事業單位檔案管理要點分析

1.引言

由于事業單位檔案管理的復雜性和重要性，決定了檔案管理工作是一項專業性強、對檔案管理人員要求較高的工作。然而目前在很多單位中普遍存在檔案管理人員對管理工作不夠重視，缺乏檔案管理專業知識等問題 。本文分別從歸檔制度、預立卷制度、檔案統計、檔案保管、檔案利用等方面分析了檔案管理工作的要點。通過要點分析，以期提高檔案管理工作人員的業務水平，更高效地管理、保護和利用好檔案。

2. 歸檔與預立卷制度

2.1. 歸檔制度

歸檔制度也稱為“立卷歸檔制度”，是指各單位文書、業務部門向檔案室移交歸檔文件的規定。主要內容包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔手續和歸檔要求等。建立健全歸檔制度有利于保證檔案的完整與質量，單位在開展各項工作中形成的有保存價值的材料(含文字、圖表、聲像、光盤、磁盤、實物材料等)必須由本部門或專人負責收集、整理，并向檔案科移交歸檔，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。事業單位常見的檔案資料主要有文書檔案、會計檔案、電子檔案、科技檔案、圖書資料等。

在歸檔過程中應注意以下幾點：一、歸檔的文件材料應為原件，如果因特殊原因缺乏原件時，可采用具有憑證作用和法律效用的文件材料，文件材料一經歸檔不得更改。二、歸檔的文件必須是蓋有公章的正文，文件材料應齊全、完整，能系統、準確地反映本單位在各項工作管理等方面的真實內容。三、歸檔文件的書寫筆跡和載體材料要能耐久保存，一般來講嚴禁使用圓珠筆、紅墨水、蘭墨水書寫或審批簽字，只能使用能夠耐久保存的黑色簽字筆，另外，歸檔材料嚴禁使用復印紙復寫。四、歸檔的文件材料必須紙質優良，線條、字跡圖象清晰，反差良好，文件材料和表格建議統一使用國際標準尺寸A4紙。

此外，在歸檔文書檔案中還應特別注意以下幾點：請示與批復為一件、正件與附件為一件、轉發件與原件為一件；獲獎的上報材料附上級的批文或獲獎證書的復印件，為一件；另外歸檔文書材料的先后順序一般為：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉發件在前，原件在后。

2.2. 預立卷制度

預立卷是指各立卷部門根據本部門歷年文件材料形成規律，參照歸檔范圍，預先編制文件材料預立卷類目，然后將辦理完畢的文件根據文件材料預立卷類目分類存放。開展良好的文件材料預立卷工作，能保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確。從檔案的“三率”，即歸檔率、完整率、合格率來看，檔案的齊全、完整、準確和系統狀況，基本上是由文件材料形成、積累狀況決定的。也就是說，文件材料預立卷工作，是歸檔的前期工作，它便于形成文件材料的業務部門在文件處理完畢、工作結束或告一段落后，把有保存價值的文件材料有條不紊分門別類向檔案部門移交歸檔，從而保證檔案的齊全完整、準確、系統 。如果平時不注意文件材料的預立卷工作，到了歸檔才匆忙拼湊應付了事，就難以保證檔案的齊全、完整、準確。

為方便在工作中使用檔案材料，把工作過程中各個階段所形成的管理文件和技術材料完整地、及時地收集、積累、整理出來，防止檔案的流失，必須進行預立卷工作。單位內各業務部門應當根據本年度的情況，及時調整預立卷類目表以反映部門基本工作和常規工作。編制規范的預立卷類目要能夠反映出部門年度工作重點和所承擔的主要任務。

檔案預立卷工作主要由各分部門在檔案管理人員的指導、檢查和監督下完成。預立卷時，各部門應按檔案的歸檔范圍，將形成的各階段業務材料及時進行收集，并對收集材料進行分類、整理并放入標準檔案材料檔案盒中。工作結束后，各部門負責人需清點和檢查各研究階段的文件材料的準確性、標準性、完整性、合法性，清點和檢查各研究階段文件材料的補充和更改情況，檢查每份文件材料的各級會簽和審批手續，并通知檔案科對預立卷工作進行檢查，檢查合格后，完成文件自然信息數據的錄入。如有電子檔案，則需從檔案科領移動硬盤拷貝至少兩份。經負責人批示同意歸檔后按照歸檔要求，對文件材料進行分類處理，并辦理交接手續，將預立卷材料送交到檔案管理處。

2.3. 檔案統計

檔案統計工作是檔案管理的一項不可缺少的工作之一，檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據 。檔案管理人員應在每一類檔案整理完排列上架后，及時地進行統計。統計應以表冊、數字的形式揭示檔案數量和檔案工作有關的情況。統計內容主要包括：檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構等情況的基本統計和其他專門統計。統計工作必須實事求是，如實地反映檔案的真實性，保證統計數據準確無誤，不得弄虛作假。

3. 檔案保管制度

3.1. 對人員要求

非管理人員不得擅自進入庫房，且庫房、辦公、閱覽科要做到“三分開”。需要查詢檔案的人員應按照國家有關規定辦理書面證明材料，且查詢人應出示身份證明。任何單位和個人不得盜取、偽造、損毀、涂改和擅自銷毀、標注、抄錄、復印、抽取、添加、轉借登記檔案。檔案管理人員應當定期對檔案庫(室)及檔案進行安全檢查和維護。發現檔案破損、毀壞等情況，應當及時采取修補、復制等搶救措施。發現其他問題，及時處理。

3.2. 對環境的要求

檔案整理工作區和庫房內嚴禁吸煙，嚴禁攜帶易燃易爆、易腐蝕品入內，禁止使用明火。定期開窗通風，調節科內溫度、濕度。庫房要做到防高溫、防潮、防蟲、防盜、防塵、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持庫房內清潔衛生，干凈、整潔，無蠕滋生物，要定期投放防蟲劑和滅鼠藥等。

3.3. 對設備設施要求

要經常對庫房的設施和安全進行檢查，保持設施完好無損。消防器材應放在明顯的位置，并按要求定期檢查、更換，保持良好狀態。庫房內柜架要排列有序，歸檔的案卷、圖書、圖紙、資料排列整齊、美觀、規范，與檔案數據庫中的目錄一一對應，以便于查找利用。

4. 檔案利用制度

檔案是反映本單位在各項活動中的真實記錄，是本單位的寶貴財富，為了使檔案資料更好地發揮作用，應加強對查閱、利用檔案的管理。

4.1. 檔案借閱

本單位內部人員一般可直接到檔案科查閱普通檔案資料，凡查閱資料涉及重要數據和尚未公開發布的科研成果時，須經主管領導批準方可查閱。如有特殊原因需借出檔案，必須辦理借閱登記手續，借閱時間不宜過長，如有特殊情況，需要延期的必須說明情況并辦理延借手續。外單位人員借閱檔案者，需持所在單位介紹信，經上級主管領導批準后方可借閱。

查閱利用檔案者，必須保密，對所查看的部分不可外傳。查閱檔案如需摘抄、復印，須經檔案管理人員同意，重要的資料需要經主管領導同意、審批。檔案借閱人員必須保證檔案的完整和安全性，不得轉借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。借閱的檔案在歸還時，檔案人員要詳細檢查。

4.2. 檔案保密

檔案工作人員要認真學習和貫徹執行《保密法》，帶頭遵紀守法，嚴守國家機密，保證檔案保密、安全。檔案管理人員要堅持原則，忠于職守，不準違法亂紀、隨意摘抄、私自復印檔案材料、傳播密級內容。遵守檔案查閱利用制度，嚴禁將檔案材料帶入公共場所。發現檔案丟失、泄密應立即報告，迅速采取救措施，及時挽回損失。另外，要嚴格按查閱范圍提供檔案資料，不得擅自擴大查閱范圍，嚴禁非檔案人員進入檔案庫房。

5. 檔案管理發展趨勢

近年來，隨著醫保覆蓋面的增加，城鄉居民參保人數逐年增加，隨之而來的是醫保使用頻率與產生的相關歸檔材料急劇增長。傳統的檔案管理模式已經不再適用于現在的發展需求，大力推進檔案管理的信息化進程無疑是解決這一問題的最佳途徑。檔案管理軟件的開發與完善是目前急需解決的問題。除此之處，醫保檔案信息安全問題也不容忽視。醫保檔案具有重要的隱私性，它涉及到公民的大量個人信息及隱私內容，如個人身份證號、家庭住址、聯系電話、就醫信息、治療情況、參保信息，甚至也可以從側面反映出個人的財務狀況。若檔案管理不當發生信息泄露，將會對公民造成嚴重的影響。隨著檔案信息化的建設，電子版檔案逐漸代替實物檔案，過分依賴于電腦軟硬件與互聯網的電子檔案，也為檔案信息安全帶來了新的安全隱患。