檔案整理檔案數字化加工

　　檔案整理檔案數字化加工業務的流程：調卷——整理（編頁、核對目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質量檢驗——數字化掛接——電子版刻錄——檔案歸還。在沒有特殊要求的情況下，基本按照此流程進行操作。

　　近年來，檔案館加快館藏檔案的數字化和數據庫建設步伐，把檔案數字化工作作為重要工作，并采取一系列有效措施推動館藏檔案數字化，在加快檔案數字化進程的同時，有效地帶動了檔案基礎業務和利用工作的發展。

　　在檔案館紙質本當案數字化工作過程中，深深感到加強檔案數字化加工工作實施過程管理，是保證紙質檔案數字化加工工作順利開展的關鍵。結合開展紙質檔案數字化加工工作實際，談談對規范紙質檔案數字化工作實施過程管理的認識。

　　一、紙質檔案數字化加工前整理過程的管理

　　數字化是將紙質檔案數據圖像的轉換，而這個轉換的基礎是在完整、準確、清晰的檔案前處理、整理后進行的。紙質檔案數字化加工的一般流程包括：檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、檔案審核、對照原文補錄、檔案裝訂、檔案歸還。

　　在工作中，往往會忽略數字化加工的前處理過程，《紙質檔案數字化技術規范》規定在掃描之前，根據檔案的管理情況，按目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對檔案進行適當整理，并確保檔案數字化質量。

　　由于現存的紙質檔案產生的時代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統方法歸檔的檔案，分為案卷級和卷內級，各個時期形成的案卷和卷內條目的著錄和格式五花八門，行文不統一，有些用語不規范，頁碼編錯等問題很多。所以，數字化的前準備就是尤為重要的一項環節。

　　因此，首先必須搞清紙質檔案現狀，并進行整理。紙質檔案的現狀主要包括以下幾個方面：檔案的產生年代、檔案使用的紙張環境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類（含內文書寫的顏色）、檔案的裝訂情況（線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內文是否吻合、目錄內容是否完整性）、檔案編頁準確的數量等方面。

　　因此，在對紙質檔案數字化之前，必須分清輕重緩急，在開展鑒定工作以后，根據館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實進行統籌規劃，分步實施數字化。以館藏重點檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優先進行數字化。

　　二、紙質檔案數字化加工操作過程管理

　　加強紙質檔案數字化處理過程管理，是確保檔案原件和數字化檔案信息的安全的重要保障.檔案數字化的加工重點在于過程管理，建立一個嚴謹、保證質量、快捷利用的健康數據庫，并按照工作崗位的不同給相關工作人員分配使用權限，實現全程管理、適時控制。

　　筆者以為，紙質檔案數字化項目的管理，首先要從數字化項目的全程管理人手，主要是對紙質檔案數字化項目的準備、前處理、數字化轉換、后處理、驗收移交等程序階段實施全過程管理，對項目的安全、標準、質量、進度等進行有效控制；其次，是數字化工作中的文檔管理，主要明確紙質檔案數字化過程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統一進庫保管。

　　為保證紙質檔案數字化每個工作環節的正常進行和各個工作環節的順利銜接，我館在紙質檔案數字化基本環節管理中按照《紙質檔案數字化技術規范》的要求，制定了一系列紙質檔案數字化加工流程表，如《檔案數字化掃描批次表》《檔案數字化領卷、還卷登記表》《紙質檔案數字加工交接登記表》《檔案電子目錄質檢登記表》《紙質檔案數字掃描驗收表》等。

　　這些登記表在紙質檔案數字化加工流程和數字化加工管理過程中起了重要的保障作用。數字化加工完成后，我們應及時將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊，并在此基礎上詳細編寫檔案或全宗檔案的數字化加工說明，包括全宗號、目錄號、年代、案卷總數、件數、總頁數、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等，形成一套完整、規范的資料，保存起來，以備后查。

　　首先紙質檔案數字化若數字化后的數據在驗收時或使用時發現問題，它們也是回查問題、解決問題的最重要的依據。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數字化工作前后一致和銜接不同時期、不同全宗檔案數字化工作的有效手段。

　　在做好上述環節工作的同時，著重要重視數字化掃描等環節的質量問題。

　　嚴把掃描圖像質量關。在檔案掃描的實際操作中會碰到各種問題：

　　（1）漏掃與多掃問題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁面折皺遮字，信息沒有全部掃描出來；二是對列為不進行數字化處理的對象進行了掃描。

　　（2）大幅面圖像的拼接處理問題。由于機器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無法整頁掃描，只能進行分區掃描，形成的多幅圖像按要求進行拼接處理，使之合并為一個完整的圖像，以保證檔案資料數字化圖像的完整性。

　　在掃描過程中，從技術上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒有問題的，但是在掃描加工的實踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數據的未來利用。

　　（3）在選擇掃描分辨率方面，相關工作人員沒有根據檔案紙質的不同、采用不同的分辨率，沒有嚴格按照圖像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進行掃描。對同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會有不同紙質質量。其產生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

　　（4）在掃描過程中也會出現檔案原件頁面上會有多頁粘貼的情況，遇到這樣的情況時需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

　　（5）檔案全文掃描后的劃分關系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據所輸入的條目，認真仔細的劃分，確保掛接后數據與圖像的一致性。

　　嚴把檔案資料原件還原關。在數字化掃描進行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。

　　由于檔案案卷的歷史原因和實際操作的疏忽，致使出現兩種不應該出現的狀況：一是發生漏裝訂部分檔案頁面；二是把屬于本案卷的文件，錯裝進另一案卷。

　　這些問題的出現勢必會使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復原后的質量，因此一定要按照檔案整理的技術要求，認真細致的做好數據檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。

　　三、紙質檔案數字化加工成果數據驗收過程管理

　　根據《紙質檔案數字化技術規范》規定數據驗收主要包括：數據抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記四個方面的內容。組織嚴格規范的數據驗收，是保證數字化加工質量的重要手段，紙質檔案數字化加工，任何一個邏輯錯誤，都會給數據的管理和使用帶來麻煩或隱患。

　　要賦予數字化加工各環節工作人員質量檢查任務，每個工作人員操作前，要先對上一環節提供的檔案或數據進行質量檢查；檔案掃描員負責檢查檔案前處理質量，圖像處理員負責檢查檔案前處理和檔案掃描質量，數據掛接員負責檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質量，質檢員負責檢查所有環節工作質量，各班組長負責檢查本班組人員工作質量。

　　數據驗收包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量，抽檢的比率是一個全宗不得低于5%，如出現目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”；一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上時，給予驗收“通過”，驗收結論必須經處室相關人員、局館領導審核簽字后方可有效，并填寫紙質檔案數字化驗收登記表單，數據驗收過程結束。

　　四、紙質檔案數字化加工成果安全管理

　　為保證紙質檔案數字副本是檔案原件真實、完整、可靠與可用的復制件，必須在紙質檔案數字化過程中實施全程安全管理。應建立安全管理措施，對數字化對象實行審批制，采用適合的數字化技術，執行規定的質量控制程序，準確制作各個環節并由當事責任人的簽字，數字化成果按規范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。

　　對進行數字化的檔案原件，在拆裝、整理、修復等過程中，應遵循最小干預、保持原貌以及適宜性、相似性與可逆性原則，最大限度減少數字化轉換對檔案原件可能造成的損傷或形制變化。

　　數字化檔案離開了計算機及相應的軟件，就無法生成、傳遞、識別，為保證數據安全，完整數據應及時進行備份，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

　　備份數據也應進行檢驗，備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

　　紙質檔案數字化加工工作是一項長期而又復雜的任務，在開展紙質檔案數字化加工實踐過程中會不斷地涌現新的情況、新的問題、新的技術，這就要求我們必須不斷加強規范紙質檔案數字化加工的過程管理，確保紙質檔案數字化加工工作的順利開展。

　　1.前處理階段

　　首先對未編頁號或頁號不規范的案卷，加工人員需要重新進行編號，根據客戶的不同要求可采用2B鉛筆或者自動頁碼機兩種編號方法。

　　其次對檔案中的原金屬裝訂物，如書釘、回形針、大頭針和金屬夾等，加工人員必須在不損毀檔案的前提下小心拆除。

　　最后對確定掃描的檔案進行逐卷檢查，檢查是否存在破損、霉變、重復的情況，并在《備考表》上做出相應的登記說明，《備考表》需要加工人員及檢查人員的簽名（蓋章）。在備考表中除標明文件頁數、重份、頁面缺損等情況外，還可注明特殊檔案和需要說明的情況。如郵票、商標、名人手跡、實物檔案及特殊文種等。

　　2.掃描階段

　　掃描階段是數字化加工的第一步，加工人員需要做的事情就是把實體文件掃描成電子文件。

　　加工人員根據檔案頁面的尺寸大小選擇對應規格的掃描儀，在設備類型方面，加工人員一般使用平板掃描儀對檔案文件進行掃描。在整個掃描過程中，加工人員必須按照客戶指定的掃描模式、掃描分辨率、掃描格式等要求，對檔案進行掃描，并做到不漏頁、不重頁，確保圖像的完整性。

　　3.質檢階段——圖像處理

　　質檢階段的主要工作是對掃描后的檔案進行圖像處理，加工人員嚴格按照《紙質檔案數字化技術規范（DA/T31-2005）》的要求，對圖像進行優化處理，包括旋轉、自動糾偏、去污、裁邊、拼接等修復工作，使圖像保持清晰、整潔、美觀。

　　4.審核階段——對照實體檔案

　　審核階段是對質檢后的文件進行審核，再次確保掃描件與原圖的一致性與準確性，使得最終加工成果符合客戶的要求，因此加工人員必須對照實體檔案原件進行逐件核對。在審核過程中若出現缺頁、漏頁、重頁或順序錯誤等情況，必須要求加工人員對這批不符合質量要求的掃描件及時進行重掃、補掃、調整等操作；若是圖像偏斜度、清晰度、方向等未達到技術規范，加工人員必須重新處理或重新掃描。

　　5.對照原文補錄——自動識別

　　要對掃描好的檔案文件進行檢索利用，自然少不了要對檔案目錄的核對補錄工作，檔案目錄的錄入有兩種方法，第一鐘方法就是對照檔案原文進行錄入。第二種方法是針對于紙質較好，且非手寫的檔案文件來說，可以采用OCR技術，對原文進行自動識別入庫，這樣做不僅可以大幅度提高錄入的工作效率，而且還能有效降低手動錄入帶來的錯誤率。

　　6.裝訂階段——裝訂整理

　　加工人員采用三孔一線裝訂法對案卷進行裝訂，裝訂之前必須認真整理檔案文件，保證檔案頁面整齊統一，避免紙張的顛倒、錯頁。務必確保裝訂后的檔案結實牢固，與案卷原件保持一致。

　　《數字化加工處理單》

　　在檔案數字化加工的各個環節中，加工人員必須按照規定認真填寫《數字化加工處理單》，包括案卷檔號、具體加工人員、時間、抽查情況等項目，尤其要核實實際掃描頁數與檔案整理時填寫的檔案頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法，確保形成詳細、規范的加工流程跟蹤日志。

　　一、檔案數字化實施主體

　　1.紙質檔案數字化加工的責任主體為實施檔案數字化的各級國家綜合檔案館及機關、團體、企業事業單位、社會組織（以下簡稱“數字化實施單位”）。

　　2.紙質檔案數字化加工可由數字化實施單位自行組織人員開展，也可以由數字化實施單位采取業務外包的方式委托給具有相關資質和能力的檔案數字化服務機構（以下簡稱“數字化服務機構”）完成。

　　二、數字化加工基本原則

　　1.統籌規劃，分步實施

　　根據紙質檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進行統籌規劃，分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業檔案應優先列入數字化加工對象。

　　數字化應保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　2.加強管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對數字化對象進行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委托進行數字化加工。加強檔案數字化各個環節的管理工作，確保檔案原件和數字化成果的安全。

　　3.完善細節，規范流程

　　對因涉密不宜以外包方式委托進行數字化加工的對象，應用文字做出說明，并由數字化實施單位組織工作人員集中進行數字化加工。應加強數字化加工流程管理，界定各個環節的職責任務，堵塞漏洞和缺憾。

　　4.分工協作，夯實基礎

　　加強內設機構的分工協作，把夯實檔案基礎業務工作與檔案數字化相結合，開展傳統載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎處理工作，為加快推進檔案數字化創造有利條件。

　　三、數字化加工基本環節

　　紙質檔案數字化的基本環節為數字化前期準備、數字化前處理、數字化掃描、數字化后處理、數字化成果驗收移交。內容主要包括：制定數字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化成果移交及管理等。

　　檔案數字化從整理分件到案卷還原的各個環節，應以卷（盒）或批次為單位建立檔案數字化加工流程單，記錄每卷（盒）或每批檔案數字化過程，確保檔案掃描加工質量和效率。

　　四、制定方案

　　對檔案實體的基本情況進行摸底排查，根據排查結果，制定總體規劃和分年計劃，并按照本規范編制數字化工作方案。包括檔案數字化的內容和范圍、數量以及先后順序、數字化的形式、技術參數、時間安排以及經費預算等內容。