企業數字化檔案建設

　　企業數字化檔案建設是國家現代化程度的重要標志，企業檔案信息化建設是檔案事業的重要分支。隨著數字經濟時代的發展，數字信息成為企業構建核心競爭力制高點，企業檔案作為企業生產管理活動記錄，對企業經營決策、提升核心競爭力具有重要作用，應當積極使用現代化信息技術，依據現代化管理思想，健全檔案管理制度，優化檔案管理利用流程，整合企業經營發展中的各項信息資源，為企業各項工作提供信息支持，推進企業檔案信息化轉型。

　　企業數字化檔案建設的內涵

　　企業檔案是在經營管理、產品營銷等職能活動中形成的具有參考憑證作用的文件材料。企業檔案信息化指依靠科學思想，憑借信息技術等高科技手段對文件中的信息進行發掘，提高企業檔案信息利用效率，實現生產作業自動化，為企業和社會發展提供服務。廣義的企業檔案信息化包括電子文件歸檔管理，檔案服務網絡化、企業檔案信息人才隊伍建設等多方面。企業檔案信息化是企業檔案工作的重要內容，具有原始性、系統性等特點。企業檔案信息是生產經營中產生具有保存價值的歷史記錄，檔案信息化是豐富企業檔案信息資源儲備，為企業發展提供信息利用服務的重要途徑。

　　企業檔案信息化的發展歷程

　　信息化技術在我國檔案管理中的應用始于20世紀80年代。企業檔案信息化建設大致經歷了計算機輔助檔案管理階段、雙套制下的檔案信息管理階段、電子文件管理系統階段，[2]并隨著經濟社會發展和信息技術進步的需要，不斷探索新時期的企業檔案信息化建設路徑。

　　企業檔案信息化建設：促進企業可持續發展

　　企業檔案信息化的發展歷程

　　計算機輔助檔案管理階段

　　20世紀80年代末90年代初，我國檔案管理部門開始探索并使用計算機對日常檔案工作中的各方面事務進行輔助管理。這是檔案管理自動化的一個起點，其出發點在于使用檔案管理軟件來代替手工管理檔案的做法。由于這一時期計算機技術尚處于起步階段，自動化水平較低，只能實現初級的檔案目錄級管理。

　　雙套制下的檔案信息管理

　　20世紀90年代以來，隨著辦公自動化技術的發展，計算機在辦公部門的應用和普及不斷深化，檔案部門也開始加強對辦公自動化條件下電子文件管理的研究。這一階段的管理仍維持傳統的文檔分離管理模式，以傳統文件（檔案）為主，電子文件(檔案）為輔，實行二者并存的雙套制管理措施。這一階段的技術特征可以概括為單機條件下的非結構化檔案信息管理，主要是采取檔案目錄計算機管理與電子文件脫機備份相結合的管理方式。

　　電子文件管理系統階段

　　20世紀90年代后期至21世紀初的幾年，我國檔案信息化進入網絡化階段。從這個時期開始，檔案管理系統全面轉為網絡化管理系統，從最初的單位內部的局域網互連，發展為后來的互聯網協同辦公系統。網絡化的電子檔案管理系統為電子文件為主的文檔一體化管理奠定了基礎。

　　新時期的企業檔案信息化建設探索

　　隨著數字經濟時代的到來以及大數據、云計算等新興技術的發展，數字信息成為企業構建核心競爭力的制高點。企業檔案信息化轉型充滿了機遇與挑戰，必須順應時代潮流、立足技術內涵，形成有效的企業檔案信息化推進策略。