訴訟檔案數字化規范

　　隨著“互聯網+”和數字化時代的到來，當前人民法院審判執行工作不可避免地會遇到信息技術的挑戰，訴訟檔案作為人民法院司法為民、公正司法的重要載體，其管理模式也經受著科技力量的巨大沖擊。因此，在數字化新背景下，訴訟檔案數字化規范加快信息化建設進程、開發相關信息管理系統、實現數字化規范管理已成為大多數法院的工作重點和當務之急。

　　一、人民法院訴訟檔案數字化規范的含義

　　人民法院訴訟檔案是國家重要的專業檔案，是人民法院審判活動的記錄，又是做好審判工作的依據和必要條件。數字化管理是指利用互聯網、計算機、通信等技術，通過統計、分類技術量化管理對象與管理行為，實現研發、計劃、組織、協調、服務、創新等職能的管理活動和方法。人民法院訴訟檔案的數字化管理主要是指通過數字化電子掃描技術將訴訟當事人和法院審判活動中形成的紙質案卷材料加工成圖像形式儲存起來，以電子文檔的形式實現網上資源共享，提供便捷利用服務。

　　二、人民法院訴訟檔案數字化管理的重要意義

　　1.是數字化管理是審判管理適應信息化潮流的必然要求。法院信息化建設是審判工作應對迅猛發展的信息社會的必然選擇，在“大數據、大格局、大服務”工作理念的指導下，多數法院的信息化建設在服務人民群眾、服務審判執行、服務司法管理等方面呈現出良好的發展態勢，實現了信息化建設與法院工作的深度融合。訴訟檔案的管理作為法院工作的重要組成部分，實現對其的數字化管理毋庸置疑已成為人民法院信息化建設的重要組成部分和法院檔案數字化管理的核心工作內容。

　　2.是數字化管理是提高效率、方便訴訟的重要手段。在訴訟活動中，當事人、律師、法官等各方主體隨時都會調取卷宗進行訴訟或者參考，所以卷宗借閱較為頻繁，實施檔案數字化管理后，計算機等現代化手段代替了人工來歸類整理檔案，檢索利用檔案效率大大提升。另外，根據最高法院部署，各中層法院、基層法院完成紙質版檔案掃描后，依托人民法院統一的電子訴訟檔案查閱服務平臺，將能實現四級法院網上調閱電子案卷，法官可以在線實現本地、異地調閱案卷，了解案件原審情況，或者查閱參考關聯案件信息，不僅大大提高了審判效率，還解決了調卷難問題。

　　3.是能夠極大地節約空間資源，順利地實現長期保存。法院的檔案保管期限分永久保存、長期保存、短期保存，后兩者稱為定期保存。定期保存的檔案，保管期滿后還須復查一次，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的需要延長保管期限，有的需要轉為永久保存，對到期后不能轉為永久的，就需要銷毀。因此，傳統紙質訴訟檔案需要有較大的存放空間，且對保存環境也有較高要求，需要經常除濕、保持恒溫、排風、殺蟲等，因此，傳統紙質化管理存在諸多浪費資源的弊端。檔案管理數字化后，就可以直接借助電子存儲設備做到實時存儲，極大地節省了空間資源。同時，對于需要銷毀的檔案，即便紙質版被銷毀了，但電子版仍在，一旦出現特殊情況需要溯源和查詢時，能立即被調取出來以供查閱，真正實現訴訟檔案持續累積、長久保存、科學管理的目標。

　　4.是能夠減少勞動強度，提高分類準確性，降低損壞風險。法院的檔案記載著各類案件的具體細節，包含有大量的信息，這就使得整理分類工作較為煩瑣、勞動強度大，且容易出現理解差異導致分類不準確的情況。此外，人工分類時是以一種類別進行分類，這樣的分類較為單一，不能根據不同的關鍵詞進行自定義調整分類。因此，借助數字化能有效降低人為因素在檔案歸檔工作中的影響，在減少人力資源和時間投入的同時，還能提高分類的準確性。

　　此外，在傳統的檔案借閱模式中，辦案人員、當事人、律師等查閱卷宗時需要頻繁到檔案室調取，時間久了，舊存的紙質檔案的完好保存成為重大問題，這些舊存檔案一旦丟失或者損壞將造成不可估量的損失。檔案數字化管理后，能很大程度上減輕對原始紙質檔案的損壞，加強對原件的保護，避免人為因素對檔案的破壞。

　　三、人民法院推進檔案數字化管理存在的問題

　　1.是檔案數字化管理還不統一。目前，各地檔案數字化管理進程差異較大，大多法院調閱卷宗仍停留在實體查找階段。同時，由于信息軟件等開發設計不統一，各地法院檔案電子化管理“各自為政”，給跨地區的訴訟檔案信息共享帶來一定的困難。

　　2.是檔案數字化工作人力、物質投入難保障。數字化管理專業性較強，不僅需要專業技術人才，還要添置專門的硬件設備，且掃描工作周期較長，資金投入量較大。就當前經濟條件下，多數法院較重視審判辦公大樓、法庭建設以及車輛裝備等，對檔案管理這一項工作重視不夠，要拿出大額經費，還要投入較大的人力、物力和精力，對大多數法院來說是件需要認真考量的事情，這也是制約法院檔案信息化建設的又一瓶頸。

　　3.是訴訟檔案管理的安全性有待加強。人民法院的訴訟檔案涉及到國家機密、商業秘密、個人隱私等，一旦泄露，將造成無法估計的損失。當前，隨著黑客竊取手段不斷翻新，檔案數字化管理的不安全性也隨之增加，如何保證電子化管理中檔案的安全性，也是制約訴訟檔案數字化管理的一大障礙。

　　四、人民法院推進檔案數字化

　　1.是加強數據庫和網絡基礎設施建設。實現檔案數字化管理的前提是建立健全檔案庫，在建立數據庫的過程中，不僅要著手補齊檔案文件目錄，還要校驗錄入的正確性，從而確保檔案數據真實、完整以及有效。要配備先進的掃描儀等設備以及配套的系統軟件和安全控制系統，以便對書面文字、照片圖像等材料進行準確掃描、數據錄入、整理分類、存儲保管和查閱利用。同時，還要簡單進行篩選，對檔案中損毀度高、使用頻率高、保存價值高的優先掃描，以加快數字化管理進程。

　　2.是建立健全相關規章制度和工作標準，實現檔案數字化管理規范化。結合相關法律法規，要對數據庫錄入、案件檢索及紙質檔案的數字化等明確相關工作標準，使檔案管理有章可循、有法可依，盡快實現對檔案工作各項工作的有效管控三是加強培訓，配齊配強專業管理人員隊伍。既要加大資金投入，也要內部挖潛與引進外來技術人才相結合，建立健全人才管理機制，打造一支既懂法院檔案管理又熟練信息技術的復合型人才，以應對信息化時代法院檔案管理工作的新的更高要求。

　　3.人民法院訴訟檔案數字化管理是法院信息化建設的“重要項目”，它能夠沖破傳統檔案管理和利用的種種局限，實現檔案信息資源的科學管理。盡管當前各地法院檔案數字化管理進程還不統一，但可預見的是，一旦四級法院檔案數字化管理模式全面完成，檔案管理工作將會迎來新的局面，人民群眾也將會有更多的司法獲得感，審判管理工作與訴訟服務水平也將實現“雙提升”。