檔案管理的六大步驟

　　建設項目檔案記錄了建設項目從立項到竣工的全過程，它既是展示新中國成立以來經濟建設偉大成就的重要載體，也是決勝全面建成小康社會、建設社會主義現代化強國的信息保障。2018年是全國上下深入貫徹落實黨的十九大精神的開局之年，社會各界“擼起袖子加油干”，全面開啟了高質量發展的新篇章。新時代呼喚檔案工作新作為，我們立足于三個方面的機遇需求，開展“檔案管理的六大步驟”研究，探索實施建設項目檔案全過程管理。

　　國家層面，國家檔案局本著“適應變化，全面修改，加強管理，便于操作”的思路，將《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28—2002）修訂為《建設項目檔案管理規范》。新標準由原來側重技術性，發展為管理性與技術性并重，并區分了項目文件和項目檔案的概念，強調了項目檔案的源頭控制和全程管理，指出了項目檔案工作要融入項目建設，明確了項目電子文件歸檔和電子檔案管理的要求，適應新時代發展需求，具有極強的指導意義。

　　山東層面，2018年，山東省委省政府全面部署了新舊動能轉換重大工程，吹響了山東向高質量發展的進軍號。傳統改造產業和新興產業的高質量發展建設離不開檔案的高效率支撐和高標準管理，特別是對于建設項目檔案工作來講，更要主動全面融入各類項目建設全過程，變“末端收”為“全程控”，變“被動收”為“動態控”，爭取在服務經濟社會發展中走在前列、迭代升級。

　　檔案業務層面，我們選擇以電網建設項目為樣板開展建設項目檔案管理“十步工作法”研究，一方面是考慮“外電入魯”、現代一流配電網、“智能電網”等電網建設項目是新舊動能轉換重大工程的重要保障，加強電網建設項目檔案管理是山東檔案工作“走在前列”的具體體現。此外電網建設項目管理流程相對規范精簡，建設周期通常不超兩年，對于開展示范管理工作具有一定優勢。

　　另一方面是考慮國網山東省電力公司檔案工作綜合實力在省內處于領先位次，同時國網山東省電力公司2018年推行“深化基建隊伍改革、強化施工安全管理”政策，電網建設項目檔案管理主體責任進一步厘清，為“十步工作法”的探索研究奠定了基礎。

　　創新做法

　　建設項目檔案管理“十步工作法”依據檔案管理和建設管理有關規定，主要包括“科學構建工作機制、加強檔案前端管控、超前開展培訓交底、強化文件源頭控制、文件形成及時收集、納入工程同時檢查、轉序竣工同步驗收、關鍵環節飛行檢查、合規歸檔電子文件、嚴格組織檔案驗收”十個環節工作，可作為落實《建設項目檔案管理規范》的一般性方法。

　　第一步，科學構建工作機制

　　建設單位根據項目建設特點和管理模式，構建項目檔案管理組織機制和聯動機制，形成檔案管理與建設管理融合互動的運作模式。主要包括三個方面：一是明確檔案管理機構項目檔案歸口管理責任以及工程管理相關部門項目檔案主體管理責任；二是建立部門崗位績效考核、合同履約評價、工程獎懲相互聯動的項目檔案考核機制；三是建立檔案管理機構、工程管理相關部門、參建單位相互聯動的項目檔案管理信息共享和定期協調機制。

　　第二步，加強檔案前端管控

　　主要包括項目檔案規范制度建設、合同管理和預算管理三個方面。制度規范建設既要符合有關規章要求，也要結合項目實際情況，確保各項工作有章可依。合同管理是在合同條款里要明確項目檔案工作責任和違約責任，在合同履約評價時對項目檔案工作履約情況進行考核，與合同款支付直接掛鉤。項目檔案預算管理是在編制項目預算時單獨列支檔案管理費用或明確檔案預算標準，確保檔案設備材料的采購以及相關工作的開展有充足資金支持。

　　第三步，超前開展培訓交底

　　檔案培訓和交底不到位，是造成參建單位歸檔意識薄弱的原因之一。開工前，建設單位應對參建單位及時組織培訓或交底，培訓主要內容包括對項目檔案管理機制、方法以及檔案操作流程、整理標準等，讓參建單位明確項目檔案工作是什么、為什么、怎么做；交底主要側重檔案工作流程和標準，交底內容規范明確，不能模棱兩可，規章制度中沒有具體要求的在交底中提出具體要求，參與交底的參建單位簽字確認各項檔案要求，作為后續考核和檢查的依據。

　　第四步，強化文件源頭控制

　　以節點管控思路從項目文件形成開始跟蹤項目文件的流轉，流轉結束后及時收集。工程管理相關部門、參建單位應根據歸檔范圍和實際工作內容，梳理應歸檔項目文件清單、文件來源和文件計劃收集節點，做到項目文件清單式收集。項目文件來源較為復雜，工程管理相關部門、參建單位安排專人負責項目文件收集，并將收集過程中遇到的問題納入工程協調機制予以解決，建設單位根據項目文件來源確定文件歸檔責任，并建立項目文件收集方面的考核問責機制。

　　第五步，文件形成及時收集

　　在項目建設過程中，建立項目文件隨時形成、及時歸檔的“預立卷”制度，具體是指工程管理相關部門和參建單位在項目文件收集后，立即對項目文件進行收集并進行預分類、預排列、預編號、預編目但可以不裝訂的過程。預立卷質量標準參照正式案卷標準，預立卷進度基本與項目建設進度同步，最多不落后項目建設進度兩個施工節點。項目建設過程中，建設單位以“預立卷”為對象和抓手，對工程管理相關部門和參建單位項目檔案管理工作進行監督、檢查和指導。

　　第六步，融入工程同步檢查

　　檔案與工程都是建設項目的重要組成部分，兩者相輔相成，不能分割對待。建設單位將檔案和工程同時檢查要求寫入項目管理制度規范，在項目檢查活動中檢查項目文件“預立卷”的完整、準確、系統、規范和安全等指標，并做好檢查結果的監督考核。

　　工程管理相關部門和參建單位在開展項目檢查或專項檢查時，同步檢查項目文件材料收集和“預立卷”情況，并留存相關檢查記錄。監理單位檔案人員參加設備開箱檢查，并檢查開箱資料完整性。

　　關鍵環節飛行檢查

　　借鑒安全管理“四不兩直”和“專項督導”兩種檢查模式，由建設單位檔案管理機構或檔案行政主管部門、上級主管單位為主體組織檔案飛行檢查，作為落實檔案業務指導職責的手段之一。檢查以發現問題并解決問題為目的，舉一反三提出整改措施，切實提高現場項目檔案管理水平，但對于檔案管理不規范、項目文件收集進度嚴重滯后工程建設進度，案卷質量低下、內容錯漏突出、給運行和利用埋下隱患的，堅持追究相關單位責任。

　　轉序竣工同步驗收

　　開展各類型項目驗收等活動的同時對項目文件預立卷的完整性、系統性、準確性、規范性、安全性等指標進行同步驗收。在項目階段性專項驗收中，檢查本階段項目文件預立卷質量，檔案不合格不同意工程轉序施工；在單位工程竣工驗收中，檢查單位工程項目文件預立卷質量，檔案不合格不予以支付單位工程進度款；在整體竣工驗收中，檢查項目文件整體歸檔情況，檔案不合格不允許工程整體投運。檔案管理機構根據需要參加項目竣工驗收。

　　合規歸檔電子文件

　　示范工程項目電子文件主要有項目信息化形成的原生電子文件和紙質檔案掃描形成的數字化副本兩種。原生電子文件及其元數據的歸檔管理包括項目管理信息系統電子文件管理功能搭建、電子檔案管理系統搭建、電子文件的收集、整理、檢驗、歸檔以及電子檔案的儲存、保管、轉存和檢測等環節。現階段的電子文件歸檔和管理對象以紙質檔案的數字化副本居多，可主要采用在線歸檔的方式，將數字化副本分類、整理并錄入掛接到檔案管理信息系統。

　　嚴格把關檔案驗收

　　在項目檔案歸檔后、向運行或檔案保管機構移交前，按照《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發〔2006〕2號）對檔案完整性、準確性、系統性、規范性以及組卷質量和檔案管理情況進行全面驗收，確保項目檔案質量滿足檔案保管和利用的要求。驗收組織主體一般為項目主管部門、檔案行政主管部門或項目建設單位。檔案驗收結果作為支付參建單位進度款或考核有關部門、單位或崗位的必要參考依據，檔案驗收通過后檔案接收單位和移交單位要辦理相應交接手續。

　　效果及影響

　　（一）帶動電網建設項目檔案管理水平持續提升

　　國網山東省電力公司在“十步工作法”的研究、實踐和推廣過程中，轉變了過去工程竣工后被動收集文件材料的老習慣，樹立了“抓好兩頭、管控中間”的電網建設項目檔案管理新思路。

　　前端控制方面，全面組織項目檔案業務培訓加強有關規章制度的宣貫教育，將檔案歸檔和質量要求列入工程招標文件和合同條款，將檔案費用列入工程和公司預算。中間控制方面，全面壓實建設管理單位項目文件管理主體管理責任，適時開展檔案業務現場指導和檢查。

　　末端控制方面，高標準、全覆蓋、常態化組織超高壓建設項目檔案驗收，積極組織中、高壓建設項目檔案試點驗收，將檔案驗收結果納入有關單位業績考核和參建單位履約評價，將檔案歸檔質量與工程尾款結算支付相掛鉤。

　　在電網建設項目檔案管理基礎不斷筑牢、管理水平不斷提升的基礎上，根據“十步工作法”逐步完成了配電網工程、信息化項目、充換電設施等建設項目檔案管理制度的研究發布，進一步健全完善了公司檔案管理機制，為保障電網和企業高質量發展提供了堅強保障。

　　（二）推動《建設項目檔案管理規范》更好落地

　　為了更好落實《建設項目檔案管理規范》，全面推廣“十步工作法”經驗成果，我們2019年編寫出版了《建設項目檔案規范化管理操作手冊》，2020年配套制作發布了《建設項目檔案規范化管理教學微視頻》。

　　“操作手冊”和“教學微視頻”主要分為“項目檔案管理概況”“十步工作法”“檔案整理組卷指南”三個方面內容，其中“項目檔案管理概況”主要對《建設項目檔案管理規范》條款進行解析，解決了《建設項目檔案管理規范》“是什么”“為什么”的問題，“十步工作法”和“檔案整理組卷指南”主要解決了《建設項目檔案管理規范》“怎么做”的問題。

　　近兩年，我們通過學習強國山東學習平臺、檔案培訓、“山東省檔案館”“蘭臺之家”微信公眾號、國家電網公司“網絡大學”等平臺大力推廣“操作手冊”和“教學視頻”，在收獲廣泛關注的同時，一方面讓廣大項目檔案工作者對《建設項目檔案管理規范》有了更全面的認識，另一方面為大家開展項目檔案工作帶來了一定借鑒和啟發，進一步提高了項目檔案制度執行能力和水平。

　　（三）構建項目檔案行業管理的良好開端

　　山東省檔案館和國網山東省電力公司聯合開展建設項目檔案管理“十步工作法”研究推廣，受到了社會各界和國家電網公司系統廣泛關注，《中國檔案報》頭版刊登《山東為電網項目建立“十步工作法”》報道。在此次合作中，雙方共享信息資源，重大問題共同協商解決，重要任務協同安排部署，共同開展項目檔案指導檢查以及研究成果的梳理、總結和推廣工作，積累了合作經驗，雙方在業務創新、人才培養等方面取得了共贏。

　　此次是山東省實施新舊動能轉換重大工程中建設項目檔案行業管理的一次良好開端，下一步，將引領山東“十強”產業單位以及各級電網企業與檔案部門的深度合作，不斷提高全省項目檔案管理水平，為山東建設現代化強省和奪取新舊動能重大工程勝利體現檔案價值、貢獻檔案力量。