天津基建檔案整理外包公司

　　基建檔案整理應遵循基建文件材料的自然形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，充分尊重和利用原有的整理基礎，便于保管和提供利用。

       基建檔案的整理就是對文件材料進行組卷、排列、編目、裝訂，使之有序化和系統化的過程。基建檔案整理工作是基建檔案歸檔工作的前提和基礎，是基建檔案館（室）的一項基礎業務工作之一，也是基建檔案人員的基本專業技能。

　　（一）基建檔案整理的工作內容

　　從基建檔案整理工作的步驟來看，它主要包括兩個方面的內容：基建檔案的系統整理和科學編目。

　　系統整理，是對基建檔案進行合理分類、有序排列，使之條理化和系統化，從而反映基建檔案的自然形成規律，保持基建檔案內在的有機聯系。其具體工作內容有：分類、組卷和排列。

　　科學編目，就是通過一定的形式，按照一定的要求，正確地固定系統整理的成果，準確地提示基建檔案的內容和成分。其具體工作內容有：卷內文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。

　　整理和編目是基建檔案整個整理工作相互聯系、不可缺少的兩個方面。

　　（二）基建檔案整理工作的意義

　　基建檔案整理工作是基建檔案業務工作的中心環節，在基建檔案整個管理工作中具有十分重要的意義。

　　數量龐大的基建檔案材料，如不進行科學規范的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯系組合起來，就不能充分體現基建檔案的特點，就會影響以至失去基建檔案的利用價值。只有把基建檔案組成合理化的體系，才能客觀地反映各種基建活動的本來面貌，便于系統地查考研究。

　　所以，做好整理工作是基建檔案利用、開放，發揮基建檔案作用的一項重要而必須的前提條件。同時，優化基建檔案整理工作，可以促進基建檔案工作各個環節的良性運行和協調發展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量，促進其改善和提高。

　　基建檔案經過整理，為全面鑒定檔案的價值和建立計算機檢索系統奠定科學基礎，還能為檔案的保護、統計、檢查工作提供基本的單位和完整的體系，便于維護基建檔案的完整和安全。

　　所以，基建檔案整理工作是開發基建檔案信息資源的重要基礎，整理工作科學化、標準化水平的提高，對于基建檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。

　　基建檔案整理如何保證質量

　　基建檔案整理是基建工程的重要組成部分，它記錄了工程建設的全過程，包括規劃、設計、施工、驗收等各個階段的重要信息。因此，基建檔案的整理需要嚴格按照相關規定和標準進行，以確保檔案的完整性、準確性和可用性。以下是一些保證基建檔案整理質量的建議。

　　1.建立完善的檔案管理制度：為了保證基建檔案整理的質量，需要建立完善的檔案管理制度，明確檔案管理的職責、流程和要求。

　　2.加強檔案整理人員的培訓：檔案整理人員需要具備一定的專業知識和技能，因此需要加強對他們的培訓，提高他們的業務水平和工作能力。

　　3.確保檔案的完整性和準確性：在基建工程建設過程中，需要及時收集各類檔案資料，并按照規定進行整理和分類，確保檔案的完整性和準確性。

　　4.采用現代化的檔案管理手段：為了提高基建檔案整理的效率和質量，可以采用現代化的檔案管理手段，如電子檔案管理系統等。

　　5.加強檔案的安全保護：基建檔案是工程建設的重要歷史記錄，需要加強檔案的安全保護，防止檔案的丟失、損壞和泄露。

　　總之，基建檔案整理是基建工程管理的重要組成部分，需要建立完善的管理制度，加強人員培訓，確保檔案的完整性和準確性，采用現代化的管理手段，加強安全保護，以保證基建檔案整理的質量。只有這樣，才能為基建工程的管理和決策提供可靠的依據。

　　基建檔案整理流程

　　基建檔案是指基建項目在立項、設計、施工、竣工等各個階段所形成的各種文件材料。這些文件材料不僅記錄了基建項目的歷史和現狀，還反映了該項目的整體規劃和未來發展，對于后續的維護和管理具有重要意義。

　　一、基建檔案的意義和作用

　　記錄歷史：基建檔案是對基建項目整個生命周期的記錄，包括項目的立項、設計、施工、竣工等各個階段。這些檔案文件可以作為歷史資料，為今后的維護和管理提供參考。

　　決策依據：基建檔案可以作為決策的依據，為項目改造、擴建等提供詳細的技術資料和數據支持。同時，這些檔案也可以為類似項目的規劃和設計提供參考。

　　維護和管理：基建檔案可以為項目的維護和管理提供依據和支持。在項目運行過程中，一旦出現故障或問題，可以通過查閱基建檔案迅速找到問題所在并采取相應措施。

　　法律憑證：基建檔案還可以作為法律憑證，為項目糾紛和處理提供證據和支持。例如，在涉及到土地糾紛、工程質量等問題時，基建檔案可以發揮重要作用。

　　二、基建檔案的分類和組成

　　工程準備階段文件：包括項目建議書、可行性研究報告、選址報告、用地申請文件等。

　　施工文件：包括施工圖紙、施工計劃、施工記錄、驗收報告等。

　　竣工文件：包括竣工圖紙、竣工報告、質量評估報告等。

　　其他文件：包括合同、招投標文件、財務文件、人員管理文件等。

　　三、基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機構：建立專門的檔案管理機構，負責基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項目相關的所有文件材料。這些文件可能包括工程計劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗收報告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續的整理工作。

　　分類和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項目的不同階段或主題進行分類。例如，可以分為項目前期文件、施工文件、驗收文件等。分類后，將每一類別的文件進行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號和標識：為每個文件分配一個唯一的編號，以便快速識別和檢索。編號可以包括項目名稱、階段、序號等信息。同時，為每個文件添加必要的標題和描述，以便了解文件的內容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項目的進展順序或邏輯關系，對已歸檔的文件進行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續的查閱和使用。

　　編寫檔案目錄：為每個歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱、編號、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內容和結構。

　　備份和電子化：對基建檔案進行備份，以防文件丟失或損壞。同時，考慮將檔案進行電子化處理，方便遠程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對基建檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。如果發現有缺失或錯誤，及時進行補充和更正。

　　維護和使用：維護基建檔案的安全和保密性，確保只有授權人員可以訪問。同時，建立合理的使用制度，規范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對基建檔案進行整理和清理，去除過期或不再需要的文件，以節省存儲空間和提高查閱效率。

　　培訓和教育：對參與基建檔案管理的人員進行培訓和教育，提高他們的檔案管理意識和技能水平。同時，加強相關人員對基建檔案重要性的認識，提高檔案管理的整體水平。

　　基建檔案整理的要求

　　一、工程資料管理

　　1、工程資料的管理工作，實行技術負責人負責制，逐級建立健全相關人員崗位責任制，并配備專人負責施工資料的收集、整理和匯總等工作。

　　2、工程資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按立卷要求歸類，文本應以打印為主。紙面載體幅面為A4，用紙應韌力大，耐久性強（40g以上）。若手工書寫必須用藍黑或碳素墨水。書寫認真，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，有關責任方應簽字蓋章。

　　3、項目部必須配有專職資料員。資料員必須經過培訓取得上崗證后持證上崗。資料員應相對穩定，不宜經常調動。

　　4、項目部資料員定期對單位工程資料進行收集、整理，根據建設單位、監理單位、監督部門的要求將各部分資料整理相應的份數，待交工后報送相關單位。其中必須將一份原件資料按檔案館的工程竣工檔案編制規定及編制順序的要求進行整理，一份全套工程施工資料待交工后移交工程管理處檔案室存檔。

　　5、公司工程管理處每月定期檢查、不定期抽查項目部工程資料。項目部每月對單位工程資料進行檢查，并做好自查自糾記錄，出簡報反映檢查結果。對未能進行現場糾正的問題下發整改通知單，要求工程組按要求限期整改，并對整改情況進行驗證，整個檢查整改過程必須留有記錄。

　　6、項目部承建的工程，對涉及結構安全的試塊、試件和材料必須實行見證取樣和送檢，見證取樣送檢比例和常規檢驗試驗比例分別占全部應取樣數量的30％和70％。

　　7、開工前，公司工程管理處要求項目部負責編制單位工程檢驗計劃，與科技檢測中心簽訂《委托檢驗協議書》，經公司總工審批后執行，業主和質監機構指定時，應有書面通知書。

　　二、工程檔案管理

　　1、工程資料歸檔規定

　　（1）凡各項目部新建、改建、擴建的工業與民用建筑、建筑設備安裝和裝飾裝修工程，其工程資料均應交公司工程管理處檔案室歸檔。投資額在３０萬元或在建筑面積３００平方米及其以上的工程資料還必須交當地檔案館存檔。

　　（2）工程文件的立卷分類應符合地方標準DB64/266-2003《建筑工程資料管理規程》的要求。

　　2、歸檔文件的質量要求

　　（1）歸檔的工程文件應盡可能保證為原件，必須保證為原件的有以下內容：

　　a）竣工圖、工程中標通知書、施工承包合同，各種物資材料進場合格證、檢測報告、復試報告等。

　　b）單位工程質量竣工驗收記錄、單位工程質量控制資料核查記錄、單位工程安全和功能檢驗核查資料及主要功能抽查記錄。單位工程觀感質量檢查記錄。

　　c）分部、分項、檢驗批施工質量驗收資料。

　　d）竣工驗收備案資料或竣工驗收證明書。

　　（2）工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

　　（3）工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

　　（4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

　　（5）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

　　（6）卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面應采用70ｇ以上白色書寫紙制作，統一采用Ａ４幅面。

　　3、立卷的原則和方法

　　（1）立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。

　　（2）一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。施工文件可按單位工程、專業、分部工程、階段等組卷。

　　（3）竣工圖可按單位工程、專業等組卷。所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。