電子檔案平臺管理系統

　　近年來，財政部、國家檔案局和有關主管部門大力推進電子發票應用與電子會計檔案管理，積極開展示范試點工作，并出臺了一系列相關規劃、規范及指南，明確電子會計檔案的法律效力，為數字化時代電子檔案平臺管理系統提供良好的應用環境。

　　為了幫助大家把握政策發展脈絡

　　了解新政對企業的實際影響

　　我們整理了電子發票、電子會計檔案相關政策和法規

　　讀者朋友可點擊上方小程序卡片瀏覽

　　由此，會計電子檔案平臺管理系統進入發展的快車道，電子發票、財政電子票據、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證的應用日益普及，不僅推動了傳統會計檔案流轉、管理模式的轉變，也為企業財稅管理帶來全新變革。一方面，企業能夠利用信息化、數字化手段更加高效、準確采集凝結在檔案中的各類信息，并將其沉淀為企業數據資產；另一方面，企業面臨會計憑證電子化管理的迫切需求，一套良好高效的電子檔案系統已成為企業完善信息化建設的必選項。

　　中博奧電子檔案系統

　　中博奧電子檔案系統是中博奧融合多年電子檔案信息系統實施經驗，自主設計研發的一款成熟、全面、滿足會計憑證電子化管理要求的財務檔案管理系統。系統基于安全性、實用性和開放性原則，對電子檔案的采集、歸檔、管理、借閱、鑒定、銷毀進行全流程規范化管理，幫助企業實現電子檔案與實物檔案的聯動管理，促使企業檔案管理過程更便捷清晰、存儲更完整安全。

　　電子檔案平臺管理系統定位

　　中博奧電子檔案系統處于財務云信息系統中的共享核心模塊，其核心功能采取可配置化設計，具有高度可擴展性；數據以分表分庫方式存儲，提升檔案檢索性能以及響應效率。系統與費用報銷、會計核算、電子影像、票聯等多個前端系統進行數據集成，全面、快捷地采集、歸檔企業各類電子信息，幫助企業建立以電子檔案為主、紙質檔案為輔的新型高效會計檔案管理模式，實現會計檔案全生命周期的線上流轉，為企業提升會計檔案保管利用效率奠定基礎。系統主要包含檔案采集、電子附件、檔案管理、檔案借閱、查詢統計、庫房管理、系統管理七大功能模塊。

　　FOL電子檔案系統功能全景

　　1、電子檔案平臺管理系統采集

　　多系統集成自動化采集

　　靈活定義歸檔內容

　　系統提供預制檔案模板，支持新增會計檔案類型并為其配置相應模板，企業可根據自己的實際業務訴求，對會計檔案的歸檔內容與列表展示內容進行自定義調整。

　　檔案模板自定義配置

　　多系統集成自動化采集

　　通過多系統集成，中博奧電子檔案系統實現了電子檔案的自動化采集，極大提高了檔案采集效率，確保了檔案的完整性。系統兼容會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，支持在線修改、暫存草稿、關聯歸檔附件。

　　2、電子檔案平臺管理系統集成，檔案自動化采集

　　穿透查看影像信息

　　系統支持同步電子影像系統，獲取紙質檔案的影像任務信息。系統以列表形式展示影像任務對應單據編號、已匹配影像任務對應檔案編號等信息，支持穿透查看影像任務詳情、單據詳情及對應檔案詳情。

　　電子發票全面支持

　　系統與票聯系統對接，獲取查重驗真后的電子發票信息，全面支持對增值稅電子普通發票、增值稅電子專用發票、全電發票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單等多類型電子發票的歸檔，并支持手動上傳本地電子發票文件。

　　多維查詢銀行回單

　　系統自動同步銀企直聯系統，獲取電子銀行回單信息，支持通過多維組合條件，實現電子回單反查詢對應檔案。

　　結構化數據同步歸檔

　　系統全面響應電子憑證會計數據標準試點要求，幫助企業實現電子憑證版式文件及其結構化數據的歸檔管理，支持將通過驗簽的電子憑證，包含入賬日期、認證狀態等字段的電子憑證結構化數據文件，以及入賬信息結構化數據文件進行電子歸檔，助力企業實現電子憑證從接收、入賬到歸檔的全流程數字化、無紙化。

　　3、憑證自動匹配

　　系統支持核算系統中記賬單據和生成的電子憑證，根據內部編碼一致性規則進行后臺自動匹配。對于超出規則定義的單據或無影像附件的憑證等自動匹配失敗的單據，也可手動完成匹配。

　　憑證自動匹配

　　電子檔案平臺管理系統批量復審

　　系統完成檔案匹配后，檔案管理員可以進行復審，進一步確認電子影像和電子憑證的匹配情況，保證單據、影像、憑證的準確對應。系統支持單筆或批量復審通過，支持將匹配錯誤檔案退回。

　　檔案靈活分冊

　　檔案復審通過后，可進行檔案分冊，系統支持靈活選擇連號分冊或斷號分冊方式。同時，支持對錄入的未入庫的檔案分冊進行修改和拆分，支持按檔案編號起止范圍查詢、追加或掃描分冊條碼快速追加分冊。

　　檔案分冊管理

　　掃碼批量入庫

　　檔案管理員選擇分冊后，按照實物存放地點，選擇對應庫存地點，掃描分冊條碼或輸入檔案編號，進行檔案入庫。系統支持批量入庫、批量移除，支持在線查看、修改已入庫憑證所在庫房信息。

　　檔案入庫管理

　　4、電子檔案平臺管理系統借閱

　　在線高效借閱流轉

　　員工在線借閱申請

　　借閱人可通過檔案借閱模塊新增電子檔案或實物檔案借閱申請，系統可記錄借閱事由、內容及狀態。其中，電子借閱為在線查看，實物借閱包括實物檔案領用和實物檔案歸還操作。借閱人進行借閱操作時，系統自動標記檔案借閱狀態，確保檔案流轉全程可控。

　　檔案借閱申請

　　檔案查看

　　領導線上快速審批

　　財務負責人或高級財務主管可對檔案借閱申請進行同意或駁回操作，支持批量駁回及審批。領導審批通過后，對于電子單據借閱，系統開放臨時查閱權限；對于實物單據借閱，檔案管理員將收到出庫通知，進行實物領出。借閱到期后，系統將郵件提醒借閱人歸還檔案，保障檔案歸還的及時性。管理員僅需掃描檔案身份條碼，即可實現檔案快速歸還。

　　3D檔案可視化管理

　　系統基于搭建的檔案館庫房、密集架、檔案盒、庫房設備等逐級可視的三維場景，集成電子檔案管理的系統數據，打造智能可視的數字虛擬檔案館。不但實現了檔案館資料的有序、完整及快速識別、精確定位，也使得檔案管理更加智能化、規范化、可視化，切實提升檔案管理水平與管理效率。

　　5、電子檔案平臺管理系統查詢統計

　　多維條件組合查詢

　　多維條件組合查詢

　　查詢人可根據憑證狀態、會計期間、單據編號等組合查詢條件查詢完整檔案信息，包括關聯影像、電子發票、銀行回單等附件以及檔案來源、檔案狀態等，支持穿透查看檔案詳情及借閱記錄，促進檔案合規管理。

　　檔案查詢

　　全方位可視化統計

　　系統通過圖表形式全方位、可視化展示檔案借閱情況統計分析、檔案管理分析、檔案分類統計、分公司檔案數量排行，為管理者提供直觀的檔案庫存情況及管理分析，便于及時發現自動匹配、實物借閱等環節出現的異常情況。

　　6、電子檔案平臺管理系統庫房管理

　　線上實時跟蹤管理

　　檔案調撥實時跟蹤

　　檔案調出方的檔案管理員可按需提交檔案調撥申請，按分冊編號起止范圍查詢、追加到待調撥列表，或掃描分冊條碼的方式追加分冊，選擇目的庫位發起調撥。系統支持批量調撥和批量移除操作，支持實時跟蹤查看檔案調撥記錄及進度。

　　檔案接收自動關聯

　　調入方檔案管理員收到調撥申請，根據實際情況，對調入檔案進行接收或退回的操作，操作接收，檔案自動關聯電子庫位；操作退回，電子庫位不發生變化。系統支持一鍵批量接收，支持在線查看申請調撥的檔案分冊及其調撥記錄。

　　檔案批量鑒定復核

　　管理員提交檔案銷毀申請后，財務負責人或高級財務主管等角色需填寫復核意見，選擇確認銷毀或駁回，確認銷毀檔案方可執行銷毀。系統支持批量鑒定。

　　檔案銷毀實時記錄

　　系統提供檔案銷毀功能，可針對檔案鑒定無保管價值分冊進行檔案銷毀，執行銷毀后在對應案卷信息上做銷毀標記，表明對應的實體檔案已被銷毀，但電子檔案數據不做刪除處理，仍可在線查看。系統支持批量銷毀、在線查看檔案銷毀記錄。

　　7、電子檔案平臺管理系統管理

　　快速響應企業需求

　　系統管理主要包含企業組織架構的搭建，檔案系統基礎數據的維護，人員權限的配置，同企業其他系統數據的接口管理等。通過權限的配置提升電子檔案數據的安全性，避免企業信息外露；同時，滿足檔案外包的需求，可以針對不同的企業開放不同的權限進行數據隔離。接口管理可以實現從其他系統獲取數據生成檔案數據，減少電子數據轉換成紙質檔案的過程。系統維護人員無需編碼或通過少量代碼就可以快速響應業務部門的需求，減少運維工作量、降低運維難度。

　　針對企業不同等級的網絡安全要求，電子檔案系統提供多種產品安全管理方式以及信息加密技術，為財務信息安全提供保障；系統具備嚴格的數據權限控制、數據備份、離線歸檔功能，能夠有效降低數據遺失風險。

　　“四性”全面保障

　　2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》修訂通過，明確電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交，檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　中博奧電子檔案系統提供多種產品安全管理方式以及信息加密技術，全面響應國家對電子會計檔案的要求。系統接收電子發票過程符合《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）、《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會﹝2020﹞6號），歸檔存儲格式符合要求，歸檔過程中電子發票真實性、完整性、可用性、安全性有保障。

　　通過檔案自動化采集、對接發票池及π平臺自動查重驗真等手段，實現檔案信息全流程不落地，避免人為作假或操作疏漏；

　　通過用戶認證、密鑰授權、影像加密、集成影像設備芯片級加密等方式，為財務信息安全提供保障；

　　通過嚴格的數據權限控制、數據備份、離線歸檔功能，系統日志可實現線上操作留痕，有效防范數據遺失風險；

　　系統內置動態水印，有效防止檔案被篡改、截屏、拍照，全方位保證企業數據資產安全。

　　標桿案例

　　2021年12月7日，陜煤集團榆林化學公司與中博奧共建的增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔工作通過由陜西省檔案局、陜西省財政廳、陜西省商務廳、國家稅務總局陜西省稅務局聯合組織的試點單位驗收，成為陜西省首批通過該試點驗收的企業。

　　作為陜煤集團所屬全資子公司，陜煤集團榆林化學有限責任公司（以下簡稱“榆林化學公司”）負責規劃、建設和運營目前全球在建的最大煤化工項目，日常需要處理的發票數量巨大。隨著增值稅電子發票的推行，榆林化學在電子發票的數據歸集、報銷、入賬、歸檔等方面逐漸顯現出諸多管理難點，為響應國家財政部、國家檔案局、國家稅務局的相關工作要求，進一步打通企業電子信息流轉、提升企業信息化水平和現代化管理水平，榆林化學公司攜手中博奧，共同推進電子發票電子化報銷入賬歸檔試點工作。

　　雙方成立聯合項目團隊，高質量出具項目藍圖設計方案，高效搭建了包括票聯系統、電子報賬系統、電子影像系統、發票池、共享運營系統、資金管理系統、電子檔案系統等于一體的數字化財務共享服務平臺，助力榆林化學首批通過增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點單位驗收。

　　通過打通電子發票從開具到歸檔的各環節，中博奧幫助榆林化學公司實現：

　　增值稅電子發票報銷、入賬、歸檔的全流程線上流轉；

　　提高財務工作效率、降低財務風險；

　　保障會計檔案的真實性、完整性、可用性、安全性；

　　提升會計檔案利用效率；

　　會計檔案電子化掃描、歸檔、借閱、銷毀全流程管理，降低公司財務成本，助力企業數字化發展。

　　中博奧電子檔案系統通過將分散在各單位、各業務系統中的資料進行統一集中管理，打通財務信息化建設的“最后一公里”，幫助企業構建起財務檔案數據倉庫。海量電子會計檔案借助智能分析，將為企業創造更大價值。

　　財務云信息系統

　　中博奧電子檔案平臺管理系統，源于中博奧團隊多年沉淀的財務共享服務管理理念及信息化建設經驗，是大型集團企業建設財務共享服務、推動數字化轉型的重要工具。FOL財務云信息系統涵蓋員工報銷、采購付款、銷售收款、資產報賬、財務控制、共享核心、資金管理、會計核算、稅務管理、基礎支撐等財務核心業務“域”，每個“域”中內含不同的系統，全面支撐財務職能與財務流程。中博奧財務云信息系統采用成熟、主流的IT技術框架，通過各個系統的互聯互通，實現業務數據的自動采集與財務處理的智能高效，幫助企業發揮數據價值。