企業如何做檔案數字化

企業如何做檔案數字化

一、檔案數字化管理

檔案數字化管理就是依托于計算機技術來實現檔案信息的數字化錄入，檔案從紙質檔案轉化為電子檔案，不僅使檔案采集和查詢更為便利，而且檔案管理方式也更為科學。

特別是在當前無紙化辦公不斷推進的新形勢下，電子文件采用統一的格式進行存儲，并利用數字代碼序列形式在網絡上進行傳送，在現代日常辦公和管理工作中，電子文件和電子檔案得以廣泛慶用。相較于紙質檔案，電子檔案管理工作中管理人員強度大幅度降低，能夠在管理工作進行隨時補漏增缺，更利于查詢。 

二、企業開展檔案數字化管理工作的措施

（一）在當前企業檔案數字化管理工作中，可以將紙質檔案轉化了電子檔案進行存儲，并將其上傳到系統數據庫中，以此來提高檔案利用水平。企業部分重要信息，可以采用雙套系統管理模式，即電子檔案和紙質檔案雙套備份，做好紙質檔案轉化為電子檔案過程中的數字化效果的保持，實現檔案數字化管理的高效性，為檔案信息的查閱和利用帶來更多的便利性。

（二）加強企業電子文件的管理

企業檔案數字化建設過程中，電子文件作為其中重要的內容，同時也是檔案的主要來源，因此在重視電子文件歸檔宣傳工作，全面增強企業員工電子文件歸檔意識，為檔案數字化建設提供重要保障。同時還要做好電子文件的收集工作，實現電子文件與紙質文件長期共同保存，更好的推動檔案電子化的建設進程。

（三）可通過計算機網絡技術加強對于國企檔案信息的管理，完善檔案信息處理過程中的各項事務的操作與運營，保障信息技術的使用能夠切實為國企管理服務，并始終貫徹于檔案管理工作的各個流程當中，全面推動現代化的實施。其次，建立網絡共享服務平臺，按照檔案信息的具體內容和所屬區域進行分類歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統一檢索和管理服務，提高調檔查詢速度，提升工作率。