南陽市法院數字檔案館整體解決方案

一．我國檔案利用政策法規的發展歷程

數字檔案館，我國檔案利用政策法規的發展是以檔案事業的發展及社會對檔案利用的需求為基礎的。建國初期，為了檔案事業的發展，于1954年成立了國家檔案局統一管理檔案工作。1956年為了方便國家各項建設和學術研究對檔案利用的需要，國務院常務會議通過了《關于加強國家檔案工作的決定》，其中明確指出：“檔案工作的任務就是要在統一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于國家機關工作和科學研究工作的利用。”這句話確定了今后檔案工作的任務，為檔案利用提供了發展基礎。 1978年，隨著改革開放的到來，在“解放思想，實事求是”思想路線的指引下，檔案工作出現了新局面，檔案利用也隨之有了新發展。1980年5月，省級以上檔案館工作會議集中討論了關于歷史檔案開放的問題。會議決定，向社會開放建國前的歷史檔案。自此，我國的檔案利用開始由過去主要為機關單位服務走向為社會服務。1984年9月，鄧小平同志題詞“開發信息資源，服務四化建設”。我國檔案界以此為契機，大力開展檔案利用服務，為國家的經濟建設和社會發展提供檔案信息資源利用。1987年， 《中華人民共和國檔案法》發布實施。其中第四章第十九條明確規定“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。”同時， 《中華人民共和國檔案法》還規定了檔案利用的原則，第一次以法的形式為檔案利用提供了可遵循的依據和準繩。1990年11月《中華人民共和國檔案法實施辦法》發布實施，進一步明確了檔案館館藏檔案開放的起始時限和檔案公布的方式，使檔案利用更具操作性。

縱觀我國檔案利用政策法規的發展不難看出，改革開放是我國檔案利用由封閉走向開放的分界線。而《中華人民共和國檔案法》的誕生是檔案利用提質的起點，其以法律賦予全體公民享有檔案利用的權利，擴大了檔案利用的覆蓋面，提升了檔案利用效率。

二．檔案法規，法院數字檔案館整體解決方案

1991年，國家檔案局根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規定，制定了《各級國家檔案館開放檔案辦法》。在檔案利用手續上，增加了“臺、港、澳同胞和華僑如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉證或身份證等有效證件，直接到有關檔案館利用”，進一步簡化檔案利用手續，使檔案館的檔案利用走向更開放、更包容的天地。1996年7月， 《中華人民共和國檔案法》第一次修正，增加了“檔案館應當定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供方便”，以法之名為公民利用開放檔案打開方便之門。2016年，《中華人民共和國檔案法》第二次修正，檔案利用部分沒有變化，說明檔案為社會服務的初衷不變， 《中華人民共和國檔案法》賦予人民群眾合法利用檔案的權益不變。

 2020年，《中華人民共和國檔案法》第一次修訂。新檔案法更進一步擴大了檔案利用的范圍，將縣級以上各級檔案館的檔案向社會開放的期限從30年縮短至 25年，規定一切社會團體和個人都享用依法利用檔案的權利，使利用開放檔案的受眾人群進一步擴大。新檔案法規定“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”，擴大了檔案開放的行為主體，一切國家所有的開放檔案，不論存在于國家綜合檔案館還是企、事業單位檔案館，都可被社會利用，極大地消除了檔案利用“死角”。新檔案法還規定檔案館應當通過網站定期公布開放檔案的目錄，拓寬了檔案公布的途徑，充分利用互聯網提升檔案利用效率。同時，新檔案法增加了關于檔案館不按規定開放利用的法律責任，形成了一整套促進檔案利用的制度安排，法院數字檔案館整體解決方案。

正是檔案利用法規的進步，優化了檔案利用環境，使檔案利用從最初為編史修志、工作研究服務擴大到為經濟社會發展、為民生服務；檔案的利用手續也逐步簡化，由最初的單位公函簡化到可以使用合法身份證明；檔案的利用方式也由摘錄、復制到線上閱覽、掃描打印。

三，新檔案法適用下的檔案利用探討

數字檔案館整體解決方案，新檔案法的發布實施是檔案工作順應時代發展、走向全面依法治理的重要標志。在新檔案法適用背景下，檔案利用應注重把握以下幾點：

一是準確把握檔案開放時限與審核責任。新檔案法規定縣級以上檔案館檔案開放的時限比過去縮短了五年，這就要求檔案部門要迅速著手對館藏檔案進行開放鑒定以便及時提供利用。同時，按照新檔案法的要求，檔案館在對館藏檔案及未進館檔案進館時的開放審核要注重把握責任主體，不缺位、不越位。二是準確把握檔案利用中的知情權與隱私權。新檔案法規定，經濟、教育、科技、文化等類檔案可以提前開放，這無疑增加了檔案利用的范圍，加大了公民的知情權。但是新檔案法還規定，單位和個人移交的檔案，可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，這就為部分檔案利用設置了隱私權。檔案館在開展檔案利用時，要正確把握知情權與隱私權，在擴大檔案利用覆蓋面的同時，注重保護檔案中涉及的隱私，以免發生不必要的紛爭和官司。三是準確把握檔案利用與公開信息查詢的關系。檔案館可供利用的檔案由三部分組成：第一部分是期滿已開放檔案：第二部分是期滿但不宜開放的檔案；第三部分是未到開放期的檔案。第一、第二部分的檔案利用在新檔案法里都有明確規定，現實工作中第三部分的檔案利用最有爭議。因為這部分檔案中包含了大量政府公開信息。按照《中華人民共和國政府信息公開條例》的規定：“屬于主動公開范圍的政俯信息，應當自該政府信息形成或變更之日起20個工作目內主動公開。”但是在《國務院關于施行<中華人民共和國政府信息公開條例>若干問題的意見》中又規定： “已經移交檔案館及檔案工作機構的政府信息的管理，依照有關檔案管理的法律、行政法規和國家有關規定執行。”因此，在檔案利用中，一定要認真把握這部分檔案的利用規定，避免因無法提供利用造成利用者的不滿，引發不必要的沖突。四是準確建立檔案利用用戶追蹤記錄。檔案利用是無法預測的，它受政策、利用需求的影響很大。在檔案館的利用窗口，門庭冷落與門庭若市都可能存在。及時建立用戶追蹤記錄，可以方便統計利用率和編寫利用實例，便于根據一定時期的檔案利用情況編寫史料匯編以及利用者重復利用檔案時能夠第一時間獲取。

法院數字檔案館整體解決方案，檔案利用是檔案價值實現的主要方式，是檔案工作的最終目的。在新檔案法實施的大背景下，必須依法做好此項工作，為經濟社會和新時期檔案事業發展服務。

作者：孫朝霞