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數字檔案室的建設
數字檔案館系統綜合應用物聯網、云計算、移動互聯網等新技術，開發了對檔案實體、檔案內容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現了對檔案信息資源和檔案業務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了基礎條件。
基于OCR技術生成檔案數字化成果文本數據資源庫，結合應用原生電子檔案內容信息，實現了檔案信息資源的數據化管理，可以進行全文檢索，并采用數據挖掘技術構建虛擬資源庫，突破了傳統的檔案數字化理念，對實現檔案資源的深度控制和挖掘創造了條件。
基于數據智能采集技術，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現了智慧城市建設中重要的信息資源之一?——?專業檔案數據庫的高效接收和有序管理。采用大數據技術的智慧檔案館，通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數據，做到實時互通，跨館出證。
采用模型控制技術，實現了機關歸檔電子文件質量監管、進館電子檔案質量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業務工作的信息化。
應用RFID?技術，實現了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發出調卷指令后，在規定時間內庫區RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息，將自動發送短信提示庫房保管人員辦理調卷業務。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數據挖掘技術，支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據業務需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態，實現管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統檔案管理中出現的一些問題。
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 8個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。
檔案管理數字化如何實現
一、文書處理以及歸檔開展數字化管理
檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網范圍內依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。
二、 加快系統工程建設
檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統工程。為了實現海量檔案信息高效錄入與保管，系統會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現資料丟失問題。
三、 構建信息技術支撐系統
1. 系統要具備平滑升級能力
信息技術支撐系統將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統存儲容量。存儲系統本身要具備良好的可拓展性，實現在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統要具備良好的可靠性
信息技術支撐系統應用的各種磁盤陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結構等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統應用的連續性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為數字化檔案管理工作的主要執行者與實施者，其專業水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數字化技能。此外，在全新發展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設備引進與更新投入
設備是檔案數字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現代化設備，及時更新計算機系統與程序。除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優秀的經驗，注重資源轉換與共享，建立健全數字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。
