物業檔案管理目錄

　　物業檔案管理目錄資料很多，一般指物業檔案資料和管理檔案資料。你要的物業管理檔案資料是物業管理服務過程的記錄，應包括業主清冊及收費臺賬、業務受理記錄、維修養護記錄、保潔工作記錄、綠化養護記錄、保安值勤記錄、保安巡視記錄、保安監控記錄、小區訪客登記、機動車輛進出記錄、管理員每日巡視檢查記錄、物業經理抽查記錄和投訴處理記錄等。

　　物業檔案管理目錄

　　一、檔案整理的標準文件

　　1、文書檔案按照《歸檔文件整理標準》（DB12/T127-2001）

　　2、基建、設備檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）

　　3、會計檔案管理辦法（財會字［1998］32號）

　　4、照片檔案管理規范（GB/T11821-2002）

　　5、磁性載體檔案管理與保護規范（DA/T15-1995）

　　6、企業職工檔案管理工作規定（勞力字［1992］33號）

　　有關標準，進行規范化的整理，制作檢索工具。

　　二、整理原則

　　遵循文件形成規律、保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　　三、分類方案的編制

　　根據本企業檔案內容和數量編制檔案分類方案。

　　就我們這些企業可參照《天津市物業管理企業文件材料歸檔范圍及保管期限表》制定分類方案。大類為11個，在每一個大類下按照文件材料歸檔范圍及保管期限表者之若干個二級類目；部分二級類目下設置三級類目。（見附表一）

　　四、文書檔案的整理方法與要求（即黨群、行政、經營、物業管理四類檔案的整理）

　　采用單份文件整理方法進行整理。

　　1、件的確定原則

　　（1）企業文件材料原則上每份自然件為一件。

　　（2）正文（正本）與定稿為一件。

　　（3）正文（正本）與附件為一件，原件與復印件為一件。

　　（4）正文娛文件處理單為一件。

　　（5）轉發文與被轉發文為一件。

　　（6）報表、名冊、圖冊等每本（冊）為一件。

　　2、文件材料歸檔年度的確定

　　（1）計劃、總結、合同（協議）、統計等材料歸入文件內容針對的年度。

　　（2）請示與批復等來往文件，歸入文件的批復年度。

　　（3）跨年度形成的文件材料，歸入事項的辦結年度。

　　（4）會議文件歸入會議的開幕年度。

　　3、文件材料保管期限的劃分

　　企業文件材料保管期限按照永久、長期（15-50年）、短期（15年以下）花粉。具體到每份文件的保管期限請參照《天津市物業管理企業文件材料歸檔范圍及保管期限表》。

　　4、文件材料的排序

　　在分類方案的第二級類目下，先按年度分開，在年度下按照不同保管期限進行排列。也就是二級類目的每一項一年內的文件分別依永久、長期、短期從1排序順序。

　　文件材料排列需要注意的幾方面問題

　　（1）同一級類目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照時間結合時間和重要程度排列。

　　（2）不同級別類目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。

　　（3）文件處理單在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后。

　　（4）處理材料結論性材料在前，依據性材料在后。

　　（5）會議文件、統計報表、刊物等材料分別集中排列。

　　5、文件材料的裝訂

　　文件材料按件裝訂，永久和長期保管的要去除金屬物，對于裝訂成冊的刊物、書籍、表冊等，不在拆訂重裝。對短期保存的歸檔文件不必拆除原有書釘。

　　（1）文件頁數多的采取三孔一線的裝訂方法。

　　（2）文件頁數少的采取塑料曲別針的裝訂方式，不得使用膠水或漿糊粘貼。

　　6、文件材料的編號

　　歸檔的文件材料要逐件編號，在文件首頁上方的空白處加蓋歸檔章并填寫相關內容。

　　歸檔章項目包括：機構（問題）、年度、保管期限、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號、全宗號。

　　歸檔章格式

　　全宗號機構問題室編件號館編件號

　　01.01 1

　　年度保管期限室編盒號館編盒號

　　2006 C 1

　　7、歸檔章各項的填寫要求

　　（1）機構（問題）：填寫按分類方案劃分的該份文件的類別號。由一、二級類目序號組成，中間用“?”隔開，例如：01?01表示為黨務綜合性工作或黨組織其它有關會議文件材料。

　　（2）年度：文件型呈粘度。以四位阿拉數字標注。

　　（3）保管期限：永久用“Y”、長期用“C”、短期用“D”。

　　（4）室編件號：按文件的排列次序從“1”編寫流水號。

　　（5）室編盒號：在一級類目下按年度從“1”編寫流水號（由企業檔案室編制）。如黨群管理安排一個流水號，其順序為，在同一年度內，按照永久、長期、短期的順序進行排列。

　　（6）全宗號、館編件號、館編盒號可為空。

　　8、文件材料編目

　　編目是指編制歸檔文件目錄。也是盒內目錄。其項目包括：室編件號、館編件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、盒號等項目。見附件一

　　（1）歸檔文件目錄的編制要求

　　歸檔的文件材料應依據分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄，即按照分類排列的結果，逐類、逐件編制目錄。

　　編目以件為單位進行，在目錄中一件只編一條條目，如來文與復文作為一件時，在歸檔文件目錄中只對復文進行編目。

　　（2）歸檔文件目錄各項填寫要求

　　件號：依歸檔章件號填寫。用阿拉伯數字表注。

　　責任者：制發文件的組織或個人。即文件的發文機關或署名者，責任制者需填寫全稱或規范化簡稱，不可填寫“本公司”、“本單位”等，聯合發文有本單位參與的只填寫本單位，無本單位的只填寫第一責任者。

　　文號：文件的發文字號。應照實抄錄，并用阿拉伯數字表注，年度、代字順序號都不能省略，文號中的年度以4位阿拉伯數字表注，代字順序號用阿拉伯數字表注，并用[]括起來。津房[2006]12號。

　　題名：文件標題。沒有標題或標題不能客觀反映文件內容的，要自擬標題。

　　日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯數字表注。如20050215

　　頁數：登記每一件歸檔文件的實際頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。以文件原有頁碼為序，無頁碼的文件要編制頁碼。

　　備注：主食文件需要說明的情況，一般情況下不填。

　　（3）歸檔文件目錄的裝訂與目錄索引的編制。按一級類目依年度—保管期限裝訂成一冊（用、長、短裝訂在一起）。并要編制目錄索引，置于目錄前面，內容包括：類目名稱（二級）、年度、保管期限、起止件號、頁碼等項。（格式見附件二）

　　8、裝盒

　　按照本盒的文件目錄，整理完畢的企業文件材料、備考表順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒背脊和封面。

　　（1）盒內備考表的編制：

　　盒內文件情況說明：說明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

　　檢查人：歸檔文件整理部門負責檢查質量的人員姓名。

　　日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　（2）檔案盒的填寫要求

　　封面：單位全稱

　　（3）盒背脊的填寫要求：

　　全宗號：向檔案館移交時按要求填寫。

　　年度：填寫盒內文件的形成年度，并以4位阿拉伯數字表注。如2006

　　保管期限：填寫盒內文件所屬保管期限，以漢字表注。

　　機構問題：填寫盒內文件所對應的一級類目的名稱。

　　起止件號：用阿拉伯數字表注，填寫盒內第一份文件愛女和最后一份文件的件號，中間用“-”連接。如1—35

　　盒號：用阿拉伯數字表注。

　　五、基本建設、設備儀器設施管理文件材料的整理要求

　　1、材料的分類組卷

　　（1）具體項目的管理性文件材料應放入所針對的項目內組卷

　　（2）基建項目、設備儀器設施方面的文件材料按期構成或階段分別組卷。

　　（3）基建項目維修、改建形成的企業文件材料單獨組卷并排列在原項目案卷之后。

　　（4）設備維修、技術改造形成的企業文件材料單獨組卷餅排列在原設備案卷之后。

　　2、卷內文件的排列

　　(1)管理性企業文件材料按問題、時間或重要程度排列。

　　（2）案卷內文件材料排列，文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　（3）基建類文件材料按項目依據性材料、基礎性材料、項目設計、項目施工、項目監理、項目竣工驗收排列。

　　（4）設備類文件材料按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修順序排列。

　　3、案卷的編目

　　（1）卷內文件材料頁號的編寫

　　案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

　　成套圖樣印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。

　　卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

　　（2）卷內目錄的編制

　　序號：應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件材料件數的順序。

　　文件編號：應填寫文件材料的文號或圖樣的土豪、設備代號、項目代號等。

　　責任者：應填寫文件材料的形成部門或主要責任者。

　　文件材料題名：應填寫文件材料的形成日期。

　　頁號：應填寫每件文件材料的首尾頁上標注的頁號。卷內目錄排列在卷內文件材料首頁之前。

　　（3）案卷封面的編制

　　案卷題名應簡潔、準確的解釋卷內文件材料的內容，主要包括項目名稱或袋子、代號及其結構、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。

　　立卷單位：應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。

　　起止日期：應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。

　　保管期限：應根據保密規定填寫卷內文件材料的最高密級。

　　檔號：應填寫全宗號、分類號、案卷號。全宗號可為空；分類號是指按分類方案規則劃分該卷檔案類別號；案卷號是指檔案按一定順序排列后的流水號。

　　（4）案卷脊背的編制

　　案卷脊背的項目有保管期限、檔號、案卷題名。

　　（5）卷內備考表的編制

　　說明包括：案卷內文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供過程中需要說明的問題。

　　立卷人：應由責任立卷人簽名。

　　立卷日期：應填寫完成立卷的日期。

　　檢查人：應由部門或項目負責人簽名。

　　互見號：應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式。

　　卷內備考表排列在卷內文件材料之后。

　　4、案卷的裝訂

　　（1）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。

　　（2）案卷內不同幅面的科技文件材料要折疊為同一幅面，破損的要先修復。幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）.圖樣折疊時標題欄露在右下角。

　　（3）案卷內不允許有金屬物。

　　（4）不裝訂的案卷，應在每份文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章的內容有：檔號、序號。

　　六、業主檔案的整理

　　業主檔案要以每戶業主為保管單位，組成一卷，卷內以件為單位按文件產生的先后順序排列，每件蓋檔案章、，檔案章、頁號、卷內文件目錄、備考表的編寫同基建、設備檔案。整理完結后裝入檔案袋，檔案袋封面填寫小區名稱、樓棟號、房間號及業主姓名。檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號，裝入檔案盒，盒內視檔案材料多少，可裝入若干檔案袋，檔案盒外填寫小區名稱、樓棟號、房間及案卷起止號等內容。

　　七、會計檔案和職工個人及特殊載體檔案按照國家專門規定整理

　　1、會計檔案管理辦法（財會字[1998]32號）

　　2、照片檔案管理規范（GB/T11821-2002）

　　3、磁性載體檔案管理與保護規范（DA/T15-1995）

　　4、企業職工檔案管理工作規定（勞力字[1992]33號）