企業職工檔案整理規范

　　企業職工檔案整理規范

　　1.建立檔案管理制度，明確職工檔案的管理范圍、內容和管理流程。

　　2.對職工檔案進行歸檔整理，按照職工姓名或編號建立檔案袋，并標注職工基本信息、檔案號碼和文件分類。

　　3.在檔案袋上貼上新人員入職申請表、個人簡歷、身份證復印件等資料。

　　4.按照職工的不同情況分別歸檔，如勞動合同、薪酬福利、考勤記錄、獎懲記錄、培訓記錄等。

　　5.把檔案放在專門的柜子里，采用密封式保管，做到防潮、防火、防盜。

　　6.定期檢查職工檔案，及時補充新資料，廢棄舊資料。

　　7.對于離職員工的檔案，應按照規定存檔，并在一定時間內保存。

　　8.對于特殊檔案（如重要職務人員），應進行備份和加密處理，以確保安全性。

　　企業怎樣規范員工人事檔案管理

　　4月，人力資源部王經理應上海某小額貸款的聘請入職，組建人力資源部。入職后，王經理和總經理，高管，各部門經理溝通了解目前的人力資源狀況，掌握了的組織架構，崗位設置，核心骨干員工等相關信息。為了更好的了解部門人員的配備情況，王經理開始了人事檔案的清理工作。經過對內部清理，王經理發現，檔案管理問題很多，有的員工沒有檔案，有的員工檔案不全，還有的員工檔案信息沒有更新。請結合本案例分析，企業如何規范員工人事檔案管理?

　　案例解析

　　人事檔案管理，是指企業在員工招聘、調配、培訓、考核、獎懲等工作中的有關職工個人經歷、專業技術能力、工作表現以及工作變動等情況的文檔性材料。在檔案管理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。

　　案例解析：員工檔案管理是指對在職員工的入職信息，員工簡歷，勞動合同，薪酬調整，異動等資料管理的統稱。人事檔案管理的內容，包括：1、勞動合同。主要是勞動合同，競業禁止協議，保密協議等。2、履歷材料。是指個人經歷和基本情況，包括：個人簡歷表、履歷表、員工登記表等。3、培訓材料。內部培訓、外部培訓、專項研討會等。4、崗位技能和學歷材料。包括：評定專業技能的考績，學歷、學位、培訓結業成績。5、異動資料。包括，員工入職，員工離職，員工晉升，薪酬變更等資料。另外，由于員工檔案記錄員工個人在職信息，應該進行保密管理，主管領導調閱應該授權處理。此外，員工檔案信息要注意信息變動后的更新。

　　國有企業職工檔案管理辦法

　　關于頒發《企業職工檔案管理工作規定》的通知

　　1992年6月9日，勞動部、國家檔案局

　　各省、自治區、直轄市及計劃單列市勞動（勞動人事）廳（局）、檔案局、國務院有關部門：

　　為了加強企業職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、精練、實用的要求，實現檔案管理的科學化、規范化、制度化，使企業職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現代化建設服務，現頒發《企業職工檔案管理工作規定》，請遵照執行。

　　企業中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關規定執行。國家機關、事業單位和人民團體中的工人檔案管理，參照本規定執行。

　　附：一、企業職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規格

　　二、轉遞企業職工檔案材料通知單及存根（本刊略）

　　企業職工檔案管理工作規定

　　第一章總則

　　第一條為加強企業職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規定，制定本規定。

　　第二條企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

　　第四條企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。

　　第二章機構和職責

　　第五條職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當地勞動行政部門代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業綜合檔案部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。

　　第八條企業職工檔案管理部門的職責：

　　（一）保管職工檔案；

　　（二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；

　　（三）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

　　（四）登記職工工作變動情況；

　　（五）為有關部門提供職工情況；

　　（六）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；

　　（七）定期向企業檔案室（館）移交檔案。

　　（八）辦理其它有關事項。

　　第三章檔案的內容

　　第九條企業職工檔案的內容和分類：

　　（一）履歷材料；

　　（二）自傳材料；

　　（三）鑒定、考核、考察材料；

　　（四）評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

　　（五）政審材料；

　　（六）參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

　　（七）獎勵材料；

　　（八）處分材料；

　　（九）招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　　（十）其他可供組織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業職工檔案材料統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　第十三條按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準（見附件一）。

　　第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

　　（一）查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。

　　（二）查閱、使用企業職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經企業或企業受權的主管檔案工作的領導批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還。

　　（四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　　（五）各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

　　（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

　　第六章檔案的轉遞

　　第十八條企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉遞檔案應遵守下列規定：

　　（一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

　　（二）對轉出的檔案，必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”（見附件二）的項目登記，并密封包裝。

　　（三）對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。

　　（四）接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規定由勞動部負責解釋。

　　第二十一條本規定自下達之日起執行。各省、自治區、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。

　　附件一：企業職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規格

　　一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁）

　　1、卷皮規格：長27．4厘米，寬20．5厘米；左邊設三個裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8．3厘米；線眼中心距左側邊沿1．5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為5．4厘米。

　　2、卷面標簽：由裝訂線處向左設“標簽”兩個，供填寫編號、姓名、籍貫用。規格為：上下高6．5厘米，左右長9厘米。兩個“標簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米，并與卷面裝訂線相連接。

　　3、卷皮材料：一般可采用三百克的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。

　　4、卷皮顏色：應采用淺色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。

　　5、卷面項目：“企業職工檔案”、“姓名”。

　　6、字體與距離：“企業職工檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米；“姓名”用大一號宋體，與卷面下邊沿相距5．5厘米。

　　7、卷面里頁印“注意事項”：

　　（1）注意保密，不得遺失，不得讓無關人員翻閱。

　　（2）愛護檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注。

　　（3）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

　　二、檔案袋

　　1、規格：長30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2．5厘米。

　　2、材料質量：可根據條件選用較好的牛皮紙。

　　3、袋面項目：“企業職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。

　　4、字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

　　(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛保密制度。具體要求如下：對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統企業會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表。

　　6、員工在企業里的崗位異動記錄。

　　7、員工調薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協議等相關文件。