河南省高校高質量、精準檔案管理咨詢外包

1、 基礎層的思考

1.1 高校高質量、精準檔案管理咨詢外包，基礎性工作的定位。檔案基礎性工作是鞏固高校檔案工作的立命之本。對于檔案基礎性工作維度，應該把握好 “變”與“不變”的關系，明確“變”的是“隨新一代信息技術的發展和檔案文化需求而變的檔案業務場景”，“不變”的是“檔案基礎性工作的責任和環節”。以后文中多次提到的人工智能為例，其作為新一代信息技術的代表，核心要素包括事物規則、計算設備、數據信息與算法。從這個角度來講，高校檔案部門產生龐大數據資源，對于許多人工智能專家是不可缺少的“能源”。故將高校檔案基礎性工作做好，順應新一代信息技術發展的站位需求，方能確保數據資源質量和充分被利用。

1.2 規范和安全思維的堅守。高校檔案工作未來發展離不開對檔案基礎性工作責任與流程的規范。新《檔案法》中多處明確體現依法健全檔案管理制度的條款，這些條款，有利于高校在科學總結、總體立足學校治理和把握檔案工作實踐的基礎上，深刻貫徹與領悟新《檔案法》中蘊含的規范、防控風險等具有指導意義的觀點和思路，推動高校檔案工作體系朝更加系統和合規的方向發展。新《檔案法》多處條款還反映出建立安全工作機制、落實問責制度的安全思維。體現出檔案工作為貫徹總體國家安全觀而推進的系統性制度安排，能在維護檔案工作安全管理方面發揮作用、提升檔案安全能力，還可以有效防止突發風險，推進高校檔案基礎性工作的未來發展，高校高質量、精準檔案管理咨詢外包。

 1.3 專業和業務思維的強化。近年來，許多高校檔案部門都面臨著被“合并化”和“邊緣化”的可能，而如何保持獨立和避免“出局”已成為高校檔案界當下重要的話題之一。基于此，高校檔案部門應在基礎性工作中更多地融入檔案 “專業思維”，強化專業自信，否則高校檔案工作就可能成為無源之水或者無本之木。事實上，檔案專業自信的培養往往與開展基礎性工作密不可分，這首先體現在檔案基礎性工作各個環節所展現的責任感與使命感；其次，檔案基礎性工作既包括專業理論，又結合專業實踐與方法，最能形成“檔案專業素養”，養成出“檔案專業自信”。因此，強化檔案專業自信，秉持專業自覺能夠更好地為高校檔案工作“從哪里來”“到哪里去”指明方向。

 2 、核心層的思考 2.1 檔案信息化的“再出發”

2.1.1 “再”信息化中的數據思維。強化“數據”思維，利用數據技術對已數字化的檔案內容進行分析、整合，是檔案部門和檔案學界要考慮的重點和熱點。[1]要實現檔案數字化到數據化的轉型，就要做到從面向目錄信息管理檔案的粗粒度管理，到面向計算機信息系統管理檔案頁面的中粒度管理，再到面向字符管理檔案內容信息的細粒度管理。

2.1.2 “全”信息化中的延展思維。高校檔案信息化主要可以從全面管理、全面協同和彌補短板三個方向加以延展。全面管理就是以原生電子文件歸檔為方向，務必要解決“歸什么”“在哪里歸”“歸哪里”“怎么歸”“怎么用”和“歸得好”等六個問題，做好校園網相關辦事事項電子化歸檔工作，實現多樣化檔案信息數據集的有效管理。全面協同是實現檔案的內容、環境、用戶、組織等的全面協同。彌補短板就是發現諸如聲像檔案信息化不足等短板，有針對性地開展檔案資源的再加工和深挖掘，達到提質增效的目標。

 2.1.3 “真”信息化中的用戶思維。過去，高校檔案信息化著眼點多集中于檔案實體的“收、管、存”，而非完全基于檔案信息的“用”，用戶可感可知可用的信息化體驗還顯薄弱。以“用”為導向的信息化建設，可以探尋各個檔案文件間的關聯，增強檔案信息利用的效益。同時，借助數據化檔案資源，可以構建基于專家經驗、知識庫和機器學習等技術的檔案信息檢索、分析工具集供用戶利用。信息化之 “真”更注重挖掘細粒度、可供利用與計算分析的關聯檔案數據。

2.2 檔案文化建設的“再布局”

2.2.1 檔案管理咨詢外包，文化記憶工程中的根基思維。應以檔案資源優化為根基開展文化記憶工程，具體可表現為校史檔案、名人檔案、院系或學科史檔案、影像記憶、建筑記憶、檔案（文獻）遺產等工程或項目建設。本文所認為的根基思維具有兩個內涵：其一，以高校文化作為精神核心，以文化人。展現高校文化遺存，必然要認準高校文化傳承的精神實質。其二，將“檔案”作為積淀高校文化記憶的根基。文化記憶工程衍生出的高校歷史畫面、情節，為利用者展現過去的情況與情景，同時也無聲地傳達了當下或未來應該承擔的責任和義務，毫無疑問，這其中發揮最大作用的便是具有原始記錄作用的檔案本身。

 2.2.2 文化產品創作中的精品思維。摒棄泛泛堆集，鑄就文化精品。新《檔案法》第三十三條第二款指出：“檔案館應當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內發行。”應積極探索高校檔案品牌化建設、創作檔案文化精品，可關注的范圍包括：重大事件、重大紀念日、重大活動等主題性項目；珍貴檔案文獻；專題檔案數據庫等。精品思維還體現在工作機制建設和運作上，具體包括：檔案文化產品選題、創作和傳播過程的長效工作機制；組織有關單位和專家幫助進行項目策劃、研討與立項以及資金扶持的運行機制；圍繞產品傳播，組織宣傳推介和品牌化運作機制；文化作品創作傳播過程中的法律與倫理保護機制等。

 2.2.3 文化傳播平臺中的陣地思維。提到高校檔案文化傳播平臺， 檔案管理咨詢外包，不得不提校史博物館這一主陣地。高校校史館是動態的，高校校史館建館思維經歷了從藏品——展品——用戶體驗的一個發展過程，需要尋求自身的可持續性發展之路，高校檔案館未來發展要注重用戶的感知與體驗，在此基礎上實現從“功能性”——“可用性”——“愉悅性”的變換過程。同時應注重深挖校史館與檔案館之間的關聯。

3 、保障層的探究

3.1 保障層的構成。保障層的缺位或失誤都可能影響工作體系的效率或效果。建立配合有序的保障層，可以更好地回答上述基礎層和核心層應當由誰或和誰來實施；應當通過何種方式、方法或策略來加以實施并且實施到位；需要什么樣的制度來確保實施的問題；等等。這里我們以WSR方法論， [4]將保障層劃分為三個關鍵機制，即為管理性、組織性和制度性三個保障機制，它們更多地關注高校檔案工作所依賴的環境或氛圍的營造，是確保高校檔案工作完整體系得以順利進行的支撐。

3.2 管理性保障中的工程思維。工程思維是以價值目標為導向和以價值目的為靈魂的一種實踐性思維，其關注的是 “建構”問題。長期以來，高校檔案部門較多地運用科學思維，對應著成果性目標，而隨著檔案信息化和檔案文化建設不斷深入，檔案數字化工程、數字檔案館項目工程、檔案記憶工程和檔案文化陣地工程等更多地涉及如何“建構”問題，因此有必要強化工程思維。工程思維最重要特征是整體性、復雜性、動態性和組織性，因此通常用“綜合的”“集成的”“整體的”等詞來描述工程思維的系統方式。

 3.3 組織性保障中的生態思維。從信息生態系統要素[5]的視角看，高校檔案工作組織上的保障要建立生態觀念，促進 “信息人、信息技術、信息內外部環境”的良好配合與發展。首先，內外組織建設要堅持檔案工作的政治定位，新《檔案法》第三條旗幟鮮明把堅持黨對檔案工作的領導寫入法律，從根本上回答了檔案“為誰而管、為誰所用”的問題，充分發揮黨管檔案工作的體制優勢。[6] 其次，應考慮內部總體部署，建立符合檔案工作實際的保障制度，將檔案信息化納入信息化發展規劃，將檔案文化建設作為推進高校文化建設的重要環節。最后，高校檔案部門應重點關注新《檔案法》第二十四條有關檔案服務外包相關規定，建立起外包項目管理機制以及項目監理制度，以有效地應對項目外包質量、進度、費用和安全等問題。

 3.4 制度性保障中的整合思維。本文強調以整合思維構建制度性保障，更側重問題導向、綜合協同、眾中集優的內涵，主要來自于三方面的合力，即來自檔案部門內部制度控制、標準規范控制和政策法規控制等保障。在直接制定標準的條件還不成熟情況下，應做好內部制度體系的設計、構建、監測和完善工作，注重協同與配合，以達到規范和約束高校檔案工作活動的目的。本文系中國高等教育學會高等教育科學研究 “十三五”規劃重點調研課題《全國高校檔案信息化現狀調研與數字檔案館建設發展戰略研究》， 檔案管理咨詢外包。