什么是“無頭檔案”

一、 什么是“無頭檔案”？
無頭檔案，顧名思義，就是沒有歸屬的檔案，一般都是出現在人事檔案部門。這些檔案通常都是因為員工的離職、升職、調動等等變動，而沒有及時通知檔案部門造成的，定制化服務。

檔案部門因沒有及時接到通知，所以等檔案部門管理檔案時，找不到對應的人員，既不能將檔案轉遞到對應部門，又不能進行銷毀。
于是檔案就被長期積壓在檔案部門，不能發揮自己本身的作用，還需要人員進行管理，這就給檔案管理的效率以及工作量帶來了巨大的麻煩。

這種無意義的管理，就是對檔案部門的一種浪費，不僅檔案沒有發揮作用，管理人員也會身心疲憊，而對員工的晉升、培養一樣增加了難度。

所以，要提高人事檔案管理部門的工作效率，首先要排除這一大隱患，對“無頭檔案”要及時的處理，以及杜絕“無頭檔案”的產生。
二、 “無頭檔案”形成的原因
形成原因主要是因為人員不穩定，檔案管理的制度不是很健全，人員變動時，檔案的轉遞交接不及時，沒有做到檔案隨著人走，久而久之，人員與檔案就脫節了。

這種情況是出現在員工的個人身上，而還會有另外一種情況就是檔案工作的問題。

在檔案進行轉遞時，對接收單位名稱不清楚或書寫不準確，接收單位收到后又未仔細查對，誤收誤存，久而久之，人檔脫節，找不到檔案當事人下落。
人事檔案材料的收集、歸檔不及時，或對收集來的零散材料沒有及時整理，而轉遞人事檔案時，只轉走整理好的，余下的零散材料，時間一長就轉不出去，也會形成“無頭檔案”

剩下的一種情況就是檔案工作制度的問題，因為現在檔案工作還在初期，所以對于一些工作的細致制度還不足夠完善，交接手續不全，工作不細致，都會導致“無頭檔案”的產生，在職人事檔案檔案數字化定制服務。

三、 處理“無頭檔案”
在職人事檔案檔案數字化定制服務，對這種檔案的處理方式，從一定的方面上來講就好比是倒垃圾一樣，沒有用處的就銷毀，有用的找個地方保存。

對檔案來說，首先就是要對內容信息進行鑒定，分清有無價值。無價值的檔案，造冊登記，報領導審核批準后子以銷毀。
有價值的檔案，詳細登記，積極查詢該人的主管單位。有可以通過合理渠道進行查詢，證實檔案信息屬實。

在職人事檔案檔案數字化定制服務，但也會出現，信息有價值，但是沒有組織進行證實，這種情況呢就可以將檔案轉交給當地的檔案館進行統一保存。
四、 杜絕“無頭檔案”產生
(1) 人事檔案部門要建立嚴格的管理制度并貫徹執行，發現未轉遞的檔案材料及時予以處理。

(2)人事檔案部門要及時掌握人員錄用、調動信息，人員調動要堅持先調檔后調人，新主管一旦發現人到而檔案未到時，應主動催要。
(3）新收集的檔案材料，及時歸檔、整理裝訂。轉遞時，堅持個人的檔案全部轉出，不得分批轉遞。

(4)保持檔案人員的相對穩定，以便熟悉業務，更好地開展工作。檔案人員調動時，應堅持“先配后調”，交接清楚后再調出。