檔案系統軟件

　　檔案管理軟件系統是一款適用于企事業單位、機關和公司的各類檔案資料管理軟件系統，包括文書檔案的收集、整理、立卷、鑒定、編目、保管、統計、檢索等工作管理，通過計算機實現組卷分錄管理及查詢和檔案借閱管理等功能。

　　檔案系統軟件定位

　　中博奧檔案系統軟件處于財務云信息系統中的共享核心模塊，其核心功能采取可配置化設計，具有高度可擴展性；數據以分表分庫方式存儲，提升檔案檢索性能以及響應效率。系統與費用報銷、會計核算、電子影像、票聯等多個前端系統進行數據集成，全面、快捷地采集、歸檔企業各類電子信息，幫助企業建立以電子檔案為主、紙質檔案為輔的新型高效會計檔案管理模式，實現會計檔案全生命周期的線上流轉，為企業提升會計檔案保管利用效率奠定基礎。系統主要包含檔案采集、電子附件、檔案管理、檔案借閱、查詢統計、庫房管理、系統管理七大功能模塊。

　　檔案系統軟件功能全景

　　01檔案采集

　　多系統集成自動化采集

　　靈活定義歸檔內容

　　系統提供預制檔案模板，支持新增會計檔案類型并為其配置相應模板，企業可根據自己的實際業務訴求，對會計檔案的歸檔內容與列表展示內容進行自定義調整。

　　檔案模板自定義配置

　　多系統集成自動化采集

　　通過多系統集成，中博奧檔案系統軟件實現了電子檔案的自動化采集，極大提高了檔案采集效率，確保了檔案的完整性。系統兼容會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，支持在線修改、暫存草稿、關聯歸檔附件。

　　多系統集成，檔案自動化采集

　　穿透查看影像信息

　　系統支持同步電子影像系統，獲取紙質檔案的影像任務信息。系統以列表形式展示影像任務對應單據編號、已匹配影像任務對應檔案編號等信息，支持穿透查看影像任務詳情、單據詳情及對應檔案詳情。

　　電子發票全面支持

　　系統與票聯系統對接，獲取查重驗真后的電子發票信息，全面支持對增值稅電子普通發票、增值稅電子專用發票、全電發票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單等多類型電子發票的歸檔，并支持手動上傳本地電子發票文件。

　　多維查詢銀行回單

　　系統自動同步銀企直聯系統，獲取電子銀行回單信息，支持通過多維組合條件，實現電子回單反查詢對應檔案。

　　結構化數據同步歸檔

　　系統全面響應電子憑證會計數據標準試點要求，幫助企業實現電子憑證版式文件及其結構化數據的歸檔管理，支持將通過驗簽的電子憑證，包含入賬日期、認證狀態等字段的電子憑證結構化數據文件，以及入賬信息結構化數據文件進行電子歸檔，助力企業實現電子憑證從接收、入賬到歸檔的全流程數字化、無紙化。

　　憑證自動匹配

　　系統支持核算系統中記賬單據和生成的電子憑證，根據內部編碼一致性規則進行后臺自動匹配。對于超出規則定義的單據或無影像附件的憑證等自動匹配失敗的單據，也可手動完成匹配。

　　憑證自動匹配

　　檔案批量復審

　　系統完成檔案匹配后，檔案管理員可以進行復審，進一步確認電子影像和電子憑證的匹配情況，保證單據、影像、憑證的準確對應。系統支持單筆或批量復審通過，支持將匹配錯誤檔案退回。

　　檔案靈活分冊

　　檔案復審通過后，可進行檔案分冊，系統支持靈活選擇連號分冊或斷號分冊方式。同時，支持對錄入的未入庫的檔案分冊進行修改和拆分，支持按檔案編號起止范圍查詢、追加或掃描分冊條碼快速追加分冊。

　　檔案分冊管理

　　掃碼批量入庫

　　檔案管理員選擇分冊后，按照實物存放地點，選擇對應庫存地點，掃描分冊條碼或輸入檔案編號，進行檔案入庫。系統支持批量入庫、批量移除，支持在線查看、修改已入庫憑證所在庫房信息。

　　檔案入庫管理

　　04檔案借閱

　　在線高效借閱流轉

　　員工在線借閱申請

　　借閱人可通過檔案借閱模塊新增電子檔案或實物檔案借閱申請，系統可記錄借閱事由、內容及狀態。其中，電子借閱為在線查看，實物借閱包括實物檔案領用和實物檔案歸還操作。借閱人進行借閱操作時，系統自動標記檔案借閱狀態，確保檔案流轉全程可控。

　　檔案借閱申請

　　檔案查看

　　領導線上快速審批

　　財務負責人或高級財務主管可對檔案借閱申請進行同意或駁回操作，支持批量駁回及審批。領導審批通過后，對于電子單據借閱，系統開放臨時查閱權限；對于實物單據借閱，檔案管理員將收到出庫通知，進行實物領出。借閱到期后，系統將郵件提醒借閱人歸還檔案，保障檔案歸還的及時性。管理員僅需掃描檔案身份條碼，即可實現檔案快速歸還。

　　3D檔案可視化管理

　　系統基于搭建的檔案館庫房、密集架、檔案盒、庫房設備等逐級可視的三維場景，集成電子檔案管理的系統數據，打造智能可視的數字虛擬檔案館。不但實現了檔案館資料的有序、完整及快速識別、精確定位，也使得檔案管理更加智能化、規范化、可視化，切實提升檔案管理水平與管理效率。

　　05查詢統計

　　多維條件組合查詢

　　多維條件組合查詢

　　查詢人可根據憑證狀態、會計期間、單據編號等組合查詢條件查詢完整檔案信息，包括關聯影像、電子發票、銀行回單等附件以及檔案來源、檔案狀態等，支持穿透查看檔案詳情及借閱記錄，促進檔案合規管理。

　　檔案查詢

　　全方位可視化統計

　　系統通過圖表形式全方位、可視化展示檔案借閱情況統計分析、檔案管理分析、檔案分類統計、分公司檔案數量排行，為管理者提供直觀的檔案庫存情況及管理分析，便于及時發現自動匹配、實物借閱等環節出現的異常情況。

　　06庫房管理

　　線上實時跟蹤管理

　　檔案調撥實時跟蹤

　　檔案調出方的檔案管理員可按需提交檔案調撥申請，按分冊編號起止范圍查詢、追加到待調撥列表，或掃描分冊條碼的方式追加分冊，選擇目的庫位發起調撥。系統支持批量調撥和批量移除操作，支持實時跟蹤查看檔案調撥記錄及進度。

　　檔案接收自動關聯

　　調入方檔案管理員收到調撥申請，根據實際情況，對調入檔案進行接收或退回的操作，操作接收，檔案自動關聯電子庫位；操作退回，電子庫位不發生變化。系統支持一鍵批量接收，支持在線查看申請調撥的檔案分冊及其調撥記錄。

　　檔案批量鑒定復核

　　管理員提交檔案銷毀申請后，財務負責人或高級財務主管等角色需填寫復核意見，選擇確認銷毀或駁回，確認銷毀檔案方可執行銷毀。系統支持批量鑒定。

　　檔案銷毀實時記錄

　　系統提供檔案銷毀功能，可針對檔案鑒定無保管價值分冊進行檔案銷毀，執行銷毀后在對應案卷信息上做銷毀標記，表明對應的實體檔案已被銷毀，但電子檔案數據不做刪除處理，仍可在線查看。系統支持批量銷毀、在線查看檔案銷毀記錄。

　　07系統管理

　　快速響應企業需求

　　系統管理主要包含企業組織架構的搭建，檔案系統基礎數據的維護，人員權限的配置，同企業其他系統數據的接口管理等。通過權限的配置提升電子檔案數據的安全性，避免企業信息外露；同時，滿足檔案外包的需求，可以針對不同的企業開放不同的權限進行數據隔離。接口管理可以實現從其他系統獲取數據生成檔案數據，減少電子數據轉換成紙質檔案的過程。系統維護人員無需編碼或通過少量代碼就可以快速響應業務部門的需求，減少運維工作量、降低運維難度。

　　針對企業不同等級的網絡安全要求，電子檔案系統提供多種產品安全管理方式以及信息加密技術，為財務信息安全提供保障；系統具備嚴格的數據權限控制、數據備份、離線歸檔功能，能夠有效降低數據遺失風險。