免出錯。

　　當然，如果您的公司因為配備專業的檔案人員或者工作繁忙無法抽調足夠的人手來進行檔案數字化，那也可以將此項工作外包給專業的檔案公司來處理，讓專業人來處理專業事。

　　新余檔案整理數字化機構怎么選

　　從事檔案工作的小伙伴們都知道檔案的復雜性，從檔案的分類中就可窺見一二，除了傳統的紙質檔案之外，還增加了電子檔案。目前的檔案分類為了文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；專業檔案；音響檔案；業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案、實物檔案及其他。

　　每一類檔案都有自己的整理和保管方法。為了提高工作效率，有些單位就選擇了向第三方購買服務的方式，幫助自己處理一些諸如檔案整理、數字化的問題，那你知道如何選擇靠譜的檔案整理機構嗎？

　　首先，不論是選擇檔案整理公司也好還是其他類型的服務公司也好，都是要具備相關資質的，比如說公司的營業執照經營范圍需要包含諸如檔案整理、檔案數字化等服務內容，還有向行業的一些特定資格要求，如檔案中介服務備案證書等等。只有具備了這些基本的資質才可以開展相關服務，否則就沒有了法律的保障，自然就不用去選擇了。

　　其次，一家好的檔案整理機構一定是了解行業的相關法律法規，比如《檔案法》、《機關檔案管理規定》以及一些特定的規范等等。只有精通了本行業的法律法規，做起業務來才能有理論指導，才不會出現偏差。所以我們在尋找檔案整理機構的時候通過溝通就能確定這家單位是不是專業的服務公司了。

　　最后，一家專業靠譜的檔案整理機構，不管從硬軟件設備還是服務業績都應該是滿足檔案行業的需求的。就人事檔案來講就會涉及到檔案用具、檔案加工系統、裝訂機等各類硬軟件設備，然后服務過的企業同樣是越多越好，因為類似業績多才會總結出可能會出現的問題并及時提供解決方案。

　　以上就是選擇專業檔案管理機構的方法，如果您還有更多關于檔案方面的問題，可以在官網上跟我們留言討論。

　　新余檔案整理數字化好處

　　企業的檔案匯集著豐富的、大量的各方面的知識，所以檔案的整理工作變得非常繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用計算機、掃描儀等設備手段整理檔案，實現檔案數字化管理則可以獲得事半功倍的效果。

　　一是降低企業經營成本。過去一直使用粗放型模式來管理檔案，也就是增加辦公人員和辦公費用解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案讓傳統的以紙質為載體的檔案信息轉化為機讀檔案，不僅節約了日常保管維護費用，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二是提高辦公效率。檔案數字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織人事部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。在檔案數字化之后就可以及時的提供詳細的數據，為領導決策提供服務。

　　三是增強檔案原件保護。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案進行檔案數字化管理后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　根據檔案管理新《條例》，可以明確檔案數字化建設是構建檔案管理工作的新的發展需求與工作要點，會加強檔案信息的資源規劃利用，對于檔案信息的收集工作也是有作用的。比如所屬綜合檔案之一的文書檔案，通過開展檔案數字化建設，完成電子載體檔案體系的搭建，對于檔案資料的查詢工作的開展可以得到有效的提升。

　　除此之外，對于檔案管理工作在日常工作中接觸較多的人事檔案，因為其檔案類別的特性，需要持續完成檔案材料的收集與檔案信息的搭建，所以通過檔案數字化加工，可以通過對電子載體的監管更快速、便捷的完成人事檔案資料的持續更新收集與檔案信息的借閱查詢與利用工作。

　　檔案數字化優勢多多，做好檔案數字化工作，建立安全的檔案數字化管理體系，是當下開展檔案管理工作的優選之一！