數字化檔案掃描服務

　　數字化檔案掃描服務，紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份和成果管理。企業部門想要做好檔案數字化掃描工作，需要充分準備好前、中、后三個階段。

　　一、掃描前期準備

　　1.檔案接收：對檔案進行詳細登記，確保數量無誤，與客戶進行書面交接并簽字確認。

　　2.檔案整理準備：熟練掌握各階段檔案整理規則，包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼編寫等。

　　3.設備準備：配備適當的場所和安全系統，如消防系統和門禁、防盜、視頻監控等。同時，準備計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質等設備，以及相應的軟件系統支撐。

　　4.人員準備：檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識，制定實施方案，成立檔案數字化工作領導小組，要求責任心強，細心細致。

　　5.管理制度的完善：制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》、《數字化工作流程》等，并在紙質檔案數字化工作過程中嚴格執行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作：將紙質檔案放入掃描儀進行掃描，注意設置掃描方式、色彩模式、分辨率和圖像存儲格式。

　　2.圖像存儲：通常存儲的格式為JPG，掃描分辨率應為300dpi以上。

　　3.圖像處理：完成圖像拼接、去污、裁邊、旋轉和糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　1.圖像檢查：檢查人員要掌握紙質檔案數字化加工的標準要求，認真負責地進行檢查，發現問題必須進行修改。

　　2.數據對接檢查：檢查目錄與圖像及數字化副本是否一一對應，發現問題必須重新修改完善。

　　3.數據存儲：存儲內容包括檔案圖像、目錄數據和相關說明文件等，按照數字檔案管理系統的設計模板建立存儲結構，并提供完整的項目檔案元數據。

　　4.數據移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，包括驗收和辦理交接手續，由檔案管理部門進行驗收并蓋章確認，標明工作圓滿完成。

　　檔案數字化掃描要求

　　檔案數字化掃描要求主要包括以下幾個方面：

　　圖像質量：要求掃描圖像具有較高的清晰度和對比度，文字字符必須清晰可見，圖片色彩要自然逼真；

　　分辨率：掃描分辨率一般要求至少為300dpi（每英寸點數），部分特殊檔案如古籍、照片等可能要求更高的分辨率；

　　文件格式：常用的文件格式有PDF、JPG、TIF等，可以根據需求選擇合適格式，保證文件質量和可讀性；

　　掃描范圍：嚴格按照檔案管理相關規定，確保掃描范圍涵蓋所有需要數字化的頁面；

　　文檔保護：在整個掃描過程中要注意保護原稿不受損壞，避免直接接觸原稿表面，保持掃描環境清潔干燥；

　　標注說明：對掃描過程中的特殊情況（如破損、缺失等）做出標記和說明，便于后續處理。

　　檔案數字化掃描注意事項

　　檔案掃描是檔案數字化加工的重要環節，需要根據紙質檔案的實際情況、數字化目的、規模和存儲條件等因素選擇適當的掃描設備，并進行參數的設置和調整。以下是關于檔案掃描的一些建議：

　　1、掃描設備的選擇應注重對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化處理。

　　2、對于超出掃描儀尺寸的檔案，可以采用更大幅面的掃描儀進行掃描，或者使用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接。在分幅掃描時，相鄰圖像之間應保留足夠的重疊部分，并使用標板等方式明確說明分幅方法。如果后期采用軟件自動拼接的方式，建議重疊尺寸不小于單幅圖像對應原件尺寸的三分之一。

　　3、對于非常珍貴且尺寸不規則的檔案，為了方便直觀地顯示原件大小，可以使用標板、標尺等方式標識原件大小等信息。

　　4、定期維護和保養所使用的掃描設備，遵循相關設備的使用規律。

　　5、為最大限度地保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，建議全部采用彩色模式進行掃描。對于頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，也應采用彩色模式進行掃描。對于頁面為黑白兩色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可以選擇黑白二值模式進行掃描。對于頁面為黑白兩色但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可以選擇灰度模式進行掃描。

　　6、掃描分辨率的選擇應保證掃描后的圖像清晰、完整，并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。建議掃描分辨率不小于200 dpi。如果文字偏小、密集或清晰度較差，建議掃描分辨率不小于300 dpi。如果有計算機輸出縮微攝影、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可以根據需要調整掃描分辨率。

　　7、紙質檔案數字圖像的長期保存格式應為通用格式，如TIFF、JPEG或JPEG2000等。圖像壓縮率的選擇可以根據實際應用需求而定。當紙質檔案數字圖像用于利用時，還可以從網絡瀏覽速度、易操作性和存儲空間占用等方面綜合考慮，將圖像轉換為OFD、PIDF等其他格式。同一批檔案應采用相同的存儲格式。

　　8、圖像命名應以檔號為基礎進行命名，確保命名的唯一性。建議將數字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合進行命名。如果數字圖像確實需要存儲為多頁文件，可以使用該檔案的檔號進行命名。同時，科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。

　　9、如果需要對數字圖像進行裁邊處理，應在距離頁邊最外延至少2mm~3mm處裁剪圖像。

　　10、如果需要對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水遺、污點、裝訂孔等痕跡。

　　11、對數字圖像的質量進行檢查，包括完整性、清晰度和失真度等方面。如果發現有問題，應及時重新掃描。對于漏掃、重掃、多掃等情況，也應及時改正。同時，檢查數字圖像的排列順序是否與檔案原件一致，如果不一致，應及時進行調整。此外，還需要對數字圖像的拼接、旋轉、糾偏、裁邊和去污等處理情況進行檢查，如果不符合要求，應重新進行處理。

　　12、通過相關軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，實現目錄數據與數字圖像的關聯。逐條檢查掛接結果的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性以及數字圖像是否能正常打開等

　　檔案數字化掃描范圍規定有哪些內容和要求？

　　檔案數字化掃描范圍規定是指對于進行數字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規定和界定。這些規定通常由相關機構、法律法規、政府文件和指南、行業標準以及最佳實踐等制定，并用于指導數字化掃描的實施。

　　檔案數字化掃描范圍規定包括以下內容和要求：

　　1、掃描對象：規定了可以進行數字化掃描的具體檔案對象，如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。

　　2、檔案類型：規定了可以進行數字化掃描的檔案類型，如紙質檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　3、檔案來源：規定了數字化掃描適用的檔案來源，如機構內部產生的檔案、外部機構提供的檔案、個人捐贈的檔案等。

　　4、數字化要求：規定了數字化掃描的具體技術要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規則等。

　　5、鑒定標準：規定了檔案是否適合進行數字化掃描的鑒定標準，如檔案的保存狀態、材質特性、保密性要求等。

　　6、政府文件和指南：政府機構可能發布文件或指南，提供有關檔案數字化掃描的準則和要求。這些文件可以包括掃描標準、數據安全要求、檔案分類規范等內容。

　　7、法律法規：某些國家或地區可能有特定的法律法規，明確了檔案數字化掃描的范圍和要求。這些法律法規可以包括檔案管理法、數字化檔案法、隱私保護法等。

　　8、行業標準和最佳實踐：專業機構或組織可能制定了與檔案數字化掃描相關的行業標準和最佳實踐。這些標準可以提供關于掃描設備、圖像質量、元數據描述等方面的指導。

　　9、其他限制條件：規定了數字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權要求等。

　　總之，檔案數字化掃描范圍規定為檔案數字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準則，以確保利用專久智能檔案管理系統進行數字化掃描時符合相關要求，保護檔案的完整性、可訪問性和安全性，幫助機構和個人在數字化檔案管理中明確目標、規劃程序并進行操作。