檔案數字化管理軟件系統

　　檔案數字化管理軟件系統包括：檔案信息數據庫、統一身份認證系統、統一權限管理平臺、全文搜索引擎、安全保障平臺以及及時消息平臺等檔案管理相關的基礎系統。

　　近期，中博奧信息技術有限公司上線運行了公共資源交易檔案數字化管理系統，全面實現了項目歸檔自動化，項目查詢電子化，項目存儲智能化。

　　中博奧信息技術有限公司以交易項目標段（包）為主體標識，交易流程為運行路徑，通過信息自動歸檔功能，全面匯集電子資料、音視頻等數據，將全流程檔案數據鏈智能封裝存儲，做到了交易檔案“零丟失、零差錯、零失誤”，確保以檔案真實還原交易真實，實現檔案管理新突破。

　　檔案數字化管理軟件系統

　　一是功能完善。系統開發涵蓋檔案配置、檔案歸檔、檔案利用、數據采集、檔案統計、數據對接6項內容，實現信息管理、案卷目錄管理、文件目錄管理、配置文件管理、電子檔案歸檔審批、變更歸檔審批、檔案查詢、檔案在線預覽、檔案下載、檔案授權、歸檔信息、下載信息、檔案信息統計等功能。

　　二是職責清晰。電子檔案使用人員包括招標人（采購人、出讓轉讓人）、投標人（供應商、受讓人）、公檢法、紀檢監察、行政監督、審計監督等部分單位的工作人員，使用者可以對項目信息、檔案信息進行在線閱覽；也可以對項目信息、檔案內容進行在線下載光盤刻錄等。檔案管理人員負責信息采集、歸檔核驗、檔案處置、檔案配置、檔案借閱（調）等日常管理方面的工作。系統管理人員主要對電子檔案管理系統進行運行維護，包括日志管理、權限管理、系統配置等。

　　三是歸檔便捷。項目交易過程中的備案材料、立項文件、招標公告、投標文件、評標報告、質疑答復、中標公示、合同簽訂、保證金退還以及音視頻資料等全部由系統集成。項目交易完成后，系統會按設定的目錄要求、流程環節、時間順序，自動形成歸檔材料，只要項目歸檔發起人（主要是招標代理機構）提交歸檔，交易中心檔案核驗通過后就可形成一份完整的檔案。

　　四是查詢高效。檔案材料全部由交易平臺系統集成，自動生成，只要材料齊全，就可在電腦上實行“一鍵”歸檔。歸檔后的材料，全部實行“云存儲”和智能化管理，只要輸入項目編號、項目名稱、項目交易時間段的任意一項就可實行自動檢索，即時查詢該項目的全部電子文件和音視頻資料檔案資料。

　　五是節省費用。招標代理公司制作紙質檔案需要分類、分項、分步進行整理、印刷、裝訂，時間長、費用高。同時存放紙質檔案交易中心也需要一定空間，并且對溫度、濕度要求非常高，給交易中心和招標代理公司都帶來了很大不便。實行交易檔案數字化管理后，既節省了檔案存放空間，提高了歸檔工作效率，又減少了費用開支。據統計，交易中心每年大約形成2000多件檔案，僅裝訂費用就為企業節省20多萬元。

　　為全面推動公共資源交易檔案數字化管理工作,市公共資源交易中心投資60多萬元,對歷史檔案進行了掃描，掃描工作結束后，泰安市公共資源交易檔案全部實現電子化管理。下一步將積極探索“線上檔案館”場景化模式，豐富完善在線搜索、在線閱覽、在線查詢等功能，進一步為社會各界提供高效優質服務。