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檔案文件編號怎么編
一般單位或企業的 檔案的分類，就是根據產品檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的產品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級產品檔案庫藏系統。今天我分享的是檔案文件編號怎么編，希望能幫到大家。
首先制定一套檔案編碼方案，并且留存，方便后續的人查詢了解使用。
不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以了。
時間分類編碼
檔案最重要的是體現出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區分。
事件編碼
按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。
檔案號編碼
按照檔案的數量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，預估一下檔案總體數量，多做出來一位就可以了。
按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等
備考表就是檔案的整體目錄。
案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會議的文字內容備份，如果覺得太長可以進行縮短，比如2020簡寫為20。
注意事項
注意做好編碼的方案留存。
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什么是文件歸檔
文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
中國整理規則
范圍
本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織。
定義
本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準 2001-01-01實施
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
整理原則
一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.
質量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。
5.5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6 頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。
5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
保管期限規定
（2006年12月18日）
第一條
為便于各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條
本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。
第三條
機關文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。
第四條
機關文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
第五條
凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第六條
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
第七條
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
第八條
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。
第九條
機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。
第十條
機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。
第十一條
機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。
第十二條
各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際；編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。
有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經國家檔案局審查同意后執行。
第十三條
在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。
第十四條
本規定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。
第十五條
本規定自頒布之日起施行；1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。
附件：文書檔案保管期限表
1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協商會議，工會、共青團、婦聯代表大會的文件材料
1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料（永久）
1.2 大會發言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協委員提案及辦理結果，簡報，快報（永久）
1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料（30年）
1.4 討論未通過的文件 （10年）
2 本級黨委、人民代表大會、政治協商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯的常委會、執委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料
2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領導人講話、討論通過的文件，參加人員名冊（永久）
2.2 討論未通過的文件（10年）
3 本機關黨組（或實行黨委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）
4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料
4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）
4.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）
5 機關聯合召開會議的文件材料
5.1 本機關為主辦的
5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、總結、決議、決定、紀要（永久）
5.2 本機關為協辦的
5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的'復制件或副本（30年）
5.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件或副本（10年）
6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料
6.1 請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計（永久）
6.2 代表發言材料、交流材料、簡報、新聞報道 （30年）
6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）
7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件
7.1 重要的 （永久）
7.2 一般的（30年）
7.3 本地區、本機關工作匯報材 （30年）
8 本機關業務文件材料
8.1本機關制定的方針政策性、法規性、普發性業務文件，中長期規劃、綱要等文件材料（永久）
8.2本機關的請示與上級機關的批復、批示
8.2.1 重要業務問題的（永久）
8.2.2 一般業務問題的（30年）
8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料
8.3.1 重要業務問題的（永久）
8.3.2 一般業務問題的（30年）
8.4 本機關代上級機關起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿（30年）
8.5.1 本機關為主辦的
8.5.1.1 重要業務問題的（永久）
8.5.1.2 一般業務問題的 （30年）
8.5.2 本機關為協辦的
8.5.2.1 重要業務問題的（30年）
8.5.2.2 一般業務問題的（10年）
8.6 本機關編輯、編寫的文件材料
8.6.1 大事記、組織沿革等（永久）
8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等（10年）
8.7 行政管理、執法活動中形成的文件材料
8.7.1行政管理工作制度、程序、規定等文件材料（永久）
8.7.2 執法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）
8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料
8.7.3.1 固定資產投資、科技計劃等項目的審批（核準）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）
8.7.3.2 不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料 （永久）
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證；執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）
8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）
8.7.4 行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）
8.7.5 行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的（永久）
8.7.5.2 一般的（30年）
8.8 計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料（永久）
8.8.2 年度以下的計劃、總結、統計材料（10年）
8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（永久）
8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調研材料 （10年）
8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活 動形成的文件材料
8.9.1 發表的公報，簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）
8.9.2 出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記 （30年）
9 本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作文件材料
9.1 機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 （ 永久）
9.2 人事工作制度、規定、辦法等文件 （ 30年）
9.3 人事任免文件（永久）
9.4 先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料
9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的（ 永久）
9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 （30年）
9.5、對本機關有關人員的處分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 （永久）
9.5.2 受到警告處分的（30年）
9.6 職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 （永久）
9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料 （永久）
9.8 職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根 （ 永久）
9.9 職工名冊 （永久）
9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料
9.10.1 工作報告、總結，換屆選舉結果 （永久）
9.10.2 重要專項活動的報告、總結等 （永久）
9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料 （永久）
9.10.4 情況反映、工作簡報 （10年）
9.11 紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料
9.11.1 重要的（永久）
9.11.2 一般的 （30年）
9.12 保衛部門的安全檢查、調查記錄（10年）
9.13 本機關處理人民來信來訪的文件材料
9.13.1 有領導重要批示和處理結果的 （永久）
9.13.2 其他有處理結果的 （30年）
10 本機關事務管理文件材料
10.1 房產、土地所有權和使用權的文件材料 （永久）
10.2 與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料
10.2.1 重要的 （永久）
10.2.2 一般的（10年)
10.3 接待工作的計劃、方案
10.3.1 重要的 （30年）
10.3.2 一般的 （10年）
10.4 機關財務預算 （30年）
10.5 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料 （30年）
10.6 國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的（永久）
10.6.2 一般的 （10年）
10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續（永久）
10.8 職工住房分配、出售的規定、方案、細則，職工住房情況統計、調查表、職工住房申請（30年）
11 上級機關制發的文件材料
11.1 上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料
11.1.1 重要的 （永久）
11.1.2 一般的 （10年）
11.2 上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材 （10年）
11.3 上級機關制發的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料 （永久）
12 同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料 （10年）
13 下級機關報送的文件材料
13.1 重大問題的專題報告（30年）
13.2 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料 （10年）
不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以，按時間分類編碼：檔案最重要的是體現出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在后綴加上a、b、c之類的字符區分。事件編碼，按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之后按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之后Sd就是市場部活動。檔案號編碼：按照檔案的數量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等備考表就是檔案的整體目錄。
《中華人民共和國檔案法》
第三十七條電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。
電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
第三十八條國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。已經實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。
第三十九條電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。
檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。
第四十條檔案館負責檔案數字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數字檔案館。
人事檔案編碼怎么編
隨著人才的合理流動，企業人單位人員的優化組合，需要查檔、提檔、轉檔的人次越來越多，那么，如何對員工人事檔案進行編號比較省事，對于初接觸人事檔案整理工作的人員還不是很了解，以下我為大家整理了人事檔案編號的相關內容，希望對大家有所幫助！
一、干部人事檔案編號方法
1、筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、易學、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩定等優點。檢索方法比較科學、只要掌握了取筆形編號的基本規則，就能運用自如。
2、姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號的方法。這種方法的優點是：簡單、易學，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現有的'號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題。
3、漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。缺點是：如拼音不熟練或不準，易出差錯。
此外，還有的單位采用“單位編號法”、“職務（職稱）編號法”、按干部調進時間順序“大流水排列編號法”，等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經常調整檔案柜等弊病。檔案數量多的單位不宜采用這幾種方法編號。
二、檔案上架（入柜）排列的方法是否科學，同檔案編號、檢索方法和貯存條件相關。主要的方法有以下幾種：
干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節省存放空間。
1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個架（柜）標出幾號至幾號，每層檔案架或每個檔案柜存檔案不宜過滿，留出適當的空位，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡便、準確，檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的部門，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。
2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號分別上架或入柜。在一個姓氏中，從小號至大號，依次順延排列，以姓氏筆劃編號法編寫檔案號和檢索工具的部門，適宜此種上架（入柜）的排列方式。
3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個地區或一個單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務或是按部門，也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式，對集中了解一個地區、一個部門的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統一、不固定，經常需因干部的工作單位變動而調整檔案的存放架（柜）。
檔案管理編號？一般都說歸檔文件編號的。
歸檔文件編號是指將每份歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以檔號章的形式在歸檔文件上注明。歸檔文件應依分類方法和排列順序逐件編號，即在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）等項目。
1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。有些新組建單位或暫未列入檔案館接收計劃的單位，此項可空置，留待檔案館給定全宗號后再行填寫。
2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如一九九八年應表示為“1998”，不能簡化為“98”。
3）保管期限：歸檔文件保管期限的全稱或簡稱。如“永久”或“永”。
4）件號：文件的排列順序號。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。用阿拉伯數字直接標注。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號由檔案室采用與分類方法相對應的編號方法進行逐件編號。即如按年度——機構（問題）——保管期限進行分類的，其編號在分類的最低一級類目中進行編流水順序號。如：2000年——辦公室——永久1…2…3…4…，2000年——辦公室——長期1…2…3…4…。如按年度——保管期限進行分類的，其編號即：2000年——永久1…2…3…4…，2000年——長期1…2…3…4…。館編件號按進館要求編制。未進館檔案不用編制。
5）機構（問題），作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
