公證卷宗電子檔案

　　公證卷宗電子檔案

　　公證卷宗電子檔案是指公證機構在公證辦理過程中所涉及的書證、證明材料、提供者身份證明、公證人員備案材料等與公證有關的紙質或電子文書、證件、圖像、音像、數據等電子文檔的集合體，按照一定的規范進行數字化處理并保存。公證卷宗電子檔案可以提高公證機構信息化管理水平，方便公證人員查詢和處理公證事項，加強公證事項的安全保密性和完整性，便于公證材料的備案和歸檔，為公民、法人和其他組織提供更加高效、便捷和可信的公證服務。

　　公證檔案管理辦法及實施細則

　　第一章總則

　　第一條為加強公證檔案的規范化管理和科學利用，根據《中華人民共和國公證法》、司法部和國家檔案局制定的《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》、《北京市實施中華人民共和國檔案法辦法》，結合北京市公證工作實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于北京市公證機構的公證檔案管理工作。

　　第三條本辦法所稱的公證檔案是指公證機構從事公證業務活動而直接形成的文字、圖表、聲像及物品等各種形式的歷史記錄。

　　第四條公證機構應當貫徹執行國家有關檔案、保密的規定和制度，并接受同級和上級司法行政機關、檔案行政管理機關以及公證協會的指導和監督。司法行政機關應當對公證機構檔案管理情況定期檢查，并將檢查情況納入公證機構年度考核范圍。

　　第五條公證機構在制度、經費等方面應確保公證檔案工作順利開展，配備專職或兼職檔案管理人員。

　　第六條公證檔案管理人員的職責是：

　　(一)收集、整理、保管和統計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開展檔案利用工作；

　　(二)指導、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔；

　　(三)進行檔案鑒定；

　　(四)接受司法行政機關和檔案行政管理部門的業務指導和監督，定期匯報檔案工作情況；

　　(五)收集與公證檔案業務有關的資料；

　　(六)完成職責范圍內的其他工作和領導交辦的其他任務。[1]

　　第二章立卷和歸檔

　　第七條公證機構辦理公證，應當填寫公證登記簿，建立分類登記制度。

　　登記事項包括：公證書編號、公證事項類別、當事人姓名（名稱）、代理人（代表人）姓名、受理日期、承辦人、審批人（簽發人）、結案方式、辦結日期等

　　公證登記簿按年度建檔，應當永久保存。

　　第八條公證機構在出具公證書后，由承辦公證員負責將公證文書和相關材料在三個月內完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔。

　　公證機構其他工作人員協助立卷的，應由承辦公證員審查簽名或蓋章確認。

　　第九條公證案卷的排列順序應為：

　　1．卷宗封面；

　　2．卷內目錄；

　　3．公證書正文；

　　4．公證書簽發稿；

　　5．公證書譯文；

　　6．公證申請表；

　　7．當事人的身份證明；

　　8．當事人提供的有關證明材料；

　　9．當事人申請證明的文書材料原件，如遺囑、合同、委托書等；

　　10.受理通知單、告知書；

　　11．接待當事人的詢問筆錄；

　　12．公證處審查、調查所取得的證明材料；

　　13．其他有關材料；

　　14．公證員承辦公證事項的報批表；

　　15．公證書發送回證；

　　16．公證費收據或減免收費的申請與領導審批意見；

　　17．備考表；

　　18.附件袋（證物袋）；

　　19．卷底。

　　第十條公證機構在作出不予辦理公證、終止公證的決定后，由承辦公證員負責將相關材料在三個月內完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔。

　　案卷材料，應按照公證活動的時間先后順序排列。公證人員對終止公證事項原因的記錄，或當事人申請撤回的書面材料，排在全部文書材料之后。

　　第十一條任何人不得將公證檔案有關材料據為己有或無正當理由到期不予歸檔。

　　第十二條案卷封面可打印或書寫，卷內目錄要按卷內文件材料的排列順序逐項填寫清楚。

　　第十三條公證復查、公證協會投訴處理、以及涉及該公證事項的民事訴訟結果等需要說明的情況應在備考表內記載。

　　公證質量檢查的情況也可以記載在備考表中。

　　第十四條卷宗一卷編一個流水號，卷內材料要使用阿拉伯數字逐頁編頁號。卷內材料兩面都有字的，應在正面的右上角和背面左上角編頁號。

　　第十五條檔案裝訂前要進一步整理，對破損的材料要修補或復制，復制件放在原件后面，檔案中內容相同的文書材料一般只存一份，重復的文書材料應剔除，但有領導批示的除外。

　　第十六條立卷材料統一使用A4規格的辦公用紙，只能用碳素墨水和藍黑墨水書寫。

　　第十七條材料裝訂部位過窄或有字跡的，要用紙張加襯邊粘貼，粘貼處均應蓋騎縫章。紙面過大的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。材料上的金屬物要全部剔除干凈。

　　第十八條隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤等聲像檔案，應在每盤磁帶、光盤等存儲介質上注明當事人的姓名、內容、公證書號、公證卷宗檔案編號、錄制人和錄制時間，逐盤登記造冊歸檔。能夠附卷的要封裝在附件袋中。

　　第十九條對不能附卷歸檔的證明原件或者實物證據，應制作證據目錄，將物證照片及有關物證的名稱、數量、重量、規格、特征、保管處所、質量檢查證明等文字說明留存附卷，在備考表內注明。

　　第二十條卷宗活結處必須粘貼各公證機構檔案封簽，封簽貼好后，在騎縫線上加蓋立卷人印章和公證機構檔案管理專用章。

　　第二十一條送交歸檔的檔案必須材料齊全、內容完整、順序正確、規格統一、裝訂符合要求。

　　第二十二條檔案管理人員要對移交的檔案進行嚴格檢查，凡不符合有關規定要求的，一律退還給立卷人重新整理。

　　第二十三條公證檔案按國內民事、國內經濟、涉臺、涉港澳、涉外民事、涉外經濟和事務公證類文書分類保管。涉及國家機密和個人隱私的公證事項均應列為密卷，并加蓋密卷章。

　　第二十四條公證檔案應按照從左至右依次排列，同類、同保管期限的卷宗按流水號順序排列在柜內。每個檔案柜應標明卷宗類別和柜號，用以備查。

　　第二十五條公證機構應實行公證檔案電子化管理。卷宗在歸檔之前要掃描備份。

　　第二十六條電子數據檔案應采用兩種方式備存。涉密卷宗電子檔案應符合國家保密規定單獨存檔。

　　第二十七條卷宗封皮等檔案管理物品由北京市公證協會統一格式和標準，全市公證機構參照印制使用。

　　第三章檔案保管

　　第二十八條檔案室必須是獨立專用房間，安全堅固。公證機構要按照有關檔案管理規定采取有效防護措施，逐步采用先進技術設施，必須做好防火、防盜、防高溫、防潮、防鼠、防蟲、防污染、防磁化、防震、防雷擊等工作，切實保障檔案安全。

　　第二十九條庫房內要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放；庫房要保持清潔整齊，注意空氣流通。

　　第三十條檔案室應保持適宜的溫濕度，即溫度14℃—24℃，相對濕度45—60%。備用溫濕度計，有測量記錄，對不適宜的溫濕度要采取措施進行調整。

　　第三十一條錄音帶、錄相帶、光盤等聲像檔案，應單獨存放保管，防止磁化，并根據保管期限定期復制。

　　第三十二條電子文件載體的檔案保管要參照專業技術標準進行，獨立存放于防磁、防光的空間中。保存設備與技術要及時更新，與科技手段發展保持一致。

　　第三十三條非管理人員不準進入檔案室，鑰匙由管理人員妥善保管，不得交他人使用。

　　第三十四條檔案管理人員對庫藏檔案應經常檢查和清點，做好清點檢查記錄，發現問題，及時報告，并采取措施予以處理。

　　第三十五條檔案人員調動工作的，應在離職前完成檔案移交工作，辦理交接手續。

　　第四章檔案借調與查閱

　　第三十六條公證機構應制定公證檔案借閱制度，借閱檔案必須按照規定履行批準和登記手續，并及時歸還。借閱人員必須嚴守保密制度，不得違反規定向任何人提供檔案或擴大利用范圍，不得向他人泄露檔案內容。

　　第三十七條凡經批準允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復印所查閱的內容。所有摘抄或復印的材料須經相關工作人員核實后方可蓋章確認。

　　第三十八條本單位公證人員因工作需要，在履行借閱登記手續后，可以借閱一般公證檔案。借閱非本人承辦的密卷卷宗檔案，須經公證機構負責人批準。

　　第三十九條各公證機構之間因辦證需要，在出具公函并履行借閱登記手續后，可查閱一般公證檔案。查閱密卷卷宗，除出具公函并履行借閱登記手續，還須經保管該卷宗的公證機構負責人批準。

　　第四十條人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出具正式查卷函件，經公證機構負責人批準后辦理查閱手續。因特殊情況必須借出的，應由公證機構報經同級司法行政機關批準。借出時要交點清楚，辦理正式借據，并限期歸還。

　　除人民法院、人民檢察院和有關國家機關外，其他單位和個人一般不得借閱和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經同級司法行政機關批準。

　　第四十一條公證事項的當事人要求查閱相關公證卷宗的，應當向公證機構提交本人身份證明、戶口簿，經公證機構負責人批準后，可查閱本人提交給公證機構的證明材料和公證機構所記錄的與當事人談話筆錄。

　　律師因訴訟代理的需要申請查閱公證檔案的，應向公證機構提交身份證明、律師執業證、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱公證檔案的聲明，經公證機構負責人批準后，可查閱公證事項當事人提交給公證機構的證明材料和公證機構所記錄的與當事人談話筆錄。

　　第四十二條借閱人歸還檔案時，檔案管理人員如發現案卷被拆、文件材料缺少、涂改、增刪、污損等，應及時向公證機構負責人匯報并追查責任人。[1]

　　第五章保管期限

　　第四十三條公證業務檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種。

　　第四十四條凡屬于需要長遠查考、利用的公證業務檔案，列為永久保管。

　　凡屬于在長時期內需要查考、利用，作為證據保存的公證業務檔案，列為長期保管，保管期限為六十年。

　　凡屬于在一般時間內需要查考、利用，作為證據保存的公證業務檔案，列為短期保管，保管期限二十年。

　　第四十五條具體公證業務檔案保管期限的確定，由承辦公證員提出意見，經公證機構負責人同意后交檔案室歸檔。

　　第四十六條公證業務檔案的保管期限，從該項公證事務辦結和終止后的下一年起算。

　　第四十七條公證機構檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記薄、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。[1]

　　第六章銷毀和移交

　　第四十八條公證機構應定期對保管期限已滿的公證檔案保存價值進行鑒定。鑒定工作應由公證機構負責人、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組，對卷宗進行審查，提出處理意見。

　　第四十九條經鑒定，對仍有保存價值的案卷，應采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案要登記造冊，經同級司法行政機關和檔案管理機關批準后銷毀。

　　第五十條為防止遺失和泄密，銷毀檔案應由兩人負責監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　銷毀報告和銷毀清冊應立卷存檔永久保管。

　　第五十一條公證機構設置變更時，應對公證檔案進行清理，并按下列辦法處理：

　　(一)撤銷的公證機構的檔案，應向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機關代管；

　　(二)一個公證機構劃分為幾個公證機構的，其公證檔案由一個公證機構代管或向同級地方檔案館移交；

　　(三)幾個公證機構合并為一個的，各公證機構檔案應移交給合并后的公證機構，或分別向同級地方檔案館移交；

　　(四)公證機構撤銷或合并時，沒有辦理完畢的公證事項，可移交給新的公證機構繼續辦理，并作為新的公證機構檔案加以保存。

　　第七章附則

　　第五十二條本辦法未盡事宜，按照《中華人民共和國檔案法》以及司法部、國家檔案局制定的《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》等有關法律法規規定執行。

　　第五十三條本辦法由北京市司法局負責解釋。

　　第五十四條本辦法自2014年4月1日起施行，有效期至2019年4月1日。

　　公證過的材料在公證處有檔案嗎？

　　公證過的材料在公證處是有檔案的。公證處的每一份公證均由專人負責歸檔，并且制作卷宗。你的公證肯定是有檔案的。

　　公證書丟了一頁怎么去公證處調取原來的底檔？

　　可以向公證處申請調檔，調檔的結果是：將公證檔案（卷宗）中留存的公證書復印并加蓋公證處的相應印鑒。另外一種辦法是：向公證處申請出具副本，符合條件的可以出具副本，副本具有與正本相同的效力。

　　電子卷宗和紙質卷宗嚴重不符

　　糾正提交申請。

　　因為紙質檔案與電子檔案不一致，應該盡快去找到材料形成原始記錄，核實情況，找到出錯地方，并提交申請，哪個地方出錯就糾正哪個地方，以免產生麻煩，所以不符可以糾正提交申請。

　　電子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理過程中，將裝訂成卷的紙質案卷材料，依托數字影像技術、文字識別技術、數據庫技術等媒介技術制作而成的。