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檔案外包管理本部分適用于指引發包方科學開展檔案服務外包工作,選擇合格的承包方;指導承包方有效開展檔案服務管理體系建設,提升服務能力;為第三方機構正確評價檔案服務外包承包方提供參考依據。
檔案保管外包服務管理規范
1范圍
本規范適用于檔案保管外包服務機構及其他專業機構開展檔案保管外包服務的行為。
2規范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單適用于本文件。
GB501402005建筑滅火器配置設計規范
DA/T61992檔案裝具
DA/T45-200術規范檔案館高壓細水霧滅火系統技
JGJ25-2010檔案館建筑設計規范
3術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1
檔案保管外包服務
outsourcing Servicesofre-cords keeping
具備檔案保管外包服務能力和條件的企業法人,受委托方(法人及自然人)委托,對檔案進行保管及相關服務的民事行為,又稱“檔案寄存和代保管服務”。
3.2
檔案保管外包服務機構
outsourcing services organization of records keeping
依法設立,具備從事開展檔案保管外包服務能力和條件的法人組織。
3.3
檔案保管外包服務委托方
outsourcing servicesclients of records keeping
檔案保管外包服務的購買者。
4服務原則
4.1有限范圍原則
檔案保管外包服務的范圍不得違反國家有關的法規和政策。
4.2安全原則
在檔案保管、利用、運輸等過程中必須提供安全、可靠、有效的專業服務,確保不發生缺失損毀、涂改偽造、污染霉變等安全事件。
4.3保密原則
必須履行保密義務,不翻閱、不傳播、不泄露所保管檔案的任何信息。
4.4監管原則
檔案保管服務外包機構應當接受有關方面的監管。
5組織與人員
5.1組織
檔案保管外包服務機構的組織,應根據保管規模和業務范圍確定相應的內部管理機制,并保持相對穩定。
5.2人員
5.2.1按照內部管理機制,配備符合實際需要的、具有相應崗位職業資格的員工。一般應包括檔案專業人員和其他各類專業技術人員。
5.2.2檔案保管外包服務機構應與員工依法簽訂勞動合同和保密議。
6基礎設施
6.1庫房建筑及選址
6.1.1庫房建設應符合JGJ25-2010的相關規定或要求。
6.1.2庫房應建于地質穩定、地勢高坦處,遠離城市中心區域、江堤、海堤、河灘、易燃易爆物品、有毒有害氣體源、懸崖或土(巖)質松散的山坡等,如遇水庫應建在上游處。
6.1.3庫房位于地震基本烈度7度以上(含7度)地區的,應按基本烈度7度以上設防,位于地震基本烈度6度以下地區的,應按7度設防。
6.1.4庫房不得與辦公、工業、商業、民用以及倉庫等與檔案管理無關的用房混雜。
6.1.5庫房區域嚴禁與使用明火、有毒有害氣體易燃易爆物品、放射性物體等場所混雜。
6.1.6庫房內應具備防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等功能。
6.2基本設施與設備
6.2.1消防設施
按照GB50140-2005和DA/T45-2009等標準配置消防滅火設施,滅火介質不能對檔案產生二次損害,不能污染環境。檔案保管外包服務庫房安裝火災報警設施并與119聯網。
6.2.2安防設施
庫房的周邊、所有出入口、檔案交接室、檔案調閱室、檔案熏蒸室、檔案存儲區域和電梯等,均應設有實時可視監控系統。檔案存儲區域的出入人口和電梯應安裝門禁系統和紅外線報警設備并與110聯網,人員出入庫區必須通過安全檢査。
6.2.3避雷設施
庫房和專用機房安裝避雷裝置。
6.2.4用電設施
庫房應有兩路供電線路供電或配置備用電源。
6.3庫房溫濕度
6.3.1庫房溫濕度應符合檔案行政管理部門的相關規定要求,一般庫房溫度控制在14C~24℃C范圍內,濕度控制在45%~60%范圍內;每晝夜波動幅度溫度在士2℃范圍之內、相對濕度在士5%范圍之內。
6.3.2庫房應有溫濕度記錄設備,進行實時監控和記錄,記錄保留不少于36個月。
6.3.3庫房應設有溫濕度自動或人工調節設施,根據檔案的重要性和載體等因素區別對待。
7業務規程
7.1總體要求
應明確檔案保管業務流程并嚴格執行,建立檔案交接、運輸、保管、出入庫、利用服務和人員管理信息安全等相應的制度和操作規程。
7.2簽訂協議
檔案保管外包服務機構與委托方應按規定簽訂檔案保管外包服務協議。期滿續約的,應在期滿前重新簽訂協議;不再續約的,到期應辦理檔案期滿出庫手續。
7.3檔案運輸
7.3.1應對檔案上下架、裝箱、上下車、運輸等全過程進行安全管理。
7.3.2運送檔案時應使用符合檔案安全運輸的車輛,并配備押送員,實行專人專車,運輸時間和路線嚴格保密。
7.4檔案出入庫管理
7.4.1在檔案交接時,應由專人負責做好清點、驗收和裝箱工作,履行入庫登記手續,雙方指定人員簽章確認。
7.4.2委托方需進入庫房的,檔案保管外包服務機構應指定專人全程陪同,并有視頻監控。
7.4.3寄存和代保管檔案進入檔案保管外包服務庫房時,檔案保管外包服務機構應進行安全檢査和科學消毒,防止易燃易爆、有毒有害氣體或生物進入庫區。
7.5庫房安全保管
7.5.1庫房內整潔有序,不得堆放雜物。
7.5.2庫房內應配置符合相關安全保管規定的裝具,如五節柜、密集架、開放式固定架等。
7.5.3庫房管理人員應每日定時進行庫房巡查,發現安全隱患和問題及時處理,并做好記錄。
7.5.4庫房檔案應定期進行檢查和清點盤庫,確保檔案的完整與安全。
7.6消防和安全保衛
7.6.1應定期檢測消防、安全監控設備和電路等運行情況。建立消防等安防預案,定期進行演練。
7.6.2應配備安保力量,建立24小時值班和晝夜定時巡檢制度。
7.6.3設施設備檢査、安全值班、監控巡視記錄應長期保存,不少于協議保管期滿后10年,以備查閱。
7.7信息化管理
7.7.1采用信息化管理手段,建立業務管理信息系統,實現檔案保管外包服務信息化。
7.7.2根據委托方的要求提供檔案信息化服務。
7.8檔案利用服務
7.8.1檔案保管外包服務機構應為委托方提供檔案利用服務,滿足利用者的需求。非委托方調閱、查閱相關檔案資料的必須征得委托方同意,并提供有委托方單位公章(或委托人簽名)的書面證明。
7.8.2提供檔案利用服務時,須核對利用者身份。利用者查閱、復制、下載或打印等應履行檔案利用登記手續。
7.8.3應建立提供檔案利用服務登記簿,對利用日期、單位、人員、內容和方式等進行逐項登記記錄利用者應簽字確認。
7.8.4為委托方提供檔案利用遞送服務,須派員專程及時送達,在核對人員身份后,與委托方履行交接手續。
7.8.5檔案提供利用服務人員有權監督利用者保護檔案。如利用者違反有關規定,應及時糾正,督促其改正,并告知委托方。
7.8.6利用檔案服務中形成的相關材料應專門集中保管,按年度歸檔備查。
7.9人員管理
7.9.1工作人員必須熟悉檔案法律法規及檔案工作規章制度與標準,并具備符合崗位需要的相應文化程度和業務技能。
7.9.2持有檔案崗位培訓證書的人員需占全員的25%以上,持有中高級專業技術職稱的人員需占全員的10%以上,其中必須有檔案專業技術中高級職稱的人員。
7.9.3工作人員應定期參加相關的業務培訓和繼續教育,不斷提高專業技能和業務能力,滿足實際工作需要。
7.9.4安保、水電、消防值班等工作人員必須持證上崗。
7.10檔案信息安全
7.10.1建立檔案信息安全保密制度,加強檔案信息的安全管理。
7.10.2應維護委托方檔案信息安全,不得擅自復制、摘抄或留存檔案信息,不得利用檔案謀利。
7.10.3發現檔案丟失、缺失或被盜、信息泄露等情況,須立即報告委托方,及時處理,并追究有關人員的責任。
8責任事故與賠償
8.1因檔案保管外包服務機構原因,造成檔案缺失損壞、損毀等事件或事故,應承擔相應責任。委托方可以向被委托的檔案保管外包服務機構提出賠償要求,按照協議約定執行賠償;法律、法規對賠償額的計算方法和賠償限額有規定的,從其規定。
8.2因自然災害、戰爭等不可抗力而造成委托方檔案缺失、損壞、損毀的,檔案保管外包服務機構不承擔賠償責任。
8.3雙方對事故責任和賠償不能協商一致的,均可向當地司法部門提出調解、仲裁或法律訴訟的申請。
9能力評估
9.1檔案保管外包服務機構可通過檔案保管外包服務行業組織開展能力評估。能力評估可參照《檔案保管外包服務能力評估表》。
9.2檔案保管外包服務機構向檔案保管外包服務行業組織提出能力評估申請,并提交以下材料:
a)能力評估申請一份；
b)《檔案保管人員基本情況登記表》一式三份;
c)《檔案保管外包服務審批表》一式三份;
d)工商行政管理部門頒發的營業執照正本復印件一份;
e)組織機構法人身份證復印件一份；
f)檔案保管外包服務機構專業人員名冊、身份證、資格證明復印件各一份;
g)檔案保管庫房相關資料和設施設備情況明細表;
h)相關財務報表和納稅情況各一份；
9.3檔案保管外包服務行業組織在實際收到檔案保管外包服務機構能力評估申請后進行初審和現場評分,提出評估意見。
