規范檔案資料管理

　　規范檔案資料的管理，是將無序、混亂的檔案資料進行有序化的梳理，對檔案進行加以整理、規范，分類保存，使檔案管理更加方便。規范檔案資料的管理一般會選擇專業的檔案整理公司進行整理，目前，規范檔案整理的方式已經發展到數字化的階段。檔案整理數字化也是時代發展的必然趨勢。

　　規范檔案資料管理的具體流程：

　　1、確定需要整理檔案的范圍，將檔案資料收集到一起。規范檔案資料管理需要將所有需要整理的檔案收集到一起，然后將檔案進行清點，挑選出有保存價值的檔案，減少后期人員在查找檔案時的負擔。

　　2、檔案出庫。將有價值的檔案交給檔案整理人員，在清點之后，核對檔案數量，然后將檔案轉移到一個安全的工作環境當中。同時，在轉移檔案時。要保證檔案的安全，避免在挪動時檔案有丟失的情況發生。

　　3、將檔案分類整理。這就需要檔案整理人員了解并掌握一定的檔案整理分類的知識，了解檔案的大致類型，根據客戶需求，或者按照檔案整理分類的一般規則進行分類。檔案整理人員要盡可能的熟悉檔案分類的方式，以便后期可以準確的編碼編目。

　　4、給檔案編寫頁碼和目錄。規范檔案管理重要的就是使整個檔案都在一個大的分類體系里，能夠通過一定的標準可以快速的查詢到所需要的檔案資料。編寫頁碼和目錄需要依據一定的檔案內部的邏輯，給檔案內容進行排序，這樣方便后期的檔案管理員的查找。編寫目錄更是要依據一定的檔案規范原則，這樣才能更好的通過目錄進行快速的檢索。

　　5、檔案掃描數字化。檔案的整理歷史是相當長的。人們整理檔案的目的不僅是為了更好的管理檔案，還是為了將有價值的檔案資料延續下去。檔案掃描數字化就死檔案整理發展到現階段的一個具體形式。采用更加先進的設備對檔案進行掃描。將掃描的數據進行處理，確保檔案掃描的質量。

　　6、檔案掃描數據核對和儲存。檔案掃描后的數據需要再次的核對，掃描的數據中有模糊，不清楚的，圖表有畸變的需要重新掃描或者修復。要保證檔案掃描的數據與檔案原件內容是一致的。這樣在后期才能，提升數字化檔案的利用率，減少對檔案原件的查看，更好的保護檔案原件。

　　7、數據對接。將掃描處理過的檔案數據儲存在一定的介質里，然后將數據對接到檔案管理系統之上，這樣才能更好的通過電子設備實現對檔案資料的高效檢索和使用。

　　8、將檔案原件整理、裝訂、入庫。檔案數據在對接到檔案管理系統之后，進行備份。將檔案原件進整理裝訂。在檔案管理人員核對之后，可以將檔案移交入庫。

　　總之，規范檔案資料管理要將檔案進行有序化、有效的梳理。這樣才能將檔案高效的管理和應用。檔案規范化的流程便是以上講述的這樣。不同的檔案規范整理公司可能會有一些不同，但是大致的流程便是這樣。

　　規范檔案資料管理的意義有什么？

　　規范檔案管理是時代發展到現階段的一個趨勢，在歷史上檔案管理的制度不斷的在完善，發展到今天，規范檔案資料的管理更加的科技化、現代化、智能化。其意義是非常的深遠的。

　　1、規范檔案資料管理可以提升檔案工作人員的工作效率。相比于傳統載體的紙質檔案管理，數字化的檔案管理方式，已經便捷了很多。利用檔案管理系統便可以實現檔案的異時異地的利用，還能通過電子檔案管理系統實現檔案內容的建檔、存檔、用檔等，極大的提升了檔案管理的效率。

　　2、規范檔案資料管理可以更好的延續和傳播檔案文化。規范檔案資料的管理，可以更好的開發和利用檔案文化資源，有助于為學者、研究者等提供較為完整的檔案資料。這可以更好的將檔案資料內容延續下去。

　　3、規范檔案資料管理可以更好保存檔案資料。規范檔案資料的管理，將其進行數字化的加工，可以進行無限的備份，不同擔心因為環境、濕度等變化造成檔案的破損和丟失。可以更好的保護檔案。

　　4、規范檔案資料管理可以促進經濟的發展和進步。規范檔案資料的管理可以開發檔案文化產業，更好的將檔案資料利用起來，文化資源的充分調動可以帶動經濟的發展。

　　總之，規范檔案資料的管理意義是非常之廣泛，在當下也是不可避免的一個趨勢。