如何建立電子檔案系統

　　如何建立電子檔案系統:電子檔案管理系統是檔案整理工作發展到現代在社會的一個新的趨勢，是檔案整理發展史上的一個新的革新，在大數據發展的時代，各種新的軟件橫空出世，人人在網絡上都占據了一席之地，人們每天都與各種各樣的軟件進行接觸，這就大量減少了人員與傳統的文字載體接觸的時間，無紙化辦公的興起，促使著檔案整理行業加緊變革檔案管理的方式，電子檔案管理系統的興起便是為了適應時代發展的需求。

　　如何建立電子檔案系統？

　　電子檔案管理系統建立的前提是將所有的檔案資料進行數字化的加工和處理。將檔案變成數據儲存在一定的介質里，然后通過計算機等設備實現檔案數據的對接，將這些電子化的檔案資料數據對接到電子檔案管理系統之上，便可以實現檔案的電子化管理。主要有以下步驟：

　　1、整理分類需要電子化的檔案資料。將所有的檔案資料收集到一起，并且按照不同的檔案內容給檔案進行分類整理。整理時要注意根據檔案內部得聯系進行整理，忽略了檔案內部聯系的整理并沒有很高的價值。

　　2、給檔案資料編碼編目。在所有的檔案資料分類之后，給整理好的檔案進行編碼編目。排列好檔案的順序，利于后期的檢索和使用。

　　3、掃描檔案數據。選擇合適的掃描設備，調整好掃描設備的參數，對檔案進行數字化掃描。掃描時注意不要對檔案原件造成損壞，不可以攜帶與工作無關的人員對檔案資料進行掃描、拍照。要嚴格遵守檔案掃描的規范。

　　4、核對檔案數據。掃描完成后，需要掃描的檔案數據進行核對，要保證檔案掃描的質量。保證檔案掃描數據的完整性。

　　5、數據的對接。將檔案的數據對接到電子檔案管理系統之上，實現對檔案的電子化的管理和應用。即可將檔案資料移交入庫。

　　建立電子檔案系統有什么意義？

　　建立電子檔案系統對檔案整理發展來說是一件非常有意義的事情，它是檔案整理書數字化行業的一個新變革，為各行各業有關檔案的管理都提供了很大的便利。主要的意義如下：

　　1、建立電子檔案系統有利于提高檔案工作人員的工作的效率。電子檔案的管理在一定程度上是對傳統閱讀方式的一次沖擊，它打破了人們通過傳統載體查看檔案的方式，電子化的檔案管理系統就是將檔案進行電子化的加工，通過電子設備實現對檔案的管理。這極大地提升了人們的工作效率。這也凸顯出電子化管理系統相比于傳統的檔案管理的方式的優越性。

　　2、建立電子檔案系統有利于節省資源。相比于傳統檔案整理，人們多使用紙質材料記錄檔案，隨著時代的發展，檔案的數量越來越多，需要占用的空間也越來越大，將檔案資料進行電子化的處理和加工會將檔案壓縮至很小的空間里。通過一定的儲存設備便可以裝載大量的檔案資料數據，這節省了很大的空間資源和紙質的材料。

　　3、建立電子檔案系統可以提升檔案的利用率。將檔案資料進行數字化加工，通過電子化的管理系統對檔案進行管理。節省的大部分人們查閱檔案的時間，在提升檔案管理的效率的同時，還能增加人們對檔案資料的使用頻次，可以提升檔案的利用率，實現真正的讓檔案“活起來”。

　　4、建立電子檔案系統可以提升檔案管理的綜合服務水平。檔案政府和單位將檔案進行數字化的管理之后，會大大縮短調閱檔案的時間，在人員需要查看檔案時，可以快速的實現檔案資料的查詢，完成相關的檔案辦理的業務，這也就大大提升了檔案管理的綜合服務的水平，能夠為人民提供更加優質的服務。

　　5、建立電子檔案系統有利于打破時間地點的限制。電子檔案的特點就是不受時間和地點的限制，他們能夠通過網絡實現對電子檔案的檔案管理，在任何地點，任何時間，獲得管理員的許可之后，就可以實現對檔案的調閱。

　　總之，通過電子檔案管理系統可以實現對檔案資料的高效利用，可以減少檔案資料所占用空間，能夠實現對檔案的高效管理。提升對檔案原件的保護的水平。為促進企業和國家的數字化進程貢獻自己的力量。