企業職工人事檔案整理文件

　　企業職工人事檔案整理文件

　　企業職工人事檔案整理文件可以包括以下內容：

　　1.擬定企業職工人事檔案整理的實施計劃

　　2.制定檔案整理的標準和規范

　　3.安排人員負責檔案整理工作，確定具體分工和任務

　　4.對已有的人事檔案進行初步分類和篩選，保留必要的檔案資料

　　5.對保留下來的檔案資料進行詳細的整理和歸檔，確保檔案的完整性和準確性

　　6.編制檔案目錄和檔案清單，方便管理和查詢

　　7.制定檔案借閱和使用的規定，保護檔案的安全性和機密性

　　8.定期對檔案進行檢查和整理，更新和補充檔案資料

　　9.建立檔案管理制度，明確職責和權限，確保檔案管理的規范化和科學化。

　　以上是企業職工人事檔案整理文件的一些基本內容，具體可根據企業情況進行調整和完善。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

　　(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛保密制度。具體要求如下：對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統企業會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表。

　　6、員工在企業里的崗位異動記錄。

　　7、員工調薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協議等相關文件。

　　人事檔案怎么整理

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　一、人事檔案怎么整理

　　一般的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

　　二、步驟

　　1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經歷材料、獎懲材料。具體材料，各個要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，將要入檔的材料規整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規整轉入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。

　　7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　三、資料整理

　　1、第一步，確定文件檔案的分類

　　大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時以群面居多，面試資料無法細分到人。如果之后有新的類型文件，則根據已有的條目劃分為一級或者二級。

　　2、第二步，定出文件存放規格

　　（1）本年度文件，以藍色文件盒進行保存；

　　（2）往年文件，以牛皮紙袋進行保存；

　　（3）文件盒或者牛皮紙袋內需分類的，則以透明文件袋進行裝側區分；

　　（4）因無保密制度，文件不進行加密管理，之后以實際保密制度進行細分、標注。

　　第三步，臺帳

　　我相信絕大多數檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應運而出了。

　　企業人事檔案如何管理

　　人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。像人力資源規劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質量和必要數量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業人事檔案如何管理呢?

　　第一條管理部門

　　1、客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

　　2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點收

　　文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

　　2、文件如經抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的'簽認。

　　3、文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

　　4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

　　第三條文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　一、檔案管理

　　1、各部門將本部門資料每周五到文秘處登記、存檔。

　　2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

　　3、人員查閱、借出資料由部門經理簽字確認，但查閱、借出合同類檔案由本部門經理簽字，中心經理審批確認。

　　4、使用公章，由本部門經理簽字，中心經理審批確認;借出公章，由本部門經理簽字，中心經理審批確認，本部門經理攜章隨同。

　　5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

　　二、人事檔案管理

　　1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出"調函"，交員工或其委托人，在規定時間內將檔案轉入。

　　2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協議書和調入單位的調函后，綜合人事部辦理調出手續。

　　三、員工檔案管理

　　1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理，交由綜合人事部經理，建立員工檔案。

　　2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉正申請表》等有關個人的資料一并放入員工檔案。

　　3、所有的培訓評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

　　4、離職員工檔案，保留一年。

　　勞動部、國家檔案局關于頒發《企業職工檔案管理工作規定》的通知

　　第一章總則第一條為加強企業職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規定，制定本規定。第二條企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。

　　是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

　　第四條企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。

　　第二章機構和職責第五條職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當地勞動行政部門代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業綜合檔案部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。第八條企業職工檔案管理部門的職責：

　　（一）保管職工檔案；

　　（二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；

　　（三）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

　　（四）登記職工工作變動情況；

　　（五）為有關部門提供職工情況；

　　（六）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；

　　（七）定期向企業檔案室（館）移交檔案；

　　（八）辦理其它有關事項。第三章檔案的內容第九條企業職工檔案的內容和分類：

　　（一）履歷材料；

　　（二）自傳材料；

　　（三）鑒定、考核、考察材料；

　　（四）評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

　　（五）政審材料；

　　（六）參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

　　（七）獎勵材料；

　　（八）處分材料；

　　（九）招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　　（十）其他可供組織參考的材料。第四章檔案的收集、保管和銷毀第十條職工所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。第十二條企業職工檔案材料統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。第十三條按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準（見附件一）。第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。第五章檔案的提供利用第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

　　（一）查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。

　　（二）查閱、使用企業職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經企業或企業受權的主管檔案工作的領導批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還。

　　（四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　　（五）各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

　　（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。