數字化檔案室管理

　　數字化檔案室管理是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

　　建設數字化檔案室管理，有利于提高檔案館工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

　　鑫泰格智慧檔案綜合運行平臺

　　智慧檔案系統綜合運營，引進智慧城市建設的先進理念，融合了豐厚的接口和現代化信息通信技術，支持智慧檔案館庫房庫房一體化監控管理系統、門禁管理系統、視頻監控管理系統、能耗管理系統、資產定位（RFID）管理系統、密集架管理系統、三維可視化系統、報表管理系統等多個系統接入平臺；

　　01、預處理

　　預處理又稱前處理，是數字化檔案資源建設的第一步，主要內容包括鑒選、清點、登記、整理、清潔、修復等。

　　鑒選是指對檔案真偽和檔案價值的鑒定，鑒別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理；確系要數字化的對象，應對其規格、數量進行清點、登記，并開展必要的整理、清潔和修復工作，使待數字化的實體檔案及其目錄有序化，為下一步的數字化轉換做好準備，提供規范的目錄數據和可直接進行數字化加工的實體。

　　02、數字化加工/轉換

　　數字化加工/轉換的主要內容是將記錄在傳統載體的檔案信息通過模數轉換技術和設備轉換為以數字形式表示的信息資源。不同類型的實體檔案，模數轉換技術和設備不同。紙質檔案、照片的數字化加工主要采用掃描儀、數碼相機等設備加以掃描或拍照，縮微膠片的數字化主要采用縮微膠片掃描儀加以掃描。錄音檔案的數字化設備主要是音頻采集卡，錄像檔案的數字化設備則是視頻采集卡，錄音、錄像的輸出設備通過特定的音視頻傳輸線與音頻采集卡、視額采集卡相連，音頻采集卡、視頻采集卡安裝在計算機上。

　　檔案數字化加工主要流程包括：提卷-拆卷-檔案著錄-掃描-圖像處理-OCR-校對-版式還原-轉雙層PDF-終驗-掛接。

　　03、信息處理

　　信息處理是指以歸檔文件的內容及表達文件內容的信息為處理對象,對信息進行有序組織的過程.對所得的圖像、多媒體信息等加以適當的處理，以符合利用需求。具體的工作內容包括核對(對照原始檔案進行)、壓縮、去邊、去污、去噪、去干擾，采用光學符號識別(OCR)技術對圖像中的文字加以識別，通過矢量化技術將光柵圖像轉化為矢量圖形等。在需要的情況下，還可嵌人數字水印，以保護數字化檔案資源的知識產權。

　　04、信息組織

　　信息組織負責建立機讀目錄和索引，創建目錄、全文、多媒體等數據庫，并將數字化信息(圖像、原文、音頻、視頻等)與目錄、索引信息加以掛接。

　　若在數字化加工之前已建有機讀目錄，則需要補充一些必要的著錄項目，如數字化檔案信息資源的計算機文件名、存儲位置、格式等；還可能需要修正完善些必要的著錄項目，如關鍵詞、摘要等。著錄是檔案智力控制的手段，機讀目錄的著錄質量，關系到數字化檔案信息的查檢和維護工作的難易，歷來都是理論和實踐關注的重點，著錄標準化又是重中之重。對于有研究價值的歷史檔案信息，這個階段還可能需要開展必要的研究工作，比如對原文中人名、地名信息的考證，應將考證結果和考證依據資料并予以著錄。

　　05、信息存儲

　　信息存儲是指為數字化檔案及其目錄信息選擇恰當的存儲介質、存儲方式和存儲架構。數字化檔案信息資源的存儲要求、方法與電子文件的存儲要求、方法基本一致。

　　06、信息服務

　　便于傳輸、利用是數字信息的一大特色，在更大范圍為更多用戶提供更及時、更滿意的服務也是檔案數字化的根本動力。綜合檔案館的數字化館藏凡屬公開范圍的，宜通過互聯網網站的方式對外發布，提供在線利用。檔案室的數字化信息則宜通過內部網絡為內部用戶所共享。負有公共服務職責的機構，也應考慮通過在線查詢、就地閱覽等方式對公眾提供服務。

　　具體利用方式要視館藏的具體情況而言。目前國內外很多數字影像的在線服務方式是提供免費的在線目錄檢索和小尺寸、低分辨率圖像的瀏覽，而原始尺寸、高分辨率的影像利用，則需要申請付費使用。數字化手段在很大程度上提高了檔案館的服務能力和響應速度，一些檔案館已經接近或達到商業機構的服務水準。

　　07、信息維護

　　將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　數字化檔案室管理的建立，將使檔案的業務領域、服務項目、技術水平得到巨大擴展提升，使檔案的收集、管理、利用從原來以手工為主轉變為充分利用計算機技術的自動化處理，實現電子文件的及時歸檔，并為檔案資料的長期保存提供便利手段，為計算機技術、信息技術與傳統檔案管理業務的結合提供典范。