檔案數字化掃描材料有黑洞

　　檔案數字化掃描材料有黑洞

　　黑洞可能是由于以下原因之一導致的：

　　1.檔案本身存在缺頁或破損，導致掃描時漏掉部分內容。

　　2.掃描設備不良或操作不當，導致掃描出現空白、模糊等情況。

　　3.被掃描的文件紙張過薄或顏色太淺，導致掃描結果不佳。

　　4.文件中存在涂改或水印等不良影響，導致掃描效果不理想。

　　若遇到這種情況，可以嘗試以下解決方案：

　　1.對于缺頁或破損的檔案，可以修復和補全后再進行掃描；

　　2.對于掃描設備不良或操作不當造成的問題，可以更換設備或重新進行操作；

　　3.對于紙張過薄或顏色過淺的文件，可以調整掃描參數或使用更高質量的掃描設備；

　　4.對于涂改或水印等不良影響，可以嘗試使用圖像處理軟件進行修復。

　　檔案數字化管理建設中存在的問題及對策

　　檔案數字化管理建設中存在的問題及對策

　　企業檔案信息化管理是一項涉及多方面的復雜工程，為此，我們需要采取相應措施加強企業檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎上，應用相應的對策措施做好應對，以促進檔案管理信息化的發展。

　　1檔案信息化管理存在的問題

　　1.1企業對檔案信息化建設重視度不夠

　　檔案管理系統建設是一項復雜的系統工程，成本較高，因此，大中型企業的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業的技術人才和健全的管理機制。許多企業將資金投入到設備改造、工程建設中，但檔案信息化建設卻嚴重滯后。

　　1.2落后的檔案管理模式

　　我國檔案信息化建設始于20世紀80年代末，目前，紙質檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經不適用于當前電子檔案的管理，而大中企業的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導致一部分檔案流失、失密。

　　1.3電子檔案的安全防護不夠嚴密

　　網絡的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設的同時，搞好檔案信息網絡系統的安全已成為一項重要的課題。

　　2企業檔案管理信息化的基本內容

　　企業檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。

　　2.1實現檔案信息的數字化

　　檔案信息的數字化是整個檔案信息化管理的基礎，其他一切環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。

　　企業要以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設，即一方面要把以前形成的傳統檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。

　　2.2實現檔案信息利用的網絡化

　　檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主，借閱者通過網絡提交借閱申請，檔案管理員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯系，這對部門之間相距較遠的企業來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

　　2.3實現檢索的自動化

　　傳統檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當檔案的數量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現多角度檢索，是傳統檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網絡實現。

　　3加強企業檔案信息化管理的對策措施

　　3.1建立符合信息化要求的檔案管理系統

　　在大中型企業管理中，建立與企業有關管理系統相銜接的檔案管理系統是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統應具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現紙質檔案管理中各流程的銜接，滿足企業文檔一體化管理的需要。在此基礎上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。

　　3.2加強對企業電子文件和檔案的管理

　　電子文件歸檔的組織管理要以企業電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。

　　3.3重視培養檔案信息化管理人才

　　檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養一批復合型的人才。

　　首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業，檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數量龐大而復雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。

　　因此，理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業務技能的一個重要手段。因此，企業要加強檔案人員信息化技術的培訓，使其熟練地使用檔案管理系統。檔案人員的計算機數據錄入知識雖已普及，但是在運用網絡、管理軟件的使用操作以及數據庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統能平穩、正常運行的基礎和保證。

　　3.4檔案信息網絡要有足夠的安全防護

　　大中型企業的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網絡，建網時就應實行物理隔離，保證網絡的基本安全。同時，要建立檔案信息網絡的安全管理制度，從根本上保障系統的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統，并針對主機內核采取加固防護措施。

　　實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權者違規操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案信息網絡建設的規章制度。

　　3.5信息共享

　　在現代社會激烈的市場競爭中，企業要生存、發展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業內部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。

　　在世界范圍內要求“信息資源共享”的趨勢下，企業檔案信息化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業各部門間的互聯合作，注重檔案信息的整合，優化企業檔案信息資源的布局，以整體優勢實現信息資源共享。這是企業高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內容。

　　在新的歷史時代要求下，企業檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業全方位管理的檔案思想，將優化組合企業各部門的信息資源，構建企業內一體化信息管理作為發展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業檔案信息化管理的快速發展，最終實現信息資源共享的建設目標。

　　這也正符合國家在信息化建設重要發展時期提出的“統籌規劃，國家主導；統一標準，聯合建設；互聯互通，資源共享”信息政策。

　　企業檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學科知識、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程。為促進企業檔案信息化管理的健康發展，各企業必須充分認識到企業檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。

　　在實施企業檔案信息化管理進程中，要科學決策、統籌兼顧、循序漸進、加強協調，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發揮企業檔案信息資源的效能，為企業提供有效服務，切實落實企業檔案的信息化管理。

　　什么是檔案數字化

　　檔案數字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等過程實現全生命周期的自動化管理。

　　檔案數字化掃描材料有黑洞

　　1、檔案收集：按照檔案形成的規律，把各企業單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

　　2、檔案整理：根據不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規范化處理。

　　3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統歸檔，采用中博奧檔案管理系統，分類保管檔案。

　　檔案數字化掃描材料有黑洞

　　4、歸檔入庫：根據國家檔案分類要求標準，建立標準檔案分類，進行歸檔。

　　5、檔案利用：通過中博奧檔案管理系統的借閱手續，是檔案資料直接可以為各企業單位提供檔案利用服務工作。

　　6、檔案統計：運用中博奧統計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

　　7、檔案鑒定：利用系統甄別檔案文件的現實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。

　　8、檔案銷毀：根據不同年限檔案、不具有保存價值的檔案，在系統上導出目錄，將相對應的檔案消除或銷毀。

　　利用中博奧檔案管理系統，一款專業的檔案管理軟件，中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于各類檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時還適用于自動化辦公應用。基本上一個軟件就能夠滿足一個企業當中，不同人員的辦公需求。

　　什么是檔案數字化？

　　檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

　　檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

　　檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

　　數字化檔案管理相較于傳統檔案而言，在提升經濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用。

　　檔案數字化工作流程是怎樣的？

　　檔案數字化加工流程

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數量，數量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現場。

　　目錄數據準備

　　按照各類檔案整理規定的要求，在檔案管理系統著錄目錄數據。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等，應進行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　頁面修整

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，褶皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　　（1）根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描。

　　（2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　　（1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　　（2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　　（3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　（4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。

　　掃描分辨率

　　（1）掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數據質量檢查

　　（1）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　（2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　（3）發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　（4）發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　　（1）對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　（2）對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　（3）對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　（4）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　圖像存儲

　　存儲格式

　　（1）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。

　　（2）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。

　　圖像文件命名

　　（1）紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網絡瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區別。

　　（2）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。

　　數據掛接

　　將每一份紙質檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中文件的總頁數是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。