檔案數字化掃描安全工作

　　檔案數字化掃描安全工作

　　數字化掃描是將紙質文件轉換成電子文檔的過程，可以方便地存儲和管理。在進行檔案數字化掃描時，需要注意以下安全工作：

　　1.數據備份：在數字化掃描過程中，要保證數據的備份，以防止意外損失。

　　2.權限控制：對于敏感信息，應設置權限控制，只允許有關人員查看、修改和刪除。

　　3.加密傳輸：在掃描后上傳或共享文檔時，應使用加密傳輸方式，確保信息安全。

　　4.安全存儲：數字化文件應該存放在安全的地方，如服務器、云存儲等，并且要定期備份。

　　5.銷毀處理：對于已經數字化的紙質文件，應按照規定程序進行銷毀處理，避免信息泄露。

　　總之，在進行檔案數字化掃描時，一定要注重信息安全，建立完善的安全機制，以保護公司和個人的隱私和權益。

　　如何做好紙質檔案數字化工作

　　如何做好紙質檔案數字化工作

　　隨著社會信息化的迅速發展，很多信息都以數字化的形式呈現、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質檔案數字化工作，希望大家喜歡！

　　一、掃描加工前階段

　　這一階段是數字化工作開展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

　　1、紙質檔案的準備。

　　許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規則完成規范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數字化掃描，那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數字化加工。

　　2、基礎設施的準備。

　　紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所，數字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統和門禁、防盜、視頻監控等安全系統。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數碼相機等，數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統支撐，如操作系統、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數字化加工工作安全有保障。

　　3、人員的準備。

　　檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業務外包），制定實施方案，成立檔案數字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數字化加工過程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科學、規范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質檔案數字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數據、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數字化工作過程嚴格執行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

　　二、掃描加工中階段

　　這一階段是紙質檔案數字化加工流程進入實質性操作階段，是實現紙質檔案數字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

　　1、掌握標準要求。

　　檔案數字化掃描安全工作

　　做好工作標準先行，紙質檔案數字化加工工作同樣要在標準規范的指導下進行。既不要為了節省存儲空間降低標準，也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未實現完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。

　　掃描操作：檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜，就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據為《紙質檔案數字化規范》及《紙質檔案數字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應根據需要和檔案的紙張質量進行選擇，有條件的話最好選用專業的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數字化規范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關聯，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數，規范中規定最低為200dpi，要實現OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數的基礎上再進行亮度和對比度的微調。

　　圖像處理：規范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發白偏暗、圖像倒置等質量問題，出現這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現，一般可以采用PS軟件，也有一些專業的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等工作，每項工作依次銜接完成。

　　1、圖像檢查。

　　數字化加工的成果好不好，在數字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發現問題再回過頭來修改，就像工廠產品生產一樣不能等著別人去發現問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內容要達到100%的合格率，一旦發現問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

　　2、數據對接檢查。

　　目前，利用數字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數據，因此目錄與圖像及數字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發現問題，必須重新修改完善。

　　3、數據存儲。

　　在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數據進行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數據、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數字檔案管理系統的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規劃方案、人員登記表、數字化加工檔案登記表、數量統計表、質量檢查表、編碼說明文件、數據描述等，建立起完整的項目檔案元數據。

　　4、數據移交。

　　這是掃描加工工作完成前的最后一項內容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進行數據移交。交接手續在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

　　檔案數字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規范，并在工作中積極總結經驗，都能夠把這項工作很好地完成。

　　檔案數字化掃描安全工作

　　檔案數字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業對檔案利用的需求。

　　1、數字化加工流程

　　紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

　　2、數字化建設的目標

　　數字化建設的目標是使檔案館(室)現有的檔案文件資料全部實現數字化處理，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)，通過數據接口和政務辦公系統連通，用先進的數字化檔案管理系統提供安全、高效的管理和利用，實現真正的資源共享。

　　3、數字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔數據原文(件)信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全

　　由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發黃、發粘、發脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　3)陽光政務提升形象

　　庫存檔案實現數字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發展觀，又是促進檔案管理信息化、現代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現了現代化，檔案利用效率大大提高，檔案發揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業單位各項工作科學化、規范化、網絡化、信息化的整體發展要求。

　　紙質檔案數字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質檔案數字化為例，對檔案數字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創建檔案管理分類架構

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。

　　關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統中，還應執行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規處理。

　　錄入卷內文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。

　　如果系統中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統。

　　3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數字化文件進行管理。

　　對于封面、內頁、手寫訴狀或是發票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據規則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數和拆卷人所注明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

　　檔案數字化應遵循哪些基本原則

　　1、基本原則：

　　紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

　　2、數字化對象的確定原則：

　　應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

　　3、符合國家法律法規的原則：

　　紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。

　　4、價值性原則：

　　屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。

　　5、安全保密管理原則：

　　確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。

　　6、完整性原則：

　　紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

　　擴展資料：

　　檔案整理的步驟：

　　1、目錄數據準備：

　　按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂：

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　3、區分掃描件和非掃描件：

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整：

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記：

　　制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

　　6、裝訂：

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　參考資料來源：安鄉縣檔案局-中華人民共國行業標準紙質檔案數字化技術規范

　　紙質檔案數字化工作包括哪些環節

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。

　　①目錄數據準備：按照《檔案著錄規則》等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

　　②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　③區分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　　④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。

　　⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

　　⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。