電子檔案管理系統基本功能規定

　　電子檔案管理系統基本功能規定中明確，企業數字檔案館（室）是指企業運用現代信息技術固化檔案工作業務流程，對本企業或與其具有資產隸屬關系企業的電子檔案或其他數字資源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平臺。

　　1、電子檔案管理系統基本功能規定范圍

　　本標準規定了黨政機關電子公文處理、電子公文歸檔、電子檔案管理的技術規范和管理要求。

　　本標準適用于黨政機關電子公文和電子檔案的一體化管理，也適用于指導電子公文處理系統與電子檔案管理系統設計研發。企事業單位電子公文和電子檔案管理可參照執行。

　　2、規范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規范

　　GB/T33190電子文件存儲和交換格式版式文檔

　　GB/T33477黨政機關電子公文標識規范

　　GB/T33482—2016黨政機關電子公文系統建設規范

　　DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

　　DB35/T161文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則

　　《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012）7號）

　　《數字檔案室建設指南》（檔發〔2014）4號）

　　《電子檔案管理系統基本功能規定》（檔辦發〔2017）3號）

　　《黨政機關電子公文處理工作辦法》（廳字〔2019）7號）

　　3、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件丄

　　3.1電子文件eIectronicdocument

　　國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。

　　3.2電子公文eIectronicofficiaIdocument

　　以數字形式存儲于磁盤、光盤等媒體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的公文。注：電子公文是電子文件一種形式。

　　3.3電子檔案eIectronicrecord

　　具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

　　3.4元數據metadata

　　描述電子公文的內容、結構、背景及其整個管理過程的數據。

　　3.5歸檔archiving

　　按照國家規定將具有保存價值的電子公文及其元數據的保管權交給檔案部門的過程。

　　3.6存檔信息包archivalinformationpackage

　　以件為基本單位，對電子公文處理系統形成歸檔的內容數據和相關元數據，按規范技術要求進行封裝所形成的信息包。

　　注：一個存檔信息包為一件電子檔案。

　　3.7查詢信息包queryinformationpackage

　　為滿足電子檔案查詢利用需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取與查詢利用相關的內容數據所形成的信息包。

　　3.8管理信息包managementinformationpackage

　　為滿足電子檔案管理需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取元數據中的管理信息以及電子檔案管理過程中生成的信息（如：檢測信息、著錄信息）所形成的信息包。

　　3.9封裝encapsuIation

　　將電子公文內容數據及其元數據作為一個整體按指定結構打包的過程。

　　4、電子公文歸檔一體化主要流程

　　4.1流程圖

　　電子公文全生命周期包含電子公文處理、電子公文歸檔、電子檔案管理三個階段。電子公文歸檔一體化的主要流程如圖1所示。

       由.子公文歸檔一體化主要流程圖

　　4.2電子公文處理

　　電子公文按照《黨政機關電子公文處理工作辦法》的規定處理完成后，生成存檔信息包，傳輸至預歸檔庫。存檔信息包應符合附錄A的規定。

　　4.3電子公文歸檔

　　應按照各單位制定的文件材料歸檔范圍和保管期限表，對預歸檔庫中的存檔信息包進行數據鑒定、編目，提取存檔信息包中的相關數據生成查詢信息包和管理信息包，弄將存吾信息包、查詢信息包、管理信息包存入電子檔案庫。查詢信息包和管理信息包應分別符合附錄B、附泰C的理鳧。

　　4.4電子檔案管理

　　電子檔案管理是基于電子檔案庫中的數據在電子檔案接收、整理、保存、利用、鑒定與處置、統計等業務環節的全過程管理。

　　5、電子公文處理

　　5.1電子公文辦理

　　5.1.1收文辦理應按照GB/T33482—2016中8.2.1執行，并符合《黨政機關電子公文處理工作辦法》中的收文辦理要求。

　　5.1.2發文辦理應按照GB/T33482—2016中8.2.2執行，并符合《黨政機關電子公文處理工作辦法》中的發文辦理要求。

　　5.1.3電子公文的收發文辦理還應滿足GB/T33482—2016中8.2.3的歸檔要求。

　　5.1.4如有電子印章，應轉換為與實物章一致的印章圖形。

　　5.2存檔信息包生成

　　5.2.1收發文辦結后，系統應自動收集整理電子公文，并將每份電子公文封裝為一個存檔信息包。收文、發文歸檔內容應符合下列要求：

　　a）收文歸檔內容包含電子公文處理系統形成的規范化正文（OFD格式）、附件、公文處理單和電子公文元數據；

　　b）發文歸檔內容包含電子公文處理系統形成的規范化正文（OFD格式）、痕跡稿、無痕稿、附件、公文處理單和電子公文元數據。

　　5.2.2存檔信息包中的電子公文歸檔格式應符合GB/T33190對文件格式的規定，無法實現格式轉換的文件保留原有格式。

　　5.2.3存檔信息包應采用OFD格式，文件信息應能被直接閱讀。

　　5.2.4電子公文元數據應包含基本元數據和擴展元數據，應采用HTML或XML格式。電子公文元數據類別及要求應符合附錄D的規定。

　　5.2.5應按照DA/T70規定的檢測內容和檢測方案，對存檔信息包進行檢測，確保電子公文真實、完整、可用、安全。存檔信息包應以電子公文標識命名，電子公文標識應按照GB/T33477的規定編制。5.2.6存檔信息包應采用技術手段防止被篡改，應有相應的日志進行監控。

　　5.3預歸檔

　　5.3.1將存檔信息包推送至預歸檔庫，應支持手動歸檔、自動歸檔、批量歸檔、單份歸檔。

　　5.3.2歸檔接口應支持通用接口技術標準，歸檔接口要求可參照附錄E。

　　6、電子公文歸檔

　　6.1鑒定

　　6.1.1應根據各單位制定的文件材料歸檔范圍和保管期限表厶代價值鑒定，區分歸檔與不歸檔并確定保管期限。

　　6.1.2對需歸檔的電子公文，應依據其公開屬性完成開放鑒定，確定其對昇開放利用屬性。

　　6.2編目

　　6.2.1應按照DB35/T161的規定進行編目，建立相應檔案目錄數據。

　　6.2.2電子檔案目錄數據應與相應的存檔信息包建立關聯關系，保持一一對應。

　　6.2.3鑒定歸檔后的存檔信息包應以檔號編制其文件名，檔號編制規則參照DA/T220

　　6.3查詢信息包及管理信息包生成

　　6.3.1提取存檔信息包中的內容生成查詢信息包及管理信息包。

　　6.3.2查詢信息包應以檔號加CX編制其文件名，管理信息包應以檔號加GL編制其文件名。

　　6.3.3查詢信息包和管理信息包生成后，應與存檔信息包一并存入電子檔案庫，管理數據類別及要求應符合附錄C的規定。

　　7、電子檔案管理

　　7.1管理

　　7.1.1電子檔案管理過程應按照GB/T18894的規定實施，管理過程產生的管理信息應存入管理信息包。7.1.2電子檔案管理通過電子檔案管理系統實現，系統功能設計應符合《電子檔案管理系統基本功能規定》和《數字檔案室建設指南》的規定。

　　7.2利用

　　7.2.1電子檔案庫中的目錄數據庫及查詢信息包中的內容，由各單位根據業務需求提供利用。

　　7.2.2電子檔案應分級分類利用，采用必要的技術手段進行保護。

　　7.3備份

　　應對電子檔案進行備份，應通過異質備份方式建立電子檔案副本。有條件的單位可采用異地備份。

　　7.4移交

　　電子檔案移交進檔案館應基于安全、可靠、規范的基礎軟硬件平臺，應按照《電子檔案移交與接收辦法》的規定，移交電子檔案目錄與電子檔案，同步移交相應的查詢信息包和管理信息包。