規范檔案管理提高檔案利用

　　規范檔案管理就是為混亂無序的檔案建立一套完整的檔案整理和管理的機制，能夠將檔案變的有序、合理，給檔案內部之間建立合適的聯系，以便保障檔案的完整性，為檔案管理提供一些便利，提高檔案的利用率。

　　怎么樣將檔案進行有效的管理？

　　規范檔案管理首先需要將檔案進行整理，整理成方便高效管理的樣式，如數字化加工等。下面是整理數字化檔案的步驟：

　　1、將檔案搜集到一起，挑選出有保存價值的檔案。在規范檔案管理開始時，便要將檔案進行有效的區分，為了能夠在后期可以合理的管理這些檔案，需要將無用的檔案去除掉，以免增加檔案管理的負擔。將有用的檔案資料聚集到一起。

　　2、給檔案分類。按照客戶的需求或者按照檔案整理分類的一般原則如時間、地點、級別、敏感性等進行分類。這涉及到檔案整理的基礎知識，需要檔案整理人員了解所整理的檔案的類型。給檔案進行分類，也是后期為高效運用檔案提供便利。

　　3、給檔案編碼排序。依據檔案內部的聯系，給檔案編寫頁碼和目錄，編碼就是給檔案內部的一個排序，編寫目錄就是建立一個大的檢索框架。給其建立一個有效的檢索渠道，保障檔案后期能夠快速的檢索到所需要的內容。

　　4、掃描整理檔案。將所有整理好的檔案進行掃描，掃描前，要選擇合適的設備，避免在掃描時對檔案原件造成損壞。掃描后的數據需要儲存在合適的設備里，保障檔案數據的安全。

　　同時，在工作時檔案整理數字化加工人員必須要遵守檔案掃描加工的規范，不可攜帶任何與工作無關的設備進入檔案掃描加工場所。

　　5、核對檔案數據。為了保障檔案的數據掃描的完整性，應該將檔案掃描后的數據進行核查，對于缺掃、漏掃的要及時的進行修復和整理。對于圖像、圖表掃描的有畸變的可以利用里的圖像處理技術進行修復處理。要確保檔案掃描的質量，為客戶提供更加優質的服務。

　　6、系統對接。將掃描完成后的檔案數據對接到檔案管理系統之上，保障檔案掃描的數據能夠通過電子管理系統實現檔案的高效檢索和利用。對接系統之后，可以為客戶演示系統的使用方式，方便后期客戶能夠快速地實現對檔案的檢索和利用。

　　7、檔案的裝訂和入庫。依據客戶要求，將檔案掃描后的數據進行備份，對檔案原件進行整理，在客戶核查驗收檔案掃描數據沒有問題之后，可以將檔案移交給相關負責人。

　　總之，規范檔案管理最重要的就是將檔案進行有效的整理。有序化、合理化的管理可以更加高效的檢索到檔案的信息，為檔案管理人員提供便利，提升檔案的利用率。

　　規范檔案管理提高檔案的利用價值有什么建議？

　　規范檔案管理除了將檔案進行有效的數字化加工之外，還可以采取其他的一些措施。

　　1、建立檔案管理機制。檔案管理在歷史上延續了很久，但是檔案管理的制度規范還有待健全，在數字化發展的今天，檔案管理的形式發生了一些變化，需要加快完善有關檔案管理的制度規范，為檔案管理提供一些制度上的支持。

　　2、優化檔案管理人員結構。對于檔案管理，在過去可能會有一些人員的冗余，加之檔案管理的制度不夠完善和健全，管理的組織結構內部權責不夠分明，這給有效的管理檔案增加了很多的困難。規范檔案管理可以逐步的優化管理結構。

　　3、更新檔案管理的設備。檔案管理如何規范且高效的運行，更新檔案管理的使用的設備也是一個提升管理的效率的方式。采用一些更加先進的設備，運行速度會提升，檔案管理系統查詢使用起來的速度也會相應的提升。

　　4、加強對檔案管理者的培訓。在不斷優化人員的過程中，還需要不斷的加強對工作人員的培訓，讓他們了解更多有關檔案的知識，學會更多檔案管理的方式。檔案管理人員知識能力的不斷提升也是提高有效管理檔案的一種方式。

　　總之，規范檔案管理的方式有很多，為了提升檔案的利用，可以從多個角度進行延伸拓展。不斷地優化升級檔案管理的內部結構，是一個從自身內部改變的方式。