檔案數字化與托管相關規定

　　檔案數字化與托管相關規定紙質檔案數字化是采用掃描儀或數碼相機等設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤等載體上，并能被計算機識別的數字圖象或數字文本的處理過程。開展紙質檔案數字化是規范檔案管理、保護紙質檔案的有效途徑，更是現代社會對檔案信息化發展的要求。大數據時代檔案信息化的基礎工作就是紙質檔案數字化，將散存各部門、各單位的檔案收集、歸檔、數字化，如何更好的為人民服務，為社會服務，是每個檔案工作者的時代要求。

　　開展檔案數字化項目時，首先要對本項目的工作內容進行調查研究，確定好工作思路和工作計劃，有目的有計劃的開展檔案數字化工作。具體實施過程中，應按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）標準規范進行操作，本章簡單談談檔案數字化的前處理工作。

　　檔案數字化與托管相關規定

　　一、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）第七章數字化前處理

　　1、確定掃描頁

　　原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

　　2、編制頁號

　　（1）應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

　　（2）重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。

　　（3）書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。

　　（4）應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　　3、目錄數據準備

　　（1）按照目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件內容，規范檔案中的目錄內容。

　　（2）對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。

　　4、拆除裝訂

　　應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

　　5、技術修復

　　（1）破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。

　　（2）折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。

　　二、檔案數字化前處理相關要求

　　1、應對擬數字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性進行檢查。檔案實體有破損、殘缺的要進行登記，征求檔案保管單位同意后，對破損、殘缺的檔案進行裱糊搶救。檔案目錄錯誤的要予以修正，無數字化目錄的要予以著錄。

　　2、掃描前，對檔案進行拆卷并整理，對不平整的檔案進行平整處理，對錯誤、漏編的頁號進行修正或補編頁號。掃描工作結束，需對紙質檔案進行恢復性、規范性整理裝訂。拆卷和裝訂不能損害檔案原件。拆卷時不允許裁切檔案紙張，裝訂時應盡量按原有順序原孔裝訂，案卷不掉頁，右邊和底邊整齊，左側不及裝訂線的要加裝訂邊。

　　3、如果該檔案為涉密檔案，則不能直接進行數字化，需使用涉密計算機進行操作，著錄過程需要標記密級符號，題名、文號特殊處理，掃描件特殊存儲。