數字檔案管理信息系統

　　在檔案數字化大潮下，中博奧積極響應國家對檔案管理的政策。中博奧文書定-數字檔案管理信息系統能夠實現紙質檔案、電子檔案一體化管理，100%歸檔、防篡改、3秒可查、權限嚴密，讓數字化成果永久封存、可查可驗。

　　通過靈活集成的方式，助力更多政府機關推進機關業務系統電子文件歸檔與管理工作，打造政府的數字檔案管理信息系統。

　　中博奧如何協助政府機關進行業務系統電子文件歸檔與管理？

　　根據《通知》，要求從4個方面規范有序開展業務系統電子文件歸檔與管理工作：

　　1、健全業務系統歸檔制度規范

　　政策要求：要健全業務系統歸檔制度規范，推動建立完善的業務系統歸檔管理制度和技術規范。

　　中博奧解決方案：

　　目前，檔案已允許單獨以電子形式進行歸檔。

　　·借力電子流程讓制度落地：

　　中博奧文書定-數字化檔案管理系統將政府機關的檔案管理制度嵌入電子化流程中，將管理和流程結合起來，經過相關人員審批、授權后方可由系統自動執行。

　　實現從檔案的收集、著錄、查詢、借閱、利用、統計、鑒定、銷毀為一體的全生命周期管理，全程以流程驅動，審批留痕，可記錄可追溯。

　　·全面適配信創環境：

　　中博奧文書定-數字化檔案管理系統全面適配國產化的環境、包含國產化的CPU、操作系統、數據庫、中間件，全面滿足信創要求。

　　2、業務系統電子文件100%歸檔

　　政策要求：要完善業務系統歸檔功能，保證業務系統能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧OA天然具備電子檔案管理的要素，在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，能夠實現電子檔案100%歸檔。

　　·自動收集異構系統數據：

　　中博奧提供多種系統集成方式，可以提供標準的接口被其他系統調用，可以主動開發調用其他系統接口。接口采集的數據及記錄統一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。

　　通過接口可以快速集成來自政府機關各個業務系統的檔案數據，包括各類公文、黨群工作文件、人事檔案、機關采購文件等。

　　組織中合同、公文、項目等業務場景中會產生大量文件。檔案系統中和這些業務場景機器流程關聯，自動收集業務檔案。

　　系統可以對符合要求對電子檔案進行登記，支持電子檔案對入庫前預處理，比如：分類、整理、排序、編目。在登記過程中對電子檔案對數量、元數據進行確認。

　　·支持文件和數據歸檔：

　　不僅支持對檔案數據的自動獲取，同時也支持以附件形式進行歸檔，最終實現異構系統數據和文件的100%歸檔。

　　3、完善檔案系統與業務系統的有效銜接

　　政策要求：要推進業務系統與檔案系統有效銜接，通過歸檔接口實現業務系統與檔案系統之間的信息交互和集成。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧文書定加強了中臺能力，方便被集成和集成，主動采集形成統一檔案管理庫，檔案數據可以被異構系統調用。

　　提供可視化的接入配置，支持多種對接方式，數字檔案管理信息系統可方便與各個異構系統集成。

　　中博奧身份核驗能力可以被各類系統調用，實現檔案數據的自動接收或者定時拉取。

　　中博奧數字化檔案管理系統支持多種數據源，提供報表分析工具，能夠抽取內部數據和外部集成數據，構建多種形式的報表和看板。

　　4、業務歸檔全流程安全可控

　　政策要求：要不斷提升數字檔案管理信息系統資源建設質量和管理水平，實現業務系統歸檔全流程安全可控、科學規范管理。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧通過接入數字身份和電子簽名功能，讓業務系統歸檔全流程更安全、更可控。

　　·電子檔案防篡改：

　　國家明確電子檔案系統必須具備電子簽名能力，中博奧對歸檔的業務系統文件自動加蓋電子簽名，助力電子檔案系統具備文件防篡改的能力。

　　·用戶行為歸檔：

　　用戶在檔案系統中的所有行為都會被日志記錄下來。檔案系統會對這些日志記錄添加數字簽名后再次存證，確保所有操作都出自用戶的真實身份與真實意愿，且內容防篡改。

　　對內實現操作可溯可查，對外能夠滿足監管、審計等各方面的要求。

　　·檔案自動檢測：

　　為了確保業務系統電子檔案的真實性、完整性、可用性、可靠性，中博奧文書定-數字檔案管理信息系統可對其進行四性檢測，檢測完成后會自動生成報告。

　　·第三方存證形成證據鏈：

　　為了進一步保障電子檔案的安全性、有效性，所有歸檔的業務系統文件和數據都可以在權威的國家公證處或司法區塊鏈中存證，并且可出具存證報告，報告內容包括電子簽名過程、證書信息、認證記錄和存證信息。

　　中博奧政府機關電子文檔歸檔應用場景

　　例如中博奧協助政府單位進行電子公文歸檔，總體架構以《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020）為主要依據，全面貫徹國家電子政務總體框架，滿足國家相關標準和規范。

　　電子公文歸檔整個過程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收等環節環節。遵守電子公文歸檔范圍的要求，完成電子公文及其元數據的收集。

　　在文件整理過程中，將完成組件和編號的擬歸檔電子公文整理到文件盒子（案卷），按國家標準規范進行建立全宗卷。

　　覆蓋了電子公文的捕獲（或錄入）、轉換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、接收登記、接收確認等全過程。

　　公文辦理完成歸檔時，將公文的處理單、正文、附件、底稿生成新的PDF和OFD文件，并著錄元數據，符合檔案歸檔要求。

　　總結

　　中博奧文書定-數字檔案管理信息系統通過靈活的集成能力，與機關單位業務系統高效融合交互，實現業務系統的電子文件全流程數字化管理。

　　推進機關業務系統電子文件歸檔與管理工作是優化政務環境、打造數字檔案管理信息系統政府的重要基礎性工作，是提升檔案治理和服務效能的有力舉措，對于加強政務信息化建設、推動公共數據開放共享、不斷提高數字化政務服務效能具有重要意義。