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為了使檔案保存安全、管理規范、使用方便,將所有新老檔案進行數字化加工整理。經甄選由專業的檔案服務公司協助完成檔案數字化錄入整理工作。通過檔案數字化加工整理,確保了珍貴檔案最安全保管,為查閱利用提供了最大便捷。
在單位與合作的檔案公司共同努力,檔案數字化整理掃描加工后,所有紙質檔案全部移交相關單位統一專業保管,通過安裝“檔案信息資源整合應用系統”軟件進行管理和查閱使用。
檔案數字化加工是指把紙質的檔案轉化為電子檔案,然后保存到相應的管理軟件中儲存,形成電子檔案,與傳統紙質檔案相比更加方便快捷。那么檔案數字化加工如何開展呢?簡單來說分為案卷拆開、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、數據質檢、數據掛接、檔案還原七個程序。
一、案卷拆開
檢查案卷的完整性,是否有缺頁、漏頁、錯編現象,正、副卷標注是否正確;拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線;將案卷內頁一頁頁分開,對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意;取掉案卷中訂書釘、曲別針等金屬物;注明每卷案卷(包括正、副卷)的頁數及其他的特殊情況。對不能確定的案卷,拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢,不得擅自對問題進行處理。
二、檔案掃描
檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊,避免掃描過程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像,發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調整,認真填寫紙質檔案,掃描登記表,登記移交的檔案數量,掃描的頁數核對每份文件的實際掃描頁數和檔案,整理時填寫的文件頁數是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法。
三、影像處理
采用掃描軟件及人工結合方法,對影像優化處理,使影像效果達到或超過實體效果;對因掃描原因造成的黑邊、歪斜等特殊影像進行處理;對非正常格式、容量文件進行檢查處理;對案卷中漏編的頁面進行科學處理,確保掃描好的影像頁數與原案卷頁數一致。影像處理又以視覺清晰頁面完整為準,對圖像頁面除線偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的進行校正和處理。影像處理時要保留文件編號與文件頁碼。
四、檔案著錄
如果檔案庫房提供的目錄和紙質檔案不相符的,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入,并刪除錯誤信息。著錄項相關內容錄入要完整,如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給檔案保管人員,如果目錄中要增加或減少相關著錄字段要與檔案保管人員協商。如果目錄內容有錯,如主題內容文號等,以紙質檔案信息為準,并及時反應給檔案管理人員。順頁整理著錄的同時,要檢查案卷的完整性,是否有缺頁漏頁錯編現象。
五、數據質檢
逐條逐頁檢查每個案卷目錄下的掃描文件,頁數、目錄、內容是否一致,以及每個影像文件的傾斜度、清晰度、指節度、分辨率格式等內容。
六、數據掛接
通過數字化加工軟件生成掛接數據,將數據復制到檔案服務器上,運行服務器上的掛機軟件進行操作,打開檔案信息化管理系統檢查掛接的文檔。
七、檔案還原
檔案數字化加工完成后由檔案保管人員接收,經過掃描和影像處理后,嚴格質檢沒有問題的檔案進行裝訂還原;注意還原檔案歸類和歸還,保持檔案加工室的整潔有序,并填寫檔案交接登記表。
檔案數字化加工流程
一、掃描方式
1.根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。
1.1.紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。
2.掃描色彩模式
2.1.掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
2.2.頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案。可采用黑白二值模式進行掃描。
2.3.頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可以采用灰度模式掃描。
2.4.頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進行掃描。
3.掃描分辨率
3.1.掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
3.2.采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時,其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當提高分辨率。
3.3.需要進行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率建議選擇大于或等于250dpi。
4.掃描登記
認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單,登記掃描的頁數,核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法。
5.掃描中的文件保護
5.1.認真對好流程單,依照目錄數據庫中案卷的編號在掃描系統中建立同樣的案卷編號,然后導入目錄數據庫中的著錄的數據。
5.2.核對系統中的案卷信息是否與原件一致,如果發現差錯,要在著錄系統中更改。
5.3.核對實際掃描的頁數和檔案整理時填寫的頁數是否一致,不一致時應注明具體的原因和處理的方法。
6.掃描儀常出的故障以及處理
6.1.掃描時圖像有時會出現黑線,或圖像不應該出現的污點,和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。
6.2.打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿,或者專業的鏡頭布,擦除鏡頭上的污漬即可。
7.檔案的錄入
7.1.錄入的規則
7.2.根據客戶的要求對整理好的檔案進行錄入,按照《檔案著錄規則》的要求,規范檔案中的目錄內容。
7.3.錄入檔案案卷的基本信息(編號,題名,目錄號等)。
7.4.建成案卷目錄后按照卷內的目錄順序對文件級數據進行錄入,要祥細的錄入每一份文件的題名,時間,文號等。
7.5.建立檔案目錄數據庫,錄入時要先檢查檔案,看檔案有沒有破損的,查看檔案的頁碼是否正確,同時根據客戶的要求區分什么需要錄入的,什么不需要錄入。
7.6.錄入時要依照檔案原件錄入,不得私自更改檔案的原件,錄入完成后要進行檢查,核對錄入項目是否完整,內容是否規范準確,對于不合格的數據要進行修改或是重錄。
7.8.錄入可以采用OCR識別,可提高錄入的工作效率。
8.圖像處理
8.1.圖像核對
8.2.掃描完的圖像要進行圖像的優化處理,首先應核對掃描的圖像數量是否和導入的目錄數據庫中文件的頁數一致。
8.9.如出現不一致只有兩種可能,一是錄入原檔案有錯,可依照原檔案更改,二是掃描出錯可能出現漏掃,要進行補掃。
9.圖像數據質量檢查
9.1.對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時,應重新進行圖像的處理。
9.2.由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應重新掃描。
9.3.發現文件漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像。
9.4.發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調整。
9.5.認真填寫相關表單,記錄質檢結果和處理意見。
10.糾偏
對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。文件標題傾斜的應該予以糾偏,視覺上基本不感覺歪斜。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。
11.去污
對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質,如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。文件中的明顯裝訂孔亦要進行處理,處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。
12.圖像拼接
對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像,應進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數字化圖像的整體性。
13.裁邊處理
采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節省存儲空間。
14.圖像的補掃
14.1.補掃主要處理由優化操作不當,造成的圖像不完整,誤刪的情況。
14.2.高速掃描造成的漏掃,重張進紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。
15.圖像存儲
15.1.存儲格式
15.2.采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇,應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準則。
15.3.提供網絡查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。
15.4.圖像文件的命名
15.5.紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。
15.6.多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序對圖像文件命名。
16.圖像的掛機與關聯
16.1.圖像質檢合格后的圖像數據要進行圖像數據的壓縮和轉換格式,上傳到總數據服務器,通過軟件可以實現檔案的目錄數據庫對相關數字圖像的掛接。