服務項目檔案數字化加工

　　服務項目檔案數字化加工

　　服務項目檔案數字化加工是指將紙質檔案通過掃描、OCR文字識別等技術手段轉換為電子文檔，實現文檔的存儲、檢索和共享。該服務包括以下步驟：

　　1.檔案準備：對需要數字化的紙質檔案進行分類、整理、裝訂等處理，確保檔案完整無遺漏。

　　2.掃描：使用高速掃描儀對檔案進行快速而精確的掃描，生成高清晰度的數字化文檔。

　　3.OCR文字識別：對掃描得到的文檔進行OCR文字識別，將其轉換為可編輯的電子文本。

　　4.格式轉換：根據客戶需求，將電子文檔轉換為不同格式，如PDF、Word等。

　　5.數據庫建立：將數字化檔案存入數據庫中，建立索引和檢索系統，方便用戶查找和管理。

　　6.質量控制：對數字化結果進行嚴格的質量控制，確保文檔的準確性和完整性。

　　7.交付和維護：將數字化結果交付給客戶，并提供必要的技術支持和維護服務。

　　數字化檔案可以極大地提高檔案利用效率和管理水平，降低檔案管理成本，并且有利于信息安全和保護。因此，數字化檔案加工服務越來越受到各類機構和企業的青睞。

　　檔案數字化加工是什么工作

　　檔案數字化加工人員是掃描、錄入的專業人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數字化的專業人員。

　　主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區域是在辦公室。

　　檔案數字化，就是用現代的數字技術來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導入檔案管理軟件。

　　檔案數字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業對檔案利用的需求。

　　1、數字化加工流程

　　紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

　　2、數字化建設的目標

　　數字化建設的目標是使檔案館(室)現有的檔案文件資料全部實現數字化處理，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)，通過數據接口和政務辦公系統連通，用先進的數字化檔案管理系統提供安全、高效的管理和利用，實現真正的資源共享。

　　3、數字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔數據原文(件)信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全

　　由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發黃、發粘、發脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　3)陽光政務提升形象

　　庫存檔案實現數字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發展觀，又是促進檔案管理信息化、現代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現了現代化，檔案利用效率大大提高，檔案發揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業單位各項工作科學化、規范化、網絡化、信息化的整體發展要求。

　　什么叫檔案數字化加工服務外包

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。匡易檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為8個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。