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檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。匡易檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數字化、檔案系統、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 8個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。
檔案托管公司是指可以辦理企業檔案外包業務或者個人檔案保管的公司。檔案對于企業而言，需要耗費很大的精力的，所以很多企業會選擇檔案檔案托管公司；檔案對于個人而言是很重要的，但是檔案隨著個人的流動，是很復雜的，交給檔案托管公司就簡單得多。
如何挑選優質的檔案托管公司
1.查詢檔案托管公司資質。可以通過天眼查app查詢企業的建立時間，公司規模、公司信用，以確定企業是否真實且強大；或者直接向檔案托管公司索要營業執照和工商信息，或者直接到實體店查看；
2.和客服溝通。向客服提出自己的問題，看客服能否給出專業性的解答，也可以溝通多加機構，貨比三家；
3.查找口碑評價，可以通過百度、貼吧等軟件查詢檔案托管公司的口碑，如果是靠譜的檔案托管公司，口碑應該會不錯。
所以檔案托管公司靠譜嗎？其實對于檔案托管公司而言，就像市面上任何行業的公司一樣，不同的公司業務能力和誠信能力參差不齊，有優質的公司存在，但不靠譜的公司也不少，這就需要小伙伴擦亮眼睛，好好挑選。
根據相關資料查詢顯示
1、管理體系健全。
2、依法繳納社保金滿1年的員工不少于20人。
3、經審計的上年度凈資產不少于200萬元，上2個年度各項納稅總額不少于20萬元，經營狀況良好。
4、具有自有產權或租賃期3年（含）以上的固定生產經營場所，建筑面積不少于200平方米。具有可封閉式管理的涉密檔案數字化加工場所，周邊環境安全可控。
5、擁有功能比較完備的檔案數字化加工設備。
建立檔案管理制度、保密制度、檔案借閱制度以及查檔制度，落實公文、科技檔案、財務檔案管理的工作措施。負責定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料，辦理各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案安全、完好無損。是檔案管理員的工作焦點。
1、作為檔案管理員自然要認真學習檔案法，平時要多看看檔案法律法規，了解檔案管理的中重要性，清楚自己的責任和職責，明白自己應該做什么，不應該做什么等。對自己要求嚴格，熱愛自己的工作，檔案工作做到真實，可靠，保管好檔案資料。
2、平時及時的收集單位的檔案資料，進行科學合理的整理和分類，及時的歸檔存放，認真填寫標簽，科學裝訂。保持好檔案室的環境衛生和安全工作，不要讓檔案發霉或被蟲咬，還有就是在檔案室內自己不吸煙，也不允許他人吸煙。
3、履行好借閱手續，不隨意把檔案借閱給他人，經有關領導同意批準好方可同意借閱，做好記錄登記工作，嚴格掌握好借閱的時間。保護好檔案資料，不允許外人對檔案進行拍照，復制，自己絕不泄漏檔案信息，檔案的鑰匙隨身攜帶保管好。
4、對公司各部室和子公司檔案管理進行監督、指導。負責檔案資料的開發利用，隨時為公司管理需要提供檔案資料。開發計算機信息化檔案管理技術。完成公司報刊雜志征訂、登記工作，進行費用初審，協助處理來信來訪工作，完成主任布置的其他工作。
蘭州利業檔案整理有限責任公司是2009-05-11注冊成立的有限責任公司(自然人投資或控股)，注冊地址位于甘肅省蘭州市城關區南濱河東路5222號名城廣場3單元3106室。
蘭州利業檔案整理有限責任公司的統一社會信用代碼/注冊號是91620102686081158Q，企業法人楊清龍，目前企業處于開業狀態。
蘭州利業檔案整理有限責任公司的經營范圍是：檔案整理及數字化處理；檔案管理系統、辦公管理系統軟件、計算機軟硬件及其周邊產品的研發、銷售及技術咨詢服務；辦公用品、檔案用品、檔案設備的銷售、安裝及維修服務；裝卸服務。（依法須經批準的，經相關部門批準后方可開展經營活動）。
通過愛企查查看蘭州利業檔案整理有限責任公司更多信息和資訊。
檔案管理外包公司的選擇和安全問題
一、檔案外包需求的分類
筆者認為檔案外包從服務需求內容上整體上分為2大類，勞務外包和專業外包；勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執法檢查的迎檢方案、專業檔案管理軟件、檔案知識管理和數據挖掘等方面的專業服務。在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機關外包和企事業公司制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業務是檔案管理，并配備了專業人員，所以外包的需求大多是勞務需求型的。企業和事業單位的由于檔案作為支撐主營業務的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規劃等專業外包服務。
二、檔案服務公司服務類別
目前國內檔案公司提供的基本服務大致分為檔案軟件開發、檔案整理數字化加工、檔案裝具用具生產及銷售、紙質檔案托管、檔案信息化硬件供應等幾大類。不同的公司服務的目標客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。
三、如何根據需求甄選檔案公司
筆者認為，在選擇目標檔案服務商的決策上，應該根據自身的需求和內部檔案管理成熟度來考量。比如傳統的檔案館（室），本身對勞務外包需求比較大，可以選擇專業做檔案整理掃描的公司。比如企事業單位，在檔案專業上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務業績的公司，這樣確保檔案管理工作的專業性和系統性。檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產品，一定是要結合檔案管理現狀來選型的。鴻博檔案認為，選擇何種檔案類型的服務公司，不僅需要評估專業能力，也要考量服務的可持續性和長久性，考量檔案服務公司的服務價值觀。對于國內起步較晚的檔案外包行業來說，檔案服務產品化和品牌化，是外包企業戰略發展的必然選擇。
檔案托管公司是指可以辦理企業檔案外包業務或者個人檔案保管的公司。檔案對于企業而言，需要耗費很大的精力的，所以很多企業會選擇檔案檔案托管公司；檔案對于個人而言是很重要的，但是檔案隨著個人的流動，是很復雜的，交給檔案托管公司就簡單得多。
其實在個人檔案無處存放時，將檔案托管在檔案托管公司是一個比較普遍的事情，因為檔案托管公司檔案也是存放在人才市場的，也是屬于正規的檔案存放方式，所以可以放心，打消安全因素的顧慮。
在這些情況看來，將個人檔案托管到檔案托管公司反而最妥當，畢竟專業人辦專業事，他們更熟悉業界情況和辦事流程，更好的動用人力，避免自己頻繁跑動耗時耗力，能節省不少時間。
將檔案托管至檔案托管公司，這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的人群，在使用、查閱、審核上來講都會方便許多，省去了多地辦理的時間與流程。
如何挑選優質的檔案托管公司
1.查詢檔案托管公司資質。可以通過天眼查app查詢企業的建立時間，公司規模、公司信用，以確定企業是否真實且強大；或者直接向檔案托管公司索要營業執照和工商信息，或者直接到實體店查看；
2.和客服溝通。向客服提出自己的問題，看客服能否給出專業性的解答，也可以溝通多加機構，貨比三家；
3.查找口碑評價，可以通過百度、貼吧等軟件查詢檔案托管公司的口碑，如果是靠譜的檔案托管公司，口碑應該會不錯。
【法律依據】：
《中華人民共和國檔案法》
第六條 個人社會 個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存備查。員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、 真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發文及帳外文件材料區分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。
3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規；
2.發文：本單位形成的比較重要的業務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業務操作規程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區分“黨群”、“行政”、“業務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業務管理類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
